Openluchtbioscoop organiseren: checklist en planning

Een openluchtbioscoop vraagt meer voorbereiding dan een film en een projector op het gras zetten. Regel eerst de film, vertoningsrechten, locatie en vergunningen; daarna volgen bezoekers, techniek en catering. Test het filmbestand en de aansluiting vóór de avond zelf, en leg vast wat je doet bij regen of harde wind. Met deze checklist houd je overzicht over 54 taken en 46 benodigde spullen, van projectiescherm en speakers tot popcorn, verlichting en veilige kabels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Film en vertoningsrechten kiezen
2 personen
Vertoningsrechten reserveren
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Weerscenario vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Techniek reserveren
Stoelen en tafels reserveren
Leveranciers bevestigen
Bezoekersinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Filmbestand controleren
Batterijen opladen
Dranken koelen
2 personen
Popcorn en snacks klaarzetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Projectiescherm opbouwen
3 personen
Projector en geluid aansluiten
2 personen
Kabels veilig afdekken
2 personen
Beeld en geluid testen
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen

Event

Eet- en drinkpunten openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma aankondigen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Film starten
2 personen
Techniek tijdens film bewaken
Afval tijdens film verzamelen
2 personen
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Projector en geluid uitschakelen
2 personen
Scherm en techniek afbouwen
3 personen
Stoelen en tafels afbouwen
4 personen
Verlichting en decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
Terrein schoon opleveren
3 personen
Techniek retourneren
2 personen
Meubilair retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 3
Partytentenaantal 2

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Audiomixer
Mediaspeler
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Filmdoekdecoratie
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare lepelsaantal 80
Herbruikbare tangenaantal 6
Koffiekopjesaantal 50
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Popcornmachine
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Serveerbladenaantal 6
Openersaantal 4
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffers
Zaklampvestenaantal 4
Afzetlintaantal 2
Kabelmarkeringen

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer film en vertoningsrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Neem in de bezoekersinformatie een duidelijke uiterste aanmeldtermijn op en verzamel meteen dieetwensen.
Controleer de techniek minstens één keer vooraf met hetzelfde filmbestand, dezelfde mediaspeler en dezelfde HDMI-kabels. Test ook het geluid op de afstand van het verste zitgedeelte.
Maak stroom en kabels onderdeel van de terreininspectie. Controleer alle stroompunten, gebruik kabelhaspels en stekkerdozen en dek kabels af met kabelmatten voordat bezoekers arriveren.
Plan de opbouw achteruit vanaf de start van de film. Zet scherm, projector en geluid eerst klaar, richt daarna stoelen en tafels in en koel dranken pas wanneer de stroom en apparatuur gecontroleerd zijn.
Leg het weerscenario uiterlijk enkele dagen vooraf vast en stuur bezoekers een update met tijd, locatie, route en kledingadvies. Partytenten bieden beschutting, maar controleer ook of wind of regen verplaatsen of annuleren noodzakelijk maakt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een openluchtbioscoop organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met locatie, filmkeuze en vertoningsrechten. Regel vergunningen, techniek en leveranciers daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 2 weken vooraf de bezoekersinformatie kunt versturen.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een openluchtbioscoop?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Zet extra water klaar en houd rekening met koffie, thee en de duur van de film.
Welke techniek heb ik nodig voor een openluchtbioscoop?: Je hebt minimaal een projector, projectiescherm, mediaspeler, speakers, HDMI-kabels en voldoende stroomaansluitingen nodig. Test de volledige keten minstens 1 keer vooraf en sluit reservekabels of een alternatief afspeelapparaat niet pas op de avond zelf aan.
Wat doe je bij regen tijdens een openluchtbioscoop?: Bepaal uiterlijk 3 dagen vooraf of je uitwijkt, uitstelt of annuleert en communiceer dat besluit aan alle aangemelde bezoekers. Bescherm apparatuur tegen vocht, maar gebruik een partytent alleen als die veilig staat en voldoende ruimte biedt voor publiek en techniek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.