Cómo organizar una jornada de puertas abiertas sin perderse en los detalles
Una jornada de puertas abiertas necesita más que una fecha y algunas visitas guiadas. Primero fija el programa y reserva las salas; después coordina permisos, promoción, inscripciones y voluntariado. Cuando se acerque el día, tendrás que cerrar horarios, preferencias dietéticas, materiales, equipos y previsiones de asistencia. Este orden evita comprar demasiado pronto, dejar las acreditaciones para el último momento o descubrir que falta un cable cuando ya han llegado los visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar y las salas
- 3
Comprobar permisos y notificaciones
- 4
Redactar invitaciones
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Publicar promoción en redes sociales
- 7
Distribuir carteles
3 personas
- 8
Abrir el formulario de inscripción
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Reclutar voluntarios
2 personas
- 12
Asignar voluntarios
2 personas
- 13
Planificar las visitas guiadas
2 personas
- 14
Seleccionar actividades
2 personas
- 15
Hacer reservas
- 16
Pedir el catering
2 personas
- 17
Determinar el stock de bebidas
2 personas
- 18
Hacer carteles informativos
2 personas
- 19
Publicar la ruta
- 20
Publicar el programa en línea
- 21
Imprimir la lista de visitantes
- 22
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 23
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 24
Hacer la compra
3 personas
- 25
Reunir los materiales
3 personas
- 26
Vaciado de espacios
3 personas
- 27
Montar mesas
4 personas
- 28
Colocar las sillas
4 personas
- 29
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 30
Montar mesas de información
4 personas
- 31
Colgar la decoración
3 personas
- 32
Marcar la ruta de la visita guiada
2 personas
- 33
Preparar las actividades
4 personas
- 34
Enfriar las bebidas
2 personas
- 35
Preparar café y té
2 personas
- 36
Preparar aperitivos
4 personas
- 37
Comprobar los baños
- 38
Colocar cubos de basura
2 personas
- 39
Realizar el control de seguridad
2 personas
- 40
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
- 41
Atender la recepción
2 personas
- 42
Registrar a los visitantes
2 personas
- 43
Repartir el programa
2 personas
- 44
Redirigir a los visitantes
2 personas
- 45
Proporcionar información
3 personas
- 46
Guiar visitas
3 personas
- 47
Coordinar actividades
4 personas
- 48
Servir café y té
2 personas
- 49
Servir aperitivos
3 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Recoger la vajilla
2 personas
- 52
Mantener el buffet ordenado
2 personas
- 53
Comprobar los baños periódicamente
- 54
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
- 55
Coordinar los momentos fotográficos
- 56
Guiar la última visita
2 personas
- 57
Informar a los visitantes sobre el final
- 58
Cerrar el punto de distribución
2 personas
- 59
Cerrar el mostrador de recepción
2 personas
- 60
Finalizar actividades
4 personas
Seguimiento
- 61
Retirar la decoración
3 personas
- 62
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 63
Clasificar los materiales
3 personas
- 64
Lavar la vajilla
3 personas
- 65
Vaciar neveras portátiles
2 personas
- 66
Recoger la basura
3 personas
- 67
Limpiar espacios
4 personas
- 68
Limpiar los baños
2 personas
- 69
Entregar la ubicación
2 personas
- 70
Devolver el material prestado
2 personas
- 71
Guardar el catering sobrante
2 personas
- 72
Destruir tarjetas de nombre y listas
- 73
Recoger objetos perdidos
- 74
Enviar mensaje de agradecimiento
- 75
Compartir fotos con permiso
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 12
- Mesas altascant. 6
- Sillascant. 120
- Taburetes de barcant. 8
- Juegos de mantelescant. 12
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Tazas de cafécant. 120
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Cucharonescant. 12
- Cuencoscant. 24
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Altavoces móvilescant. 2
- Micrófono
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Terminales de pagocant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Termoscant. 8
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Acumuladores de fríocant. 20
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 150
- Pesos para globoscant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Portamenúscant. 12
- Carteles direccionalescant. 12
- Paneles informativoscant. 10
- Pizarras blancascant. 3
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 10
- Linternascant. 4
Material deportivo
- Materiales de juego
- Conoscant. 20
- Aroscant. 8
- Cuerda para tira y afloja
- Rotuladores y lápices de colorescant. 20
- Libros para colorearcant. 150
- Puzlescant. 6
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Escobas de manocant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Papeleracant. 10
- Manta ignífugacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza por la fecha, el programa y las salas: deja cerrados los recorridos y las actividades antes de publicar las invitaciones. Si cambias el horario después, tendrás que corregir también el formulario, los carteles y la información en línea.
- Abre el formulario de inscripción con suficiente antelación para conocer el número de visitantes y sus preferencias dietéticas. Cierra las inscripciones varios días antes para poder imprimir la lista y preparar las tarjetas de nombre sin trabajar con cifras provisionales.
- Divide las visitas guiadas en turnos y asigna a cada voluntario una función concreta. Confirma los equipos al menos una semana antes: altavoces, micrófono, portátil, proyector, pantalla y cables alargadores suelen quedar fuera de la primera comprobación.
- Calcula por separado lo necesario para las actividades y para la zona de recepción. Comprueba que haya mesas, sillas, percheros, vasos reutilizables, tazas, platos, cubiertos, máquinas de café, termos y dispensadores de bebidas según el aforo previsto.
- Haz la compra y reúne los materiales después de revisar el pronóstico del tiempo. Si habrá actividades exteriores, decide con antelación dónde colocar las carpas, las mesas y las neveras portátiles, y comprueba que existan suficientes regletas y puntos de corriente.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero el lugar y las salas, comprueba permisos y notificaciones, y deja las últimas 2 semanas para promoción, inscripciones, voluntariado y materiales.
- ¿Cuándo conviene cerrar las inscripciones?
- Cierra el formulario entre 3 y 5 días antes del evento. Así puedes confirmar el catering, recoger las preferencias dietéticas definitivas, imprimir la lista de visitantes y preparar las tarjetas de nombre.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para las visitas guiadas?
- Calcula al menos 1 guía por grupo y añade 1 persona para recepción y coordinación por cada 3 o 4 grupos simultáneos. Confirma las asignaciones una semana antes y entrega a cada voluntario su horario y recorrido.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior?
- Revisa el programa, la ruta publicada, la lista de visitantes, las tarjetas de nombre, los materiales y el pronóstico del tiempo. Haz una prueba de 30 minutos con el micrófono, los altavoces, el proyector, la pantalla y las conexiones eléctricas.
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