Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes au lycée ?

Une journée portes ouvertes au lycée demande surtout du matériel réparti entre l’accueil, les visites, les présentations et la pause-café. Prévoyez les tables et chaises avant l’arrivée des familles, puis vérifiez que chaque salle dispose de son équipement de présentation. Pour les boissons, comptez environ deux tasses par visiteur si la journée dure plusieurs heures. Cette liste vous aide à regrouper les achats, le matériel à emprunter et ce qui doit être livré à l’école à temps.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’informationqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 12
Accueil
Nappesqté 20
Poubellesqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 8
Vidéoprojecteursqté 6
Écrans de projectionqté 6
Haut-parleursqté 4
Microphonesqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Câbles de rechargeqté 10
Cliques de présentationqté 6
Talkies-walkiesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verresqté 180
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 10
Thermosqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Bacs de rangementqté 12
Pincesqté 8

Décoration

Ballonsqté 200
Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux indicateursqté 20
Bannières de l'écoleqté 4
Décoration de tableqté 20
Plantesqté 12
Mur photo
Panneaux en ardoiseqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Gantsqté 12
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Conteneurs réfrigérésqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Corbeilles à painqté 8
Porte-étiquettesqté 20
Courses
- Café - 8 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Jus de citron - 2 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Spa Rood - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Pommes - 12 kilogram
- Bananes - 8 kilogrammes
- Raisins - 6 kilogrammes
- Mandarines - 6 kilogrammes
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 6 barquettes
- Carottes - 6 kilogrammes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Popcorn - 6 sachets
- Biscuits salés - 8 paquets
- Mini-bretzels - 6 sachets
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Pain sans gluten - 4 pains
- Mini pistolets - 180 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Tartinade végétarienne - 2 kilogrammes
- Confiture - 3 pots
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Ciboulette - 6 bottes
- Poivre - 1 pot
- Sel - 1 kilogram
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Œufs - 60 pièces
- Filet de poulet - 3 kilogrammes
- Boulettes végétariennes - 3 kilogrammes
- Pâte feuilletée - 12 paquets
- Sauce tomate - 6 pots
- Fromage râpé - 2 kilogrammes
- Pâtes à pizza - 20 pièces
- Cupcakes - 180 pièces
- Biscuits - 12 paquets
- Brownies - 120 pièces
- Crème fouettée - 12 boîtes
- Vermicelles au chocolat - 4 paquets
- Serviettes - 600 pièces
- Gobelets en papier - 400 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 400 pièces
- Assiettes en carton - 300 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Produit de nettoyage - 6 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 12 bouteilles
- Gel hydroalcoolique - 12 bouteilles
- Gants jetables - 200 pièces
- Biscuits sans régime - 6 paquets
- Crackers sans gluten - 6 paquets
- Tartinade végane - 2 kilogrammes

Conseils

Réservez les tables d’information, les chaises et le mobilier d’accueil au moins deux semaines avant la date : les tables pliantes et les tabourets sont souvent déjà utilisés le week-end.
Prévoyez une rallonge et une multiprise par espace équipé, puis ajoutez quelques câbles de recharge et un ordinateur portable de secours. Testez les vidéoprojecteurs, écrans, microphones et haut-parleurs la veille.
Pour la pause-café, comptez deux tasses par visiteur, un verre par personne et environ une assiette et une paire de couverts par portion servie. Ajoutez des pichets, des plateaux et des thermos pour éviter les allers-retours vers la cuisine.
Installez une poubelle près de l’accueil et de chaque point de restauration. Les sacs, serviettes et consommables sont faciles à oublier car ils ne figurent pas toujours dans la commande du traiteur.
Préparez les badges, plans, panneaux d’orientation et supports imprimés au moins trois jours avant l’ouverture. Gardez une réserve d’environ 10 % pour les visiteurs non inscrits et les badges corrigés sur place.

Questions fréquentes

Combien de tasses et de verres prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez environ deux tasses par visiteur pour une journée de plusieurs heures, ainsi qu’un verre par personne. Ajoutez 10 % de réserve pour les accompagnants et les remplacements.
Quel matériel technique faut-il acheter ou emprunter pour les présentations ?: Prévoyez au minimum un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran et les câbles nécessaires par salle de présentation. Ajoutez une rallonge, une multiprise et un câble de recharge par espace, puis testez tout la veille.
Quand commander le mobilier pour une journée portes ouvertes au lycée ?: Réservez les tables, chaises, portants et mobilier d’accueil au moins deux semaines à l’avance. Faites confirmer la livraison ou l’accès au matériel trois jours avant l’événement.
Combien de matériel d’impression faut-il prévoir ?: Imprimez les plans, programmes et panneaux selon le nombre d’inscrits, puis ajoutez environ 10 % d’exemplaires. Terminez l’impression au plus tard trois jours avant afin de pouvoir corriger les erreurs et préparer les présentoirs.

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