Freiluftgottesdienst organisieren: der praktische Ablauf

Bei einem Freiluftgottesdienst müssen Liturgie, Technik und Wetterplanung gleichzeitig funktionieren. Beginne mit Datum, Ort und Genehmigungen, bevor du Zelebranten, Musiker und Reservierungen festlegst. Danach folgen Programm, Lieder, Einladungen und die Einteilung der Freiwilligen. Plane spätestens am Vortag die Technikprobe, Lieferungen, Sitzordnung sowie Getränke und Verpflegung ein. Besonders häufig werden Stromversorgung, Kabelsicherung und der Schlechtwetterplan zu spät geklärt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Reservierungen vornehmen
4
Zelebranten festlegen
5
Musiker festlegen
6
Programm zusammenstellen
2 Personen
7
Lieder auswählen
2 Personen
8
Einladungen erstellen
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Werbung online stellen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Wettervorhersage prüfen
15
Schlechtwetterplan bestätigen
2 Personen
16
Wegbeschreibung teilen
17
Lieferungen bestätigen
18
Musikdateien sammeln
2 Personen
19
Liturgie drucken
2 Personen
20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Getränke kalt stellen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
3 Personen
24
Tee und Kaffee bereitstellen
2 Personen
25
Geräte testen
2 Personen
26
Materialien einladen
4 Personen
27
Gelände inspizieren
2 Personen
28
Parkroute markieren
2 Personen
29
Zelte aufbauen
4 Personen
30
Bühnenboden aufbauen
4 Personen
31
Tische aufstellen
3 Personen
32
Stühle aufstellen
4 Personen
33
Rednerpult aufstellen
2 Personen
34
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
35
Mikrofone anschließen
2 Personen
36
Stromversorgung anschließen
2 Personen
37
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Infotisch einrichten
2 Personen
40
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
41
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
42
Buffettische einrichten
3 Personen
43
Geschirr bereitstellen
2 Personen
44
Liturgien auslegen
2 Personen
45
Zugangsweg freimachen
2 Personen
46
Ton vollständig testen
3 Personen
47
Programm durchgehen
5 Personen
48
Empfangsteam positionieren
3 Personen

Event

49
Besucher begrüßen
4 Personen
50
Anmeldungen erfassen
2 Personen
51
Programm verteilen
2 Personen
52
Freiluftgottesdienst begleiten
4 Personen
53
Tonanlage bedienen
2 Personen
54
Musik begleiten
4 Personen
55
Redner betreuen
56
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
57
Snacks servieren
3 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Buffet auffüllen
2 Personen
60
Abfall sammeln
2 Personen
61
Besucher informieren
2 Personen
62
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
63
Abendprogramm betreuen
4 Personen
64
Außenbeleuchtung kontrollieren
2 Personen
65
Verabschiedung der Gäste
3 Personen

Nachbereitung

66
Tonanlage ausschalten
2 Personen
67
Geschirr sammeln
3 Personen
68
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
69
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
70
Zelte abbauen
4 Personen
71
Dekoration entfernen
3 Personen
72
Abfall entsorgen
3 Personen
73
Gelände reinigen
4 Personen
74
Toiletten kontrollieren
2 Personen
75
Ausrüstung verladen
3 Personen
76
Geschirr abwaschen
3 Personen
77
Materialien reinigen
2 Personen
78
Bestand prüfen
79
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
80
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
81
Restposten verteilen
2 Personen
82
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
83
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappstühleAnz. 100
KlappischeAnz. 10
PartyzelteAnz. 2
BühnenelementeAnz. 6
Rednertisch
HockerAnz. 6

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherkabelAnz. 4
NotenständerAnz. 5
Bluetooth-Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 5
KabelmattenAnz. 8
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 4
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
TablettsAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
ThermosflaschenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
WimpelkettenAnz. 6
WindlichterAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 6
WegweiserAnz. 8
InfotafelnAnz. 4
KlemmbretterAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
HandfegerAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Klär Datum, Ort und erforderliche Genehmigungen zuerst. Reserviere benötigte Flächen und Ausstattung, bevor du Einladungen verschickst, damit Änderungen nicht kurz vor dem Gottesdienst entstehen.
Stell Programm, Liturgie und Liedauswahl früh zusammen und sammle Musikdateien spätestens eine Woche vorher. Drucke die Liturgie nicht erst am Veranstaltungstag, sondern prüfe sie nach der letzten Programmänderung.
Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Kabel mindestens am Vortag am tatsächlichen Aufbauort. Sichere Verlängerungskabel mit Kabelmatten und kläre, wo Strom oder Powerbanks verfügbar sind.
Bestätige den Schlechtwetterplan spätestens 24 Stunden vorher und teile ihn mit Helfenden und Teilnehmenden. Prüfe die Wettervorhersage am Veranstaltungstag erneut, statt nur auf die ursprüngliche Planung zu vertrauen.
Plane Getränke, Tee, Kaffee und Snacks nach der erwarteten Teilnehmerzahl und stelle kalte Getränke frühzeitig bereit. Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen, nicht erst beim Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Freiluftgottesdienst planen?: Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Reservierungen. Programm, Musiker und Einladungen sollten spätestens drei bis vier Wochen vor dem Termin feststehen.
Was braucht man für die Technik bei einem Freiluftgottesdienst?: Plane aktive Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher- und Verlängerungskabel sowie Kabelmatten ein. Führe mindestens 24 Stunden vorher einen vollständigen Test mit Stromversorgung und Musikdateien durch.
Wann sollte der Schlechtwetterplan feststehen?: Bestätige den Ausweichplan spätestens 24 Stunden vor Beginn und informiere alle Beteiligten sofort. Lege zusätzlich fest, wer bei Regen über Änderungen entscheidet und wie die Nachricht verbreitet wird.
Wie viel Getränke braucht man für einen Freiluftgottesdienst?: Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person, abhängig von Temperatur und Dauer. Ergänze Wasser sowie Tee und Kaffee und stelle Kühlboxen und Wasserkannen rechtzeitig bereit.

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