Organiser une journée portes ouvertes sans rien oublier

Une journée portes ouvertes se prépare d’abord autour d’un parcours clair pour les visiteurs. Fixez la date, le programme et les espaces avant de lancer les invitations ou la promotion. Ensuite, suivez les inscriptions, répartissez les bénévoles et réservez les activités qui nécessitent un horaire précis. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, imprimer les listes, préparer les badges et tester le matériel d’accueil, de présentation et de paiement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les espaces
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
7
Distribuer les affiches
3 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Planifier les visites guidées
2 personnes
14
Sélectionner les activités
2 personnes
15
Faire les réservations
16
Commander le catering
2 personnes
17
Déterminer le stock de boissons
2 personnes
18
Créer les panneaux d'information
2 personnes
19
Publier l’itinéraire
20
Publier le programme en ligne
21
Imprimer la liste des visiteurs
22
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
23
Vérifier les prévisions météo
24
Faire les courses
3 personnes
25
Rassembler le matériel
3 personnes
26
Vider les espaces
3 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
4 personnes
29
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
30
Installer les tables d’information
4 personnes
31
Suspendre la décoration
3 personnes
32
Balisage du parcours de visite
2 personnes
33
Préparer les activités
4 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Préparer les en-cas
4 personnes
37
Vérifier les toilettes
38
Installer les poubelles
2 personnes
39
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

41
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
42
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
43
Distribuer le programme
2 personnes
44
Orienter les visiteurs
2 personnes
45
Fournir les informations
3 personnes
46
Accompagner les visites guidées
3 personnes
47
Encadrer les activités
4 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Rassembler la vaisselle
2 personnes
52
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
53
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
54
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
55
Encadrer les séances photo
56
Accompagner la dernière visite guidée
2 personnes
57
Informer les visiteurs de la fin
58
Fermer le point de distribution
2 personnes
59
Fermer le comptoir d’accueil
2 personnes
60
Terminer les activités
4 personnes

Suivi

61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Trier les matériaux
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Vider les glacières
2 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer les espaces
4 personnes
68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Remettre le lieu en état
2 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Ranger le catering restant
2 personnes
72
Détruire les badges nominatifs et les listes
73
Rassembler les objets trouvés
74
Envoyer un message de remerciement
75
Partager les photos avec autorisation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 12
Tables hautesqté 6
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Sets de nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 12
Petits bolsqté 24

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Terminaux de paiementqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Saladiersqté 6
Thermosqté 8
Distributeurs de boissonsqté 3
Pains de glaceqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Poids pour ballonsqté 8
Compositions floralesqté 6
Porte-menusqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 10
Tableaux blancsqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 10
Lampes de pocheqté 4

Matériel de sport

Matériel de jeu
Cônesqté 20
Cerceauxqté 8
Corde de tir à la corde
Feutres et crayons de couleurqté 20
Coloriagesqté 150
Puzzlesqté 6

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balais à mainqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 10
Couverture anti-feuqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant toute communication : prévoyez au moins 6 semaines pour diffuser les invitations, les affiches et le formulaire d’inscription.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement afin de finaliser la liste des visiteurs, les besoins alimentaires et le nombre de badges nominatifs.
Prévoyez un bénévole pour chaque point sensible : accueil, visites guidées, activités et orientation. Une répartition écrite évite de chercher des remplaçants le jour même.
Testez 24 heures avant les enceintes, le microphone, l’ordinateur, le vidéoprojecteur et les rallonges. Vérifiez aussi que les terminaux de paiement fonctionnent hors de leur emballage.
Calculez les boissons et le service à partir des inscrits, puis préparez les verres réutilisables, tasses, assiettes, couverts et thermos la veille. Les tables, chaises et tentes sont souvent les éléments réservés trop tard.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier les autorisations, promouvoir l’événement et recruter les bénévoles.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant la date. Faites un rappel 7 jours avant, puis arrêtez les inscriptions 3 à 5 jours avant pour préparer l’accueil.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par zone d’accueil ou activité, plus 1 personne de coordination. Pour 50 visiteurs présents en même temps, comptez généralement 5 à 8 bénévoles selon le nombre de visites guidées.
Quand préparer le matériel et les badges des visiteurs ?: Rassemblez le mobilier, les appareils et le matériel de cuisine la veille. Imprimez la liste des visiteurs et préparez les badges entre 24 et 48 heures avant, après la clôture des inscriptions.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.