Organiser un cinéma en plein air sans rien oublier
Un cinéma en plein air demande plus qu’un projecteur et quelques chaises. Il faut d’abord sécuriser les droits de diffusion, le lieu et les autorisations, puis prévoir une solution météo réaliste. La technique se teste avant l’arrivée du public, tandis que les boissons, le pop-corn, l’éclairage et les câbles se préparent au dernier moment. Cette checklist de 54 tâches et 46 fournitures suit l’ordre logique, de la réservation au rangement.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Choisir les droits de film et de projection
2 personnes
Réserver les droits de diffusion
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Définir le scénario météo
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver la technique
Réserver des chaises et des tables
Confirmer les fournisseurs
Envoyer les informations aux visiteurs
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer l'équipement
2 personnes
Vérifier le fichier vidéo
Recharger les batteries
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le pop-corn et les snacks
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Monter l’écran de projection
3 personnes
Brancher le projecteur et le son
2 personnes
Recouvrir les câbles en toute sécurité
2 personnes
Tester l'image et le son
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
Événement
Ouvrir les points de restauration et de boisson
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Annoncer le programme
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Lancer le film
2 personnes
Veiller à la technique pendant le film
Collecter les déchets pendant le film
2 personnes
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes
Suivi
Ranger les restes au frais
2 personnes
Éteindre le projecteur et le son
2 personnes
Démonter l’écran et le matériel technique
3 personnes
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
Retirer l’éclairage et la décoration
2 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Rendre le terrain propre
3 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Restituer le mobilier
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 70
- Tablesqté 8
- Tables pliantesqté 3
- Tentes de réceptionqté 2
Équipement
- Projecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Mixeur audio
- Lecteur multimédia
- Câbles HDMIqté 2
- Rallongesqté 6
- Rallonges à enrouleurqté 3
- Multiprisesqté 6
- Passe-câblesqté 8
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lanternes LEDqté 8
- Lampes de pocheqté 4
Décoration
- Décoration de toile de fond
- Panneau d’accueil
- Panneaux directionnelsqté 6
- Nappesqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Bols réutilisablesqté 80
- Cuillères réutilisablesqté 80
- Pinces réutilisablesqté 6
- Tasses à caféqté 50
- Thermosqté 4
Cuisine
- Machine à pop-corn
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Conteneurs à glaceqté 3
- Louchesqté 6
- Plateaux de serviceqté 6
- Ouvre-bouteillesqté 4
- Verres doseursqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Pinces à déchetsqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Balai et pelleqté 2
- Sets de serpillièreqté 2
Sécurité
- Trousses de premiers secours
- Gilets lampes torchesqté 4
- Ruban de balisageqté 2
- Marquages de câbles
Catering
- Courses
Conseils
- Réglez les droits de diffusion et les autorisations avant d’envoyer les invitations. Sans confirmation écrite, vous risquez de devoir changer le film ou d’annuler la séance.
- Préparez un scénario météo précis au moins 7 jours avant : report, tentes de réception ou lieu de repli. Informez les visiteurs dès que la décision est prise, au lieu d’attendre le jour même.
- Testez le fichier vidéo, le lecteur multimédia, le projecteur et le son la veille. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et points d’alimentation : une prise manquante peut retarder toute l’installation.
- Installez l’écran, les enceintes et les câbles avant l’arrivée du public, puis recouvrez chaque passage de câble. Gardez des lampes de poche et un éclairage LED disponibles pour les déplacements après la tombée de la nuit.
- Refroidissez les boissons et préparez le pop-corn suffisamment tôt, mais installez le point café et thé près du service. Prévoyez les besoins alimentaires recueillis dans les inscriptions plutôt que de les traiter à l’accueil.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un cinéma en plein air ?
- Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la séance. Les droits de diffusion, le lieu, la technique et les autorisations sont les éléments qui prennent le plus de temps à confirmer.
- Combien de temps faut-il pour installer un cinéma en plein air ?
- Prévoyez 3 à 4 heures avec une équipe de plusieurs personnes pour monter l’écran, brancher le projecteur et le son, placer les sièges et sécuriser les câbles. Faites un test complet au moins 60 minutes avant l’arrivée du public.
- Que prévoir s’il pleut pour un cinéma en plein air ?
- Décidez d’un scénario météo au plus tard 24 heures avant l’événement, avec un lieu de repli ou une date de report. Les tentes ne remplacent pas toujours un espace couvert, notamment pour protéger le projecteur, le son et les prises électriques.
- Combien de boissons prévoir par personne pour un cinéma en plein air ?
- Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau et gardez les boissons au frais dans plusieurs glacières pour éviter une file d’attente au même endroit.
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