Open dag gemeentewerf organiseren: checklist

Een open dag op de gemeentewerf vraagt meer voorbereiding dan alleen machines klaarzetten. Bezoekers moeten veilig van ontvangst naar rondleiding en demonstraties kunnen, terwijl vrijwilligers, catering en techniek op elkaar aansluiten. Begin met datum, programma en vergunningen en werk daarna toe naar reserveringen, uitnodigingen en terreinindeling. Deze checklist bevat 68 taken en 62 spullen, zodat je ook zaken als koelingen, portofoons, bewegwijzering en beschermingsmiddelen op tijd regelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Reserveringen maken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Rondleidingen indelen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveringen bevestigen
Machines selecteren
2 personen
Demonstraties voorbereiden
3 personen
Route voor bezoekers bepalen
2 personen
Veiligheidsrisico's controleren
2 personen
Informatieborden voorbereiden
2 personen
Naambadges voorbereiden
Plattegrond afdrukken
Bewegwijzering afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Catering bestellen
Materialen verzamelen
3 personen
Terrein maaien en vegen
2 personen
Machines schoonmaken
3 personen
Machines veilig stallen
3 personen
Koelingen inschakelen
Boodschappen doen
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Beveiligingshekken plaatsen
3 personen
Looproute afzetten
2 personen
Machines opstellen
5 personen
Demonstratiezones inrichten
4 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Ontvangst bezoekers
3 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Programma toelichten
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Machinedemonstraties begeleiden
4 personen
Verkeersstromen begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verlichting controleren
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Beveiligingshekken verwijderen
3 personen
Machines terugplaatsen
5 personen
Afval sorteren
3 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Ontvangstbalie
Statafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare portofoonsaantal 6
Laptopsaantal 2
Kassaterminal
Mobiele verlichtingaantal 6

Veiligheid

Bouwhekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 6
Waarschuwingsbordenaantal 12
Veiligheidshelmenaantal 20
Veiligheidsvestenaantal 25
Veiligheidsbrillenaantal 20
Gehoorbeschermingaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 4

Presentatie

Informatiebordenaantal 12
Presentatiestandaardsaantal 8
Plattegrondenaantal 150
Programmafoldersaantal 150
Naambadgesaantal 40
Badgehoudersaantal 40
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Gemeentevlaggenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare koffiekopjesaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 120
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de bezoekersroute vast voordat je machines en demonstraties indeelt. Markeer zones met bouwhekken, verkeerskegels en afzetlint en controleer of bezoekers niet langs draaiende of bewegende machines komen.
Plan rondleidingen in vaste tijdsblokken en houd per groep een medewerker of vrijwilliger beschikbaar. Zet de indeling uiterlijk enkele dagen voor de open dag definitief, zodat aanmeldingen, naambadges en plattegronden kloppen.
Controleer techniek en stroom minstens één dag vooraf. Test geluidsinstallatie, microfoons, portofoons, verlengkabels en stekkerdozen op de plekken waar je ze gebruikt; neem mobiele verlichting mee voor donkere hoeken en binnenruimtes.
Regel catering op basis van de aanmeldingen en verzamel dieetwensen vóór je bestelt. Schakel koelkasten tijdig in, controleer koelboxen en zet koffiezetapparaten en waterkokers niet pas op het laatste moment klaar.
Maak het terrein vóór de ontvangst zichtbaar en schoon: maai en veeg, hang waarschuwingsborden op en zet machines veilig gestald wanneer ze niet worden gedemonstreerd. Reserveer na afloop tijd om materialen, afvalbakken en afzettingen te verwijderen en machines opnieuw veilig te stallen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open dag op de gemeentewerf organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, vergunningen en reserveringen. Verstuur uitnodigingen zodra route, rondleidingen en demonstraties voldoende vaststaan; plan de laatste controle van terrein en materiaal 1 dag van tevoren.
Welke veiligheidsmaatregelen heb ik nodig voor een open dag op de gemeentewerf?: Zet bezoekersroutes af met bouwhekken, verkeerskegels en afzetlint en plaats waarschuwingsborden bij risicozones. Zorg daarnaast voor veiligheidsvesten, helmen, brillen en gehoorbescherming waar de demonstratie dat vereist, plus minstens 1 gecontroleerde EHBO-koffer.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een open dag op de gemeentewerf?: Plan minimaal 1 persoon bij de ontvangst, 1 begeleider per rondleidingsgroep en 1 medewerker per actieve demonstratie. Voeg 1 floormanager toe voor portofooncontact, routevragen en onverwachte situaties; het exacte aantal hangt af van het aantal bezoekers en groepen.
Wanneer moet ik de catering en koelingen voor de open dag regelen?: Bestel catering nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verzameld, meestal uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf. Schakel koelkasten op de dag ervoor in en controleer op de ochtend zelf of dranken, koffie, water en afvalvoorzieningen op hun plaats staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.