Boodschappenlijst voor een open dag op de middelbare school

Een open dag vraagt om meer dan koffie en folders. Bezoekers moeten bij binnenkomst snel hun weg vinden, in lokalen presentaties kunnen volgen en tussendoor iets kunnen drinken. Regel daarom niet alleen catering, maar ook servies, tafels, routeborden en technische reserve. Stem hoeveelheden af op het verwachte aantal bezoekers en controleer uiterlijk een week vooraf wat de school al heeft. Zo voorkom je dat op de dag zelf verlengkabels, naamkaartjes of koffiekopjes ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatietafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Ontvangstbalie
Tafelkledenaantal 20
Afvalbakkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 8
Beamersaantal 6
Projectieschermenaantal 6
Luidsprekersaantal 4
Microfoonsaantal 4
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadkabelsaantal 10
Presentatieklikkersaantal 6
Portofoonsaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Glazenaantal 180
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Schenk kannenaantal 10
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Tangenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 200
Vlaggenlijnenaantal 12
Pijlbordenaantal 20
Schoolbanierenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 20
Plantenaantal 12
Fotowand
Krijtbordenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handschoenenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4

Catering

Drankdispensersaantal 4
Koelcontainersaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Broodmandenaantal 8
Etikethoudersaantal 20
Boodschappen
- Koffie - 8 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 3 kilogram
- Zoetjes - 2 doosjes
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroensap - 2 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Spa Blauw - 48 flessen
- Spa Rood - 24 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Sinaasappelsap - 8 pakken
- Appels - 12 kilogram
- Bananen - 8 kilogram
- Druiven - 6 kilogram
- Mandarijnen - 6 kilogram
- Komkommers - 12 stuks
- Cherrytomaten - 6 bakjes
- Worteltjes - 6 kilogram
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Popcorn - 6 zakken
- Zoute koekjes - 8 pakken
- Mini-pretzels - 6 zakken
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witbrood - 8 broden
- Glutenvrij brood - 4 broden
- Mini pistolets - 180 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Jonge kaas - 4 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Kipfiletbeleg - 2 kilogram
- Vegetarische spread - 2 kilogram
- Jam - 3 potten
- Pindakaas - 3 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Bieslook - 6 bosjes
- Peper - 1 pot
- Zout - 1 kilogram
- Olijfolie - 2 flessen
- Eieren - 60 stuks
- Kipfilet - 3 kilogram
- Vegetarische balletjes - 3 kilogram
- Bladerdeeg - 12 pakken
- Tomatensaus - 6 potten
- Geraspte kaas - 2 kilogram
- Pizzabodems - 20 stuks
- Cupcakes - 180 stuks
- Koekjes - 12 pakken
- Brownies - 120 stuks
- Slagroom - 12 bussen
- Chocoladehagel - 4 pakken
- Servetten - 600 stuks
- Papieren bekers - 400 stuks
- Roerstaafjes - 400 stuks
- Papieren bordjes - 300 stuks
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 4 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Schoonmaakmiddel - 6 flessen
- Allesreiniger - 6 flessen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 12 flessen
- Handgel - 12 flessen
- Wegwerphandschoenen - 200 stuks
- Dieetvrije koekjes - 6 pakken
- Glutenvrije crackers - 6 pakken
- Vegan beleg - 2 kilogram

Tips

Reken voor koffie en thee op 2 consumpties per bezoeker tijdens een programma van 2 uur. Leg extra thermoskannen, schenk kannen, koffiekopjes en glazen klaar bij de ontvangstbalie.
Voorzie de ontvangst van één naamkaartje per medewerker en rondleider, plus ongeveer 10% reserve. Leg daarnaast plattegronden, routeborden en informatiemateriaal in stapels klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
Controleer per presentatielokaal minstens één laptop, beamer, projectiescherm en presentatieklikker. Neem per lokaal een verlengkabel en stekkerdoos mee en test alle apparatuur uiterlijk de dag ervoor.
Plan per rondleiding minstens één rondleider en houd portofoons beschikbaar voor de ontvangst en coördinatie. Geef vrijwilligers hun briefing en indeling uiterlijk 24 uur vooraf, zodat niemand nog hoeft te zoeken naar zijn post.
Zet afvalbakken bij de ontvangst, catering en drukke lokalen en plaats tafels en stoelen vóór de briefing. Vul koelkasten en koelboxen pas na de laatste techniekcontrole, zodat eten en drinken niet in de weg staan.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een open dag op een middelbare school?: Neem ontvangstmaterialen, informatieve tafels, stoelen, plattegronden, routeborden en naamkaartjes mee. Voor catering heb je onder meer koffiezetapparaten, thermoskannen, kopjes, glazen, borden en bestek nodig. Controleer daarnaast per lokaal laptop, beamer, scherm, kabels en stekkerdozen.
Hoeveel koffie moet ik inkopen voor een open dag?: Reken op 2 koppen koffie of thee per bezoeker voor een programma van ongeveer 2 uur. Tel 10% reserve op bij het verwachte aantal bezoekers en zorg voor extra thermoskannen als de catering op meerdere plekken staat.
Hoeveel techniek heb ik per lokaal nodig?: Plan per presentatielokaal minimaal 1 laptop, 1 beamer, 1 projectiescherm en 1 presentatieklikker. Neem ook 1 verlengkabel en 1 stekkerdoos per lokaal mee en test alles uiterlijk 1 dag vooraf.
Wanneer moet ik spullen voor de open dag klaarzetten?: Zet tafels, stoelen, routeborden en de ontvangstbalie uiterlijk de avond ervoor klaar. Test laptops, beamers, microfoons en luidsprekers eveneens 1 dag vooraf; vul koelkasten en koelboxen pas na die controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.