Zo organiseer je een open dag zonder last-minute chaos

Begin met het programma en de ruimtes, niet met de uitnodiging. Leg eerst vast wat bezoekers op welke tijden kunnen doen, hoeveel mensen je verwacht en wie waarvoor verantwoordelijk is. Controleer daarna vergunningen, meldingen en reserveringen, voordat je promotie start. In de laatste week draait alles om bevestigen: vrijwilligers indelen, catering en drank regelen, informatieborden plaatsen en techniek testen. Zo weten bezoekers waar ze moeten zijn en kan het team de open dag soepel begeleiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en ruimtes reserveren
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotie op sociale media plaatsen
7
Posters verspreiden
3 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Rondleidingen plannen
2 personen
14
Activiteiten selecteren
2 personen
15
Reserveringen maken
16
Catering bestellen
2 personen
17
Drankvoorraad bepalen
2 personen
18
Informatieborden maken
2 personen
19
Routebeschrijving publiceren
20
Programma online publiceren
21
Bezoekerslijst afdrukken
22
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
23
Weersverwachting controleren
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Materialen verzamelen
3 personen
26
Ruimtes leegmaken
3 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
4 personen
29
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
30
Informatietafels inrichten
4 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Rondleidingsroute markeren
2 personen
33
Activiteiten klaarzetten
4 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
4 personen
37
Toiletten controleren
38
Afvalbakken plaatsen
2 personen
39
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

41
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
42
Bezoekers registreren
2 personen
43
Programma uitdelen
2 personen
44
Bezoekers doorverwijzen
2 personen
45
Informatie verstrekken
3 personen
46
Rondleidingen begeleiden
3 personen
47
Activiteiten begeleiden
4 personen
48
Koffie en thee schenken
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Servies verzamelen
2 personen
52
Buffet netjes houden
2 personen
53
Toiletten tussentijds controleren
54
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
55
Fotomomenten begeleiden
56
Laatste rondleiding begeleiden
2 personen
57
Bezoekers informeren over einde
58
Uitgiftepunt sluiten
2 personen
59
Ontvangstbalie afsluiten
2 personen
60
Activiteiten beëindigen
4 personen

Nazorg

61
Versiering verwijderen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Materialen sorteren
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Koelboxen legen
2 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Ruimtes schoonmaken
4 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Locatie opleveren
2 personen
70
Geleende materialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven catering opbergen
2 personen
72
Naamkaartjes en lijsten vernietigen
73
Gevonden voorwerpen verzamelen
74
Bedankbericht versturen
75
Foto's met toestemming delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Statafelsaantal 6
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Tafelkleedsetsaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 24

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Betaalterminalsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Drankdispensersaantal 3
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballongewichtenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Menukaarthoudersaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 10
Whiteboardsaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10
Zaklampenaantal 4

Sportmateriaal

Spelmaterialen
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 8
Touwtrektouw
Stiften en kleurpotlodenaantal 20
Kleurplatenaantal 150
Puzzelsaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 10
Brandblusdekenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen in vaste tijdsloten van bijvoorbeeld 30 tot 45 minuten. Zo voorkom je dat bezoekers tegelijk vertrekken en heb je per groep genoeg ruimte voor vragen.
Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en locatie definitief zijn. Vraag meteen dieetwensen uit en sluit de inschrijving uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de open dag als je catering op aantallen bestelt.
Wijs per ruimte minimaal één vrijwilliger aan en maak de indeling uiterlijk een week vooraf. Zet daarnaast een aanspreekpunt klaar voor wijzigingen, te late vrijwilligers en praktische vragen.
Publiceer routebeschrijving, programma en bereikbaarheid uiterlijk 7 dagen vooraf. Zet op de locatie informatieborden bij de ingang, rondleidingen, activiteiten en ruimtes die bezoekers niet zelf mogen betreden.
Controleer de techniek en weersverwachting 24 uur vooraf. Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en mobiele speakers; leg bij buitengebruik partytenten, verlengkabels en stekkerdozen klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open dag organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en vergunningen. Start promotie zodra die onderdelen vaststaan, meestal 4 tot 6 weken voor de open dag.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een open dag?: Reken minimaal één vrijwilliger per publieksruimte en één extra persoon voor ontvangst en onverwachte vragen. Bij rondleidingen plan je daarnaast per groep één begeleider; maak de definitieve indeling uiterlijk 7 dagen vooraf.
Wanneer moet ik catering voor een open dag bestellen?: Bestel catering 7 tot 14 dagen vooraf, afhankelijk van de leverancier en het aantal aanmeldingen. Verzamel dieetwensen bij de inschrijving en bevestig het definitieve aantal uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het evenement.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een open dag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Houd extra water en koffie achter de hand en bepaal de voorraad opnieuw zodra het aantal aanmeldingen bekend is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.