Checklist para preparar un servicio al aire libre

Organizar un servicio al aire libre requiere coordinar el lugar, el programa y la parte técnica antes de ocuparte de la comida. Esta checklist reúne 83 tareas y 52 artículos para que puedas avanzar en orden, desde confirmar la fecha y los permisos hasta probar los micrófonos y enfriar las bebidas. Reserva con antelación las carpas, las sillas y el equipo de sonido. Deja también preparado un plan concreto por si cambia el tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Comprobar permisos
Hacer reservas
Registrar a los precedentes
Contratar músicos
Elaborar el programa
2 personas
Seleccionar canciones
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el plan para mal tiempo
2 personas
Compartir las indicaciones
Confirmar entregas
Reunir archivos de música
2 personas
Imprimir la liturgia
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar té y café
2 personas
Probar el equipo
2 personas
Cargar los materiales
4 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Señalizar la ruta de aparcamiento
2 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar el suelo del escenario
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar la mesa de ponentes
2 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el punto de café
3 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colocar las liturgias
2 personas
Despejar la ruta de acceso
2 personas
Probar completamente el sonido
3 personas
Repasar el programa
5 personas
Posicionar al equipo de recepción
3 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Coordinar el servicio al aire libre
4 personas
Operar el sistema de sonido
2 personas
Acompañar la música
4 personas
Coordinar a los ponentes
Servir café y té
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Coordinar el programa de la noche
4 personas
Comprobar la iluminación exterior
2 personas
Despedirse de los visitantes
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar los residuos
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Comprobar los baños
2 personas
Cargar el equipo
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar los materiales
2 personas
Comprobar el inventario
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Distribuir los sobrantes
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas plegablescant. 100
Mesas plegablescant. 10
Carpas de fiestacant. 2
Piezas de escenariocant. 6
Mesa de oradores
Taburetescant. 6

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cables de altavozcant. 4
Atrilescant. 5
Altavoz Bluetooth
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 5
Alfombrillas para cablescant. 8
Baterías externascant. 4

Iluminación

Focos LED de obracant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Bandejascant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6
Botellas térmicascant. 4

Decoración

Mantelescant. 10
Guirnaldascant. 6
Farolescant. 12
Arreglos floralescant. 6
Carteles direccionalescant. 8
Paneles informativoscant. 4
Portapapelescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobas de manocant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Linternascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Confirma la fecha, la ubicación y los permisos al menos 6 semanas antes. En un espacio público, comprueba también dónde se pueden colocar las carpas, las mesas y las piezas de escenario.
Cierra las reservas y las contrataciones antes de enviar las invitaciones. Los músicos, las carpas, las sillas plegables, los altavoces y los micrófonos inalámbricos suelen necesitar confirmación previa.
Envía las indicaciones y gestiona las inscripciones con tiempo suficiente para recoger preferencias dietéticas y asignar voluntarios. Hazlo al menos 10 días antes para ajustar las compras y el servicio.
Prueba todo el equipo el día anterior: mesa de mezclas, micrófonos, cables, regletas y altavoces. Coloca alfombrillas para cables y lleva baterías externas para evitar interrupciones durante el servicio.
Revisa el pronóstico 48 horas antes y confirma el plan para mal tiempo. Comprueba que las carpas, la iluminación, las neveras portátiles, los termos y las linternas estén disponibles antes de empezar a preparar la comida y las bebidas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un servicio al aire libre?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar la fecha, el lugar, los permisos, las reservas y los músicos. Deja cerradas las inscripciones y las preferencias dietéticas unos 10 días antes.
¿Cuándo hay que comprobar el tiempo para un servicio al aire libre?: Haz una primera revisión 7 días antes y confirma la decisión 48 horas antes. En ese momento deben estar claras las carpas, la ubicación alternativa y la protección del equipo de sonido.
¿Cuántos días antes se prepara la comida y se enfrían las bebidas?: Haz la compra y prepara los aperitivos el día anterior cuando sea posible. Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes y conserva los alimentos y las bebidas en neveras portátiles hasta el servicio.
¿Cuándo se debe probar el sonido y la iluminación?: Prueba la mesa de mezclas, los micrófonos, los altavoces y los cables el día anterior. Repite una comprobación de 30 minutos en el lugar antes de que lleguen los asistentes, especialmente si se usan focos LED o guirnaldas de luces.

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