Cómo organizar un servicio al aire libre sin imprevistos

Organizar un servicio al aire libre requiere coordinar el lugar, los permisos, el programa y la logística antes de pensar en la decoración. Empieza por confirmar la fecha y la ubicación, y después reserva lo que tenga disponibilidad limitada, como músicos, carpas o equipos de sonido. Las inscripciones, las preferencias dietéticas y el pronóstico determinan buena parte de las compras y del montaje. Deja por escrito un plan para el mal tiempo y prueba el equipo antes de que lleguen los invitados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Comprobar permisos
3
Hacer reservas
4
Registrar a los precedentes
5
Contratar músicos
6
Elaborar el programa
2 personas
7
Seleccionar canciones
2 personas
8
Redactar invitaciones
2 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Publicar la promoción en línea
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Confirmar el plan para mal tiempo
2 personas
16
Compartir las indicaciones
17
Confirmar entregas
18
Reunir archivos de música
2 personas
19
Imprimir la liturgia
2 personas
20
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Enfriar las bebidas
2 personas
23
Preparar aperitivos
3 personas
24
Preparar té y café
2 personas
25
Probar el equipo
2 personas
26
Cargar los materiales
4 personas
27
Inspeccionar el recinto
2 personas
28
Señalizar la ruta de aparcamiento
2 personas
29
Montar tiendas
4 personas
30
Colocar el suelo del escenario
4 personas
31
Montar mesas
3 personas
32
Colocar las sillas
4 personas
33
Colocar la mesa de ponentes
2 personas
34
Montar el sistema de sonido
3 personas
35
Conectar los micrófonos
2 personas
36
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
37
Colgar la iluminación
3 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Montar la mesa de información
2 personas
40
Montar la mesa de registro
2 personas
41
Montar el punto de café
3 personas
42
Montar mesas de buffet
3 personas
43
Preparar la vajilla
2 personas
44
Colocar las liturgias
2 personas
45
Despejar la ruta de acceso
2 personas
46
Probar completamente el sonido
3 personas
47
Repasar el programa
5 personas
48
Posicionar al equipo de recepción
3 personas

Evento

49
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
50
Registrar inscripciones
2 personas
51
Repartir el programa
2 personas
52
Coordinar el servicio al aire libre
4 personas
53
Operar el sistema de sonido
2 personas
54
Acompañar la música
4 personas
55
Coordinar a los ponentes
56
Servir café y té
4 personas
57
Servir aperitivos
3 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Reponer el bufé
2 personas
60
Recoger la basura
2 personas
61
Informar a los visitantes
2 personas
62
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
63
Coordinar el programa de la noche
4 personas
64
Comprobar la iluminación exterior
2 personas
65
Despedirse de los visitantes
3 personas

Seguimiento

66
Apagar el equipo de sonido
2 personas
67
Recoger la vajilla
3 personas
68
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
69
Recoger mesas y sillas
4 personas
70
Desmontar las tiendas
4 personas
71
Retirar la decoración
3 personas
72
Retirar los residuos
3 personas
73
Limpiar el recinto
4 personas
74
Comprobar los baños
2 personas
75
Cargar el equipo
3 personas
76
Lavar la vajilla
3 personas
77
Limpiar los materiales
2 personas
78
Comprobar el inventario
79
Devolver los objetos prestados
2 personas
80
Devolver el material alquilado
2 personas
81
Distribuir los sobrantes
2 personas
82
Entregar la ubicación
2 personas
83
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas plegablescant. 100
Mesas plegablescant. 10
Carpas de fiestacant. 2
Piezas de escenariocant. 6
Mesa de oradores
Taburetescant. 6

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cables de altavozcant. 4
Atrilescant. 5
Altavoz Bluetooth
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 5
Alfombrillas para cablescant. 8
Baterías externascant. 4

Iluminación

Focos LED de obracant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Bandejascant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6
Botellas térmicascant. 4

Decoración

Mantelescant. 10
Guirnaldascant. 6
Farolescant. 12
Arreglos floralescant. 6
Carteles direccionalescant. 8
Paneles informativoscant. 4
Portapapelescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobas de manocant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Linternascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos al menos 6 semanas antes. Comprueba también dónde se puede conectar el equipo y hasta qué hora puede mantenerse la actividad.
Envía las invitaciones con 3 o 4 semanas de margen y fija una fecha límite de respuesta 7 días antes. Así puedes registrar las inscripciones, recoger las preferencias dietéticas y asignar voluntarios sin hacerlo a última hora.
Prepara el programa y selecciona las canciones antes de reunir los archivos de música. Imprime la liturgia y prepara las tarjetas de nombre al menos 2 días antes, no durante el montaje.
Revisa el pronóstico 72 horas antes y confirma entonces el plan para mal tiempo. Las carpas, las sillas y las mesas necesitan una ubicación alternativa, mientras que los cables y los altavoces deben quedar protegidos de la lluvia.
Haz una prueba completa del sonido y la iluminación entre 2 y 3 horas antes: micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, cables, focos y guirnaldas. Enfría las bebidas con tiempo y prepara café, té y aperitivos antes de que empiece el servicio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un servicio al aire libre?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos, reservas y músicos. Durante la última semana revisa las inscripciones, las entregas, el pronóstico y el plan alternativo.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un servicio al aire libre?: Envíalas 3 o 4 semanas antes y establece el cierre de inscripciones 7 días antes. Ese plazo permite ajustar la comida, las bebidas, las sillas y la distribución de voluntarios.
¿Cuándo se debe comprobar el tiempo para un servicio al aire libre?: Haz una primera revisión 7 días antes y una comprobación decisiva 72 horas antes. En ese momento confirma si se mantiene el montaje exterior o si se activa la solución para mal tiempo.
¿Cuánto antes hay que probar el equipo de sonido?: Realiza una prueba completa entre 2 y 3 horas antes de comenzar. Comprueba los micrófonos inalámbricos, los altavoces, la mesa de mezclas, las conexiones eléctricas y la iluminación en el lugar exacto donde se usarán.

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