Journée portes ouvertes au dépôt municipal : la checklist

Une journée portes ouvertes dans un dépôt municipal demande plus qu’un accueil et quelques machines à montrer. Il faut cadrer les autorisations, le parcours des visiteurs, les démonstrations et la sécurité avant d’inviter le public. Cette checklist suit l’organisation dans l’ordre, depuis la date et les réservations jusqu’au rangement final. Elle aide aussi à ne pas oublier les détails souvent réglés trop tard : badges, signalétique, talkies-walkies, protections et refroidisseurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier les autorisations
Faire les réservations
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les visites guidées
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les livraisons
Sélectionner les machines
2 personnes
Préparer les démonstrations
3 personnes
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
Vérifier les risques de sécurité
2 personnes
Préparer les panneaux d’information
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer le plan
Impression de la signalétique
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Commander le catering
Rassembler le matériel
3 personnes
Tondre et balayer le terrain
2 personnes
Nettoyer les machines
3 personnes
Ranger les machines en toute sécurité
3 personnes
Mettre les refroidisseurs en marche
Faire les courses
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer des barrières de sécurité
3 personnes
Balisage du parcours
2 personnes
Installer les machines
5 personnes
Aménager les zones de démonstration
4 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueil des visiteurs
3 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Animer les démonstrations de machines
4 personnes
Encadrer la circulation
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l'éclairage
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Retirer les barrières de sécurité
3 personnes
Remettre les machines en place
5 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Accueil
Tables hautesqté 6
Poubellesqté 8
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Talkies-walkies rechargeablesqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Terminal de caisse
Éclairage mobileqté 6

Sécurité

Barrières de chantierqté 20
Cônes de signalisationqté 20
Ruban de balisageqté 6
Panneaux d'avertissementqté 12
Casques de sécuritéqté 20
Gilets de sécuritéqté 25
Lunettes de sécuritéqté 20
Protection auditiveqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Extincteursqté 4

Présentation

Panneaux d'informationqté 12
Présentoirsqté 8
Plansqté 150
Brochures du programmeqté 150
Badges nominatifsqté 40
Porte-badgesqté 40
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux de la communeqté 4
Nappesqté 12
Arches de ballonsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à café réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 120
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et les autorisations avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite un délai pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Définissez le parcours des visiteurs avant de sélectionner les machines à présenter. Placez les barrières, cônes, rubans de balisage et panneaux d’avertissement aux endroits où le public ne doit pas circuler.
Répartissez les visites guidées et les bénévoles avec des rôles précis. Prévoyez des talkies-walkies rechargeables pour coordonner l’accueil, les démonstrations et les éventuels changements de groupe.
Testez au moins une fois les démonstrations, la sonorisation, les microphones et les rallonges avant le jour J. Vérifiez aussi que les casques, gilets, lunettes et protections auditives sont disponibles dans les bonnes quantités.
Ne gardez pas le nettoyage et le rangement pour la dernière heure. Tondez et balayez le terrain, nettoyez les machines, mettez les refroidisseurs en marche et sécurisez les équipements avant l’arrivée des visiteurs.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes au dépôt municipal ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires et de répartir les visiteurs dans les visites guidées.
Combien de temps prévoir pour préparer le parcours des visiteurs ?: Bloquez au moins 2 semaines avant l’événement pour définir, tester et signaler le parcours. Faites une vérification finale la veille, notamment autour des machines, des zones de démonstration et des accès réservés.
Quand vérifier le matériel de sécurité du dépôt municipal ?: Contrôlez les barrières, cônes, panneaux, trousses de premiers secours et équipements de protection au plus tard 7 jours avant. Refaites un contrôle le matin même avant l’ouverture au public.
Quand préparer les machines pour les démonstrations ?: Sélectionnez les machines et préparez les démonstrations au moins 10 jours avant la journée portes ouvertes. Nettoyez-les, rangez celles qui ne servent pas et faites un essai complet avant l’accueil des visiteurs.

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