Checkliste für den Freiluftgottesdienst

Ein Freiluftgottesdienst braucht mehr Vorbereitung als ein Gottesdienst im Innenraum: Der Ort muss genehmigt, die Technik wetterfest und der Ablauf für alle sichtbar sein. Plane zuerst Datum, Gelände, Zelebranten und Musiker, bevor du Einladungen verschickst. Kläre früh, was bei Regen passiert, wie viele Sitzplätze benötigt werden und wer am Veranstaltungstag Auf- und Abbau übernimmt. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung – von der ersten Reservierung bis zu Kaffee, Liedblättern und dem Techniktest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Reservierungen vornehmen
Zelebranten festlegen
Musiker festlegen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Lieder auswählen
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung online stellen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Schlechtwetterplan bestätigen
2 Personen
Wegbeschreibung teilen
Lieferungen bestätigen
Musikdateien sammeln
2 Personen
Liturgie drucken
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Tee und Kaffee bereitstellen
2 Personen
Geräte testen
2 Personen
Materialien einladen
4 Personen
Gelände inspizieren
2 Personen
Parkroute markieren
2 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Bühnenboden aufbauen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Rednerpult aufstellen
2 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Stromversorgung anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Liturgien auslegen
2 Personen
Zugangsweg freimachen
2 Personen
Ton vollständig testen
3 Personen
Programm durchgehen
5 Personen
Empfangsteam positionieren
3 Personen

Event

Besucher begrüßen
4 Personen
Anmeldungen erfassen
2 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Freiluftgottesdienst begleiten
4 Personen
Tonanlage bedienen
2 Personen
Musik begleiten
4 Personen
Redner betreuen
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Besucher informieren
2 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
Abendprogramm betreuen
4 Personen
Außenbeleuchtung kontrollieren
2 Personen
Verabschiedung der Gäste
3 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Ausrüstung verladen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Materialien reinigen
2 Personen
Bestand prüfen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Restposten verteilen
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappstühleAnz. 100
KlappischeAnz. 10
PartyzelteAnz. 2
BühnenelementeAnz. 6
Rednertisch
HockerAnz. 6

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherkabelAnz. 4
NotenständerAnz. 5
Bluetooth-Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 5
KabelmattenAnz. 8
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 4
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
TablettsAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
ThermosflaschenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
WimpelkettenAnz. 6
WindlichterAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 6
WegweiserAnz. 8
InfotafelnAnz. 4
KlemmbretterAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
HandfegerAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe Genehmigungen und Reservierungen mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Für öffentliche Flächen können zusätzliche Vorgaben zu Aufbau, Strom, Lautstärke oder Verkehr gelten.
Lege den Schlechtwetterplan spätestens 7 Tage vor dem Gottesdienst verbindlich fest und teile ihn allen Angemeldeten mit. Zelte schützen nicht automatisch vor starkem Wind oder Dauerregen.
Plane die Beschallung für Sprache und Musik getrennt durch: Teste Funkmikrofone, Mischpult, aktive Lautsprecher, Kabel und Stromversorgung am Veranstaltungsort mindestens 2 Stunden vor Beginn.
Rechne bei der Sitzplanung mit einem Klappstuhl pro angemeldeter Person plus etwa 10 Prozent Reserve. Stelle Wege, Rednertisch, Notenständer und Kabel so auf, dass niemand über Leitungen stolpert.
Kühle Getränke am Vortag und bereite Kaffee, Tee und Snacks spätestens 60 Minuten vor Beginn vor. Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und halte passende Alternativen getrennt bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Freiluftgottesdienst organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Genehmigungen, Zelebranten und Musikern. Einfache Veranstaltungen lassen sich manchmal in 4 Wochen planen, wenn der Ort bereits feststeht und keine Sondergenehmigung nötig ist.
Wie viele Sitzplätze braucht man bei einem Freiluftgottesdienst?: Plane einen Klappstuhl pro angemeldeter Person und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Bei 80 erwarteten Gästen sind das rund 88 Stühle; für ältere oder mobilitätseingeschränkte Besucher sollten die Wege besonders gut zugänglich sein.
Was braucht man für die Technik bei einem Freiluftgottesdienst?: Für Sprache und Musik brauchst du mindestens Mikrofone, aktive Lautsprecher, ein Mischpult, passende Kabel und eine sichere Stromversorgung. Teste die komplette Anlage mindestens 2 Stunden vorher und sichere Leitungen mit Kabelmatten.
Was tun bei Regen beim Freiluftgottesdienst?: Lege spätestens 7 Tage vorher fest, ob auf einen Ersatzort ausgewichen, ein Zelt genutzt oder abgesagt wird. Informiere Gäste, Helfer, Musiker und Lieferanten sofort, sobald die Entscheidung getroffen ist.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.