LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed georganiseerde openluchtdienst

Een openluchtdienst vraagt meer voorbereiding dan een gewone bijeenkomst, omdat programma, terrein, techniek en weer samenkomen. Leg eerst datum, locatie, vergunningen, voorgangers en muzikanten vast. Werk daarna het programma uit en regel uitnodigingen, aanmeldingen en vrijwilligers. In de laatste week controleer je leveringen, weersverwachting en het slechtweerplan. Test apparatuur vooraf en zet stoelen, tenten, podiumdelen, koffie en dranken op tijd klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie bevestigen

    2 personen

  • Vergunningen controleren

  • Reserveringen maken

  • Voorgangers vastleggen

  • Muzikanten vastleggen

  • Programma samenstellen

    2 personen

  • Liederen selecteren

    2 personen

  • Uitnodigingen opstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Promotie online plaatsen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Weersverwachting controleren

  • Slechtweerplan bevestigen

    2 personen

  • Routebeschrijving delen

  • Leveringen bevestigen

  • Muziekbestanden verzamelen

    2 personen

  • Liturgie afdrukken

    2 personen

  • Naamkaartjes voorbereiden

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Thee en koffie klaarzetten

    2 personen

  • Apparatuur testen

    2 personen

  • Materialen inladen

    4 personen

  • Terrein inspecteren

    2 personen

  • Parkeerroute markeren

    2 personen

  • Tenten opbouwen

    4 personen

  • Podiumvloer plaatsen

    4 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Spreektafel plaatsen

    2 personen

  • Geluidsinstallatie opbouwen

    3 personen

  • Microfoons aansluiten

    2 personen

  • Stroomvoorziening aansluiten

    2 personen

  • Verlichting ophangen

    3 personen

  • Decoratie ophangen

    3 personen

  • Informatietafel inrichten

    2 personen

  • Registratietafel inrichten

    2 personen

  • Koffiepunt inrichten

    3 personen

  • Buffettafels inrichten

    3 personen

  • Servies klaarzetten

    2 personen

  • Liturgieën neerleggen

    2 personen

  • Toegangsroute vrijmaken

    2 personen

  • Geluid volledig testen

    3 personen

  • Programma doornemen

    5 personen

  • Ontvangstteam positioneren

    3 personen

Event

  • Bezoekers verwelkomen

    4 personen

  • Aanmeldingen registreren

    2 personen

  • Programma uitdelen

    2 personen

  • Openluchtdienst begeleiden

    4 personen

  • Geluidsinstallatie bedienen

    2 personen

  • Muziek begeleiden

    4 personen

  • Sprekers begeleiden

  • Koffie en thee serveren

    4 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Bezoekers informeren

    2 personen

  • Kinderactiviteiten begeleiden

    3 personen

  • Avondprogramma begeleiden

    4 personen

  • Buitenverlichting controleren

    2 personen

  • Afscheid nemen van bezoekers

    3 personen

Nazorg

  • Geluidsapparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Restanten gekoeld opbergen

    2 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Tenten afbreken

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Afval afvoeren

    3 personen

  • Terrein schoonmaken

    4 personen

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • Apparatuur inladen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Materialen schoonmaken

    2 personen

  • Voorraad controleren

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Gehuurde spullen retourneren

    2 personen

  • Restanten verdelen

    2 personen

  • Locatie opleveren

    2 personen

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Klapstoelenaantal 100
  • Klaptafelsaantal 10
  • Partytentenaantal 2
  • Podiumdelenaantal 6
  • Spreektafel
  • Krukkenaantal 6

Apparatuur

  • Actieve speakersaantal 2
  • Mengpaneel
  • Draadloze microfoonsaantal 3
  • Microfoonstatievenaantal 3
  • Luidsprekerkabelsaantal 4
  • Muziekstandaardsaantal 5
  • Bluetooth-luidspreker
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 5
  • Kabelmattenaantal 8
  • Powerbanksaantal 4

Verlichting

  • Led-bouwlampenaantal 4
  • Lichtslingersaantal 6
  • Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 120
  • Koffiekopjesaantal 100
  • Bordenaantal 120
  • Besteksetsaantal 120
  • Opscheplepelsaantal 8
  • Koffiekannenaantal 4
  • Thermoskannenaantal 6
  • Waterkannenaantal 8
  • Dienbladenaantal 6

Keuken

  • Koelboxenaantal 6
  • Koelelementenaantal 24
  • Snijplankenaantal 4
  • Keukenmessenaantal 4
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveertangenaantal 6
  • Thermosflessenaantal 4

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 10
  • Vlaggenlijnenaantal 6
  • Windlichtenaantal 12
  • Bloemstukkenaantal 6
  • Pijlbordenaantal 8
  • Informatiebordenaantal 4
  • Klembordenaantal 4

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Handvegersaantal 4
  • Vuilnisgrijpersaantal 4
  • Emmersaantal 4
  • Schoonmaakdoekenaantal 12

Veiligheid

  • EHBO-koffersaantal 2
  • Brandblussersaantal 2
  • Zaklampenaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan de technische test minimaal 2 uur vóór de start. Controleer microfoons, mengpaneel, actieve speakers, muziekbestanden, kabels en stroompunten voordat bezoekers arriveren.
  • Bevestig het slechtweerplan uiterlijk 48 uur vooraf. Controleer dan ook of partytenten, verlichting en de alternatieve opstelling daadwerkelijk beschikbaar zijn.
  • Verwerk dieetwensen en aanmeldingen uiterlijk 3 dagen vóór de dienst. Gebruik die aantallen voor hapjes, herbruikbare bekers, borden, bestek en koffie- en waterkannen.
  • Maak de liturgie en naamkaartjes minstens 1 dag vooraf gereed. Neem enkele extra exemplaren mee, zodat een last-minute bezoeker niet zonder programmamateriaal zit.
  • Wijs vrijwilligers per taak aan en geef iedereen één duidelijk tijdstip. Laat een team vroeg opbouwen en reserveer minstens 30 minuten voor een laatste controle van stoelen, kabelmatten, verlichting en bewegwijzering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openluchtdienst organiseren?
Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Regel vergunningen, voorgangers, muzikanten en reserveringen zo vroeg mogelijk; de laatste week gebruik je vooral voor bevestigingen en controles.
Wanneer moet ik de vergunning voor een openluchtdienst controleren?
Controleer de vergunningseisen zodra locatie en datum bekend zijn, idealiter 8 weken vooraf. Houd rekening met extra voorwaarden voor geluid, tenten, verkeer en het gebruik van openbare ruimte.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een openluchtdienst op te bouwen?
Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor stoelen, tafels, tenten, podiumdelen, techniek en catering. Plan daarna nog 30 minuten voor een volledige geluids- en veiligheidscontrole.
Wanneer controleer ik het weer voor een openluchtdienst?
Bekijk de weersverwachting 72 uur en opnieuw 24 uur vóór de dienst. Bevestig uiterlijk 48 uur vooraf welk slechtweerplan geldt en informeer bezoekers zodra de locatie of tijd verandert.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!