Zo organiseer je een open trouwlocatie

Een open trouwlocatie vraagt om een duidelijke bezoekersroute en een strak programma. Begin met de datum, openingstijden en indeling van de middag; regel daarna uitnodigingen, aanmeldingen en informatie voor gasten. Werk uiterlijk een week vooraf de bezoekerslijst, dieetwensen, catering en leverancierscontacten bij. Op de dag zelf draait alles om een herkenbare ontvangst, goed zichtbare routeborden en een locatie die ruim vóór opening klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Programma van de middag maken
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
8
Bezoekerslijst afdrukken
9
Informatiefolders samenstellen
2 personen
10
Prijslijsten afdrukken
11
Contactgegevens van leveranciers verzamelen
12
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Verse producten ophalen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
4 personen
18
Dieetporties apart zetten
2 personen
19
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
20
Buffetbenodigdheden klaarzetten
2 personen
21
Tafels opstellen
4 personen
22
Stoelen plaatsen
4 personen
23
Informatietafels inrichten
3 personen
24
Aanmeldbalie inrichten
2 personen
25
Routeborden plaatsen
2 personen
26
Parkeerroute markeren
2 personen
27
Toiletten controleren
28
Toiletten bevoorraden
29
Versiering ophangen
3 personen
30
Bloemstukken plaatsen
2 personen
31
Ceremonieopstelling maken
3 personen
32
Fotoplekken aankleden
2 personen
33
Lichtpunten testen
2 personen
34
Muziek afspeellijst klaarzetten
35
Geluidsapparatuur testen
2 personen
36
Stroompunten controleren
2 personen
37
Brandblussers zichtbaar plaatsen
38
EHBO-koffer klaarzetten
39
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
40
Offertemappen klaarleggen
2 personen
41
Pennensets klaarleggen
42
Fotomateriaal klaarzetten
43
Weersverwachting controleren
44
Buitenruimte op veiligheid controleren
2 personen
45
Binnenruimte schoonmaken
3 personen
46
Buitenruimte schoonmaken
2 personen

Event

47
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
48
Bezoekers registreren
2 personen
49
Rondleidingen begeleiden
4 personen
50
Ceremonieruimte toelichten
2 personen
51
Receptieruimte toelichten
2 personen
52
Cateringopties presenteren
2 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Buffet en tafels afruimen
3 personen
57
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen

Nazorg

58
Achtergebleven materialen verzamelen
3 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Versiering verwijderen
3 personen
63
Locatie schoonmaken
3 personen
64
Apparatuur terugbrengen
2 personen
65
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
66
Gevonden voorwerpen registreren
67
Aanvragen opvolgen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 3
Bistrotafelsaantal 12
Eettafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Statafelsaantal 8
Loungezetelsaantal 12
Loungetafelsaantal 4
Kleedkamerrekaantal 2
Kapstokkenaantal 4
Podiumtafelsaantal 2
Krukkenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbestekaantal 20

Decoratie

Tafelkledenaantal 20
Servettenaantal 150
Bloemstukkenaantal 12
Bloemenvazenaantal 12
Welkomstbord
Routebordenaantal 8
Slingersaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Theelichthoudersaantal 30
Fotoframesaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptop
Presentatiescherm

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Flessenopenersaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Staande lampenaantal 4
Lantaarnsaantal 10

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan ontvangst, rondleidingen en informatiemomenten in blokken van 30 tot 45 minuten. Zo voorkom je opstoppingen bij de aanmeldbalie en blijven bezoekers niet wachten tussen onderdelen.
Sluit de aanmeldingen uiterlijk 3 dagen voor de open dag en verwerk dieetwensen direct in een aparte lijst. Zet dieetporties bij het buffet herkenbaar apart, zodat hierover geen vragen ontstaan tijdens de ontvangst.
Koel dranken enkele uren voor opening en bereid hapjes zo veel mogelijk op de ochtend zelf. Reken per bezoeker op een eigen glas voor water en plan extra servies voor piekmomenten bij koffie, thee en het buffet.
Zet routeborden bij de ingang, parkeerroute, toiletten en belangrijkste ruimtes. Loop de route minstens één keer met iemand die de locatie niet kent; onduidelijke kruisingen vallen dan snel op.
Richt de aanmeldbalie minimaal 60 minuten voor opening in met bezoekerslijst, informatiefolders en prijslijsten. Plaats tafels, stoelen en informatietafels daarna per ruimte, zodat leveranciers en rondleidingen elkaar niet hinderen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een open trouwlocatie organiseren?: Begin ongeveer 8 weken vooraf met datum, openingstijden, programma en leverancierscontacten. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk en sluit de aanmeldingen 3 dagen voor het evenement.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een open trouwlocatie?: Verstuur uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen met een duidelijke uiterste datum, zodat je catering en bezoekerslijst uiterlijk 3 dagen van tevoren kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een open trouwlocatie op te bouwen?: Reserveer minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, informatietafels, buffet en routeborden. Plan bovendien 60 minuten vóór opening voor een laatste controle van de ontvangst, catering en bewegwijzering.
Wat moet je op de dag zelf als eerste klaarzetten?: Begin met de route vanaf de ingang en richt daarna de aanmeldbalie in. Zet vervolgens tafels en stoelen, het buffet en koffie- en theepunt klaar; controleer alles uiterlijk 30 minuten voor opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.