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Open-Air-Kino organisieren: die komplette Checkliste

Ein Open-Air-Kino braucht mehr als Leinwand und Film. Du musst Vorführrechte, Genehmigungen, Strom, Ton und einen Plan für schlechtes Wetter rechtzeitig klären. Am Veranstaltungstag zählen ein geprüfter Film, sichere Kabelwege und gut sichtbare Wege ebenso wie gekühlte Getränke und vorbereitete Snacks. Diese Checkliste führt dich von den ersten Reservierungen bis zum Aufbau am Abend in der richtigen Reihenfolge durch die Planung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Film- und Vorführrechte auswählen

    2 Personen

  • Vorführrechte reservieren

  • Location reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Wetterszenario festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Technik reservieren

  • Stühle und Tische reservieren

  • Lieferanten bestätigen

  • Besucherinformationen versenden

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Equipment abholen

    2 Personen

  • Filmdatei prüfen

  • Batterien aufladen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Popcorn und Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Gelände inspizieren

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Projektionsleinwand aufbauen

    3 Personen

  • Projektor und Ton anschließen

    2 Personen

  • Kabel sicher abdecken

    2 Personen

  • Bild und Ton testen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Eingang und Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

  • Sicherheitsroute freimachen

    2 Personen

Event

  • Essens- und Getränkestände öffnen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm ankündigen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Film starten

    2 Personen

  • Technik beim Film überwachen

  • Abfall während des Films sammeln

    2 Personen

  • Besucher sicher abreisen lassen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste gekühlt aufbewahren

    2 Personen

  • Projektor und Ton ausschalten

    2 Personen

  • Bildschirm und Technik abbauen

    3 Personen

  • Stühle und Tische abbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung und Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    3 Personen

  • Geschirr und Materialien reinigen

    3 Personen

  • Gelände sauber übergeben

    3 Personen

  • Technik zurückbringen

    2 Personen

  • Möbel zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 70
  • TischeAnz. 8
  • KlappischeAnz. 3
  • PartyzelteAnz. 2

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • Audiomischpult
  • Medienplayer
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabeltrommelnAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 8

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LaternenAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 4

Dekoration

  • Filmleinwand-Dekoration
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
  • Wiederverwendbare LöffelAnz. 80
  • Wiederverwendbare ZangenAnz. 6
  • KaffeetassenAnz. 50
  • ThermoskannenAnz. 4

Küche

  • Popcornmaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • AbfallgreiferAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • WarnwestenAnz. 4
  • AbsperrbandAnz. 2
  • Kabelmarkierungen

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre die Vorführrechte mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin und reserviere erst danach endgültig die Filmdatei. Prüfe die Datei zusätzlich 2 bis 3 Tage vor der Vorführung auf Bild, Ton und das richtige Format.
  • Lege spätestens 4 Wochen vorher fest, was bei Regen passiert. Informiere die Gäste mit der Versandbestätigung, ob es einen Ausweichort, einen Ersatztermin oder eine Absagefrist gibt.
  • Plane die Technik nicht nur nach dem Projektor: Für ein Publikum ab etwa 30 Personen brauchst du gut verteilte Lautsprecher, passende Kabel, sichere Stromanschlüsse und genügend Kabelmatten für Laufwege.
  • Baue Leinwand, Projektor und Ton mindestens 2 Stunden vor Beginn auf. Teste bei Dunkelheit oder Dämmerung Bildhelligkeit, Lautstärke und Sicht von den hinteren Sitzplätzen.
  • Stelle Getränke und Snacks vor dem Einlass bereit, damit während des Films niemand improvisieren muss. Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und halte Wasser gut erreichbar bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Open-Air-Kino planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du Vorführrechte, Location, Genehmigungen, Technik und Sitzmöbel verbindlich reservieren.
Wann sollte die Technik für ein Open-Air-Kino aufgebaut werden?
Plane mindestens 2 Stunden Aufbauzeit ein, bei unbekannter Technik besser 3 Stunden. Der vollständige Bild- und Tontest sollte spätestens 30 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
Wie viele Getränke brauche ich beim Open-Air-Kino?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Bei einer Veranstaltung von 3 Stunden solltest du zusätzlich Wasserreserve einplanen und die Getränke spätestens 60 Minuten vor Einlass kühlen.
Was mache ich bei Regen beim Open-Air-Kino?
Lege spätestens 4 Wochen vor dem Termin ein Wetterszenario fest und teile es den Gästen mit. Entscheide anhand einer festen Frist, zum Beispiel 24 Stunden vorher, ob du Zelte nutzt, verlegst oder absagst.

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