Tag der offenen Tür organisieren: der praktische Ablauf
Beginne mit Datum, Programm und Räumen, bevor du Einladungen verschickst oder Werbung planst. Danach klärst du Genehmigungen, Anmeldungen, Führungen und die Einteilung der Freiwilligen. Lege früh fest, wie Besucher durch die Räume geführt werden und welche Informationen sie vor Ort brauchen. Catering, Getränke, Technik und Beschilderung kommen rechtzeitig vor dem Termin zusammen. So vermeidest du, dass am Veranstaltungstag Namensschilder, Wegweiser oder Verlängerungskabel fehlen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Ort und Räume reservieren
- 3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
- 4
Einladungen erstellen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Werbung in sozialen Medien posten
- 7
Poster verteilen
3 Personen
- 8
Anmeldeformular öffnen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 12
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 13
Führungen planen
2 Personen
- 14
Aktivitäten auswählen
2 Personen
- 15
Reservierungen vornehmen
- 16
Catering bestellen
2 Personen
- 17
Getränkevorrat festlegen
2 Personen
- 18
Informationsschilder erstellen
2 Personen
- 19
Wegbeschreibung veröffentlichen
- 20
Programm online veröffentlichen
- 21
Besucherliste ausdrucken
- 22
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 23
Wettervorhersage prüfen
- 24
Einkaufen gehen
3 Personen
- 25
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 26
Räume leerräumen
3 Personen
- 27
Tische aufstellen
4 Personen
- 28
Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 30
Informationstische einrichten
4 Personen
- 31
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 32
Führungsroute markieren
2 Personen
- 33
Aktivitäten vorbereiten
4 Personen
- 34
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 35
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 36
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 37
Toiletten kontrollieren
- 38
Mülleimer aufstellen
2 Personen
- 39
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 40
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 41
Empfangstheke besetzen
2 Personen
- 42
Besucher registrieren
2 Personen
- 43
Programm verteilen
2 Personen
- 44
Besucher weiterleiten
2 Personen
- 45
Informationen bereitstellen
3 Personen
- 46
Führungen begleiten
3 Personen
- 47
Aktivitäten begleiten
4 Personen
- 48
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
- 49
Snacks servieren
3 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Geschirr sammeln
2 Personen
- 52
Buffet ordentlich halten
2 Personen
- 53
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 54
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
- 55
Fotomomente begleiten
- 56
Letzte Führung begleiten
2 Personen
- 57
Besucher über das Ende informieren
- 58
Ausgabestelle schließen
2 Personen
- 59
Empfangstresen abschließen
2 Personen
- 60
Aktivitäten beenden
4 Personen
Nachbereitung
- 61
Dekoration entfernen
3 Personen
- 62
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 63
Materialien sortieren
3 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 66
Abfall sammeln
3 Personen
- 67
Räume reinigen
4 Personen
- 68
Toiletten reinigen
2 Personen
- 69
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
- 70
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 71
Übrig gebliebenes Catering verstauen
2 Personen
- 72
Namensschilder und Listen vernichten
- 73
Fundsachen sammeln
- 74
Dankesnachricht versenden
- 75
Fotos mit Zustimmung teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 12
- StehtischeAnz. 6
- StühleAnz. 120
- BarhockerAnz. 8
- TischdeckensetsAnz. 12
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 120
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierlöffelAnz. 12
- SchälchenAnz. 24
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Mobile LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- KartenterminalsAnz. 2
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- RührschüsselnAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 8
- GetränkespenderAnz. 3
- KühlelementeAnz. 20
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 150
- BallongewichteAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- MenükartenhalterAnz. 12
- WegweiserAnz. 12
- InfotafelnAnz. 10
- WhiteboardsAnz. 3
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 10
- TaschenlampenAnz. 4
Sportmaterial
- Spielmaterialien
- KegelAnz. 20
- ReifenAnz. 8
- Tauziehseil
- Filzstifte und BuntstifteAnz. 20
- MalvorlagenAnz. 150
- PuzzlesAnz. 6
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- HandfegerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 10
- FeuerlöschdeckeAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Raumplan mindestens sechs Wochen vorher fest. Plane Führungen, Aktivitäten und Reservierungen mit festen Uhrzeiten, damit sich Besucherströme nicht an einem einzigen Eingang stauen.
- Öffne das Anmeldeformular früh und frage dabei Ernährungswünsche ab. Bearbeite die Anmeldungen fortlaufend und drucke die Besucherliste spätestens am Vortag aus.
- Teile Freiwillige nicht nur nach Aufgaben, sondern auch nach Zeitblöcken ein. Für Einlass, Führungen, Catering und Technik brauchst du jeweils eine klar benannte Ansprechperson.
- Prüfe Technik und Stromanschlüsse vor dem Aufbau: Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofon und mobile Lautsprecher müssen zusammen funktionieren. Teste jedes Gerät mindestens einen Tag vorher und lege passende Verlängerungskabel bereit.
- Bestelle Catering und lege den Getränkevorrat nach der erwarteten Besucherzahl fest. Plane Kaffee, Wasser und weitere Getränke getrennt und stelle Gläser, Tassen, Teller und Besteck bereits am Vortag zusammen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür planen?
- Starte mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm, Räumen und Genehmigungen. Einladungen, Online-Programm und Werbung sollten spätestens drei bis vier Wochen vor dem Termin veröffentlicht werden.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür?
- Plane mindestens eine Person für den Einlass, eine für die Technik, eine für das Catering und je Führung eine verantwortliche Person pro Gruppe ein. Bei wechselnden Schichten brauchst du pro Aufgabe mindestens zwei Personen, damit Pausen möglich sind.
- Wann sollte man Einladungen für einen Tag der offenen Tür verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa vier Wochen vor dem Termin und erinnere die Angemeldeten sieben Tage vorher. Bitte bei der Anmeldung direkt um Ernährungswünsche und besondere Anforderungen.
- Was muss am Tag vor dem Tag der offenen Tür vorbereitet werden?
- Drucke Besucherliste, Namensschilder, Informationsschilder und Wegbeschreibung aus und stelle Materialien, Geschirr und Technik bereit. Prüfe außerdem die Wettervorhersage, den Getränkevorrat und alle Strom- und Audioverbindungen.
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