Organiser un lieu de mariage en plein air

Un mariage en plein air se prépare d’abord avec un déroulé précis, puis avec les besoins des invités et la logistique du lieu. Fixez les horaires avant d’envoyer les invitations, afin de savoir quand installer les tables, accueillir les participants et servir le repas. Prévoyez ensuite le mobilier, le buffet, les boissons, l’espace d’accueil et les panneaux de direction. Les oublis les plus fréquents concernent les portions alimentaires, le refroidissement des boissons et l’organisation du personnel le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Établir le programme de l'après-midi
2 personnes
3
Rédiger les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les inscriptions
2 personnes
8
Imprimer la liste des visiteurs
9
Préparer les brochures d'information
2 personnes
10
Imprimer les listes de prix
11
Rassembler les coordonnées des fournisseurs
12
Calculer les quantités de catering
2 personnes
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
3 personnes
15
Récupérer les produits frais
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Préparer les en-cas
4 personnes
18
Mettre de côté les portions diététiques
2 personnes
19
Installer le point café et thé
2 personnes
20
Préparer le matériel du buffet
2 personnes
21
Installer les tables
4 personnes
22
Installer les chaises
4 personnes
23
Installer les tables d’information
3 personnes
24
Aménager le comptoir d'inscription
2 personnes
25
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
26
Balisage du parking
2 personnes
27
Vérifier les toilettes
28
Réapprovisionner les toilettes
29
Suspendre la décoration
3 personnes
30
Placer les compositions florales
2 personnes
31
Mettre en place l'installation de la cérémonie
3 personnes
32
Décorer les espaces photo
2 personnes
33
Tester les points lumineux
2 personnes
34
Préparer la playlist
35
Tester le matériel sonore
2 personnes
36
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
37
Placer les extincteurs de manière visible
38
Préparer la trousse de premiers secours
39
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
40
Préparer les dossiers de devis
2 personnes
41
Préparer les sets de stylos
42
Préparer le matériel photo
43
Vérifier les prévisions météo
44
Vérifier la sécurité de l’espace extérieur
2 personnes
45
Nettoyer l’espace intérieur
3 personnes
46
Nettoyer l’espace extérieur
2 personnes

Événement

47
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
48
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
49
Accompagner les visites guidées
4 personnes
50
Présenter l’espace de cérémonie
2 personnes
51
Présenter la salle de réception
2 personnes
52
Présenter les options de traiteur
2 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Débarrasser le buffet et les tables
3 personnes
57
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes

Suivi

58
Rassembler le matériel restant
3 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Retirer la décoration
3 personnes
63
Nettoyer le lieu
3 personnes
64
Rapporter le matériel
2 personnes
65
Ranger le stock restant
2 personnes
66
Enregistrer les objets trouvés
67
Suivre les demandes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 3
Tables bistrotqté 12
Tables à mangerqté 10
Chaisesqté 100
Tables hautesqté 8
Fauteuils loungeqté 12
Tables loungeqté 4
Portant de vestiaireqté 2
Porte-manteauxqté 4
Tables podiumqté 2
Tabouretsqté 20
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Couvertsqté 120
Couverts de serviceqté 20

Décoration

Nappesqté 20
Serviettesqté 150
Compositions floralesqté 12
Vases à fleursqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 8
Guirlandesqté 12
Arches de ballonsqté 2
Porte-bougies chauffe-platqté 30
Cadres photoqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Écran de présentation

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampadairesqté 4
Lanternesqté 10

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et les horaires d’ouverture avant de rédiger les invitations. Gardez au moins 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités pour installer les tables, les chaises, le buffet et la signalétique.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et recueillez les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant le mariage. Réservez ensuite quelques portions séparées pour les régimes particuliers afin d’éviter les erreurs au buffet.
Calculez les quantités du repas à partir du nombre confirmé de convives, puis vérifiez la liste des courses avant de faire les achats. Récupérez les produits frais le jour même ou la veille selon leur conservation.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’accueil et installez le point café et thé séparément du buffet principal. Cela limite les files d’attente et évite de bloquer le service du repas.
Préparez l’accueil avec la liste imprimée des visiteurs et placez les panneaux de direction avant l’arrivée du premier invité. Testez le parcours depuis l’entrée jusqu’aux tables, aux toilettes et à l’espace repas.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un mariage en plein air ?: Envoyez les invitations environ 8 à 12 semaines avant le mariage. Fixez une date limite de réponse au moins 3 à 4 semaines avant l’événement pour calculer le repas et les places assises.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un mariage en plein air ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 heures pour installer le mobilier, le buffet, l’accueil et les panneaux. Ajoutez du temps si les tables, les chaises ou la décoration doivent être transportées depuis un autre endroit.
Quand calculer les quantités de nourriture pour un mariage en extérieur ?: Faites le calcul définitif 3 à 4 semaines avant le mariage, puis ajustez-le après la confirmation des inscriptions. Vérifiez une dernière fois le nombre de convives et les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant.
Quand mettre les boissons au frais pour un mariage en plein air ?: Mettez les boissons au frais au moins 6 heures avant le début de l’accueil, ou la veille si l’espace réfrigéré est limité. Gardez une réserve accessible pour réapprovisionner les tables pendant l’après-midi.

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