Wat heb je nodig voor een open dag op de gemeentewerf?

Een open dag op de gemeentewerf vraagt om meer dan koffie en een paar tafels. Bezoekers lopen langs machines, volgen rondleidingen en komen op plekken waar veiligheid en duidelijke routing nodig zijn. Denk daarom vooraf aan ontvangst, catering, stroom, communicatie en afzetting. Op deze pagina staat de complete boodschappenlijst bij het plan, met onder meer tenten, koeling, portofoons, bewegwijzering en persoonlijke beschermingsmiddelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Ontvangstbalie
Statafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare portofoonsaantal 6
Laptopsaantal 2
Kassaterminal
Mobiele verlichtingaantal 6

Veiligheid

Bouwhekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 6
Waarschuwingsbordenaantal 12
Veiligheidshelmenaantal 20
Veiligheidsvestenaantal 25
Veiligheidsbrillenaantal 20
Gehoorbeschermingaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 4

Presentatie

Informatiebordenaantal 12
Presentatiestandaardsaantal 8
Plattegrondenaantal 150
Programmafoldersaantal 150
Naambadgesaantal 40
Badgehoudersaantal 40
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Gemeentevlaggenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare koffiekopjesaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 120
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Thee - 4 dozen
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 2 doosjes
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Iced tea - 8 flessen
- Spa Blauw - 10 kratten
- Spa Rood - 4 kratten
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Appels - 100 stuks
- Bananen - 60 stuks
- Druiven - 6 kilogram
- Miniwaterijsjes - 150 stuks
- Mini-muffins - 150 stuks
- Roomboterkoekjes - 8 pakken
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Zoutjes - 6 zakken
- Pindakaas - 2 potten
- Hummus - 6 bakjes
- Komkommer - 10 stuks
- Worteltjes - 4 kilogram
- Kruidenroomkaas - 6 bakjes
- Glutenvrije crackers - 4 pakken
- Vegan beleg - 6 verpakkingen
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witte broodjes - 150 stuks
- Mini-krentenbollen - 100 stuks
- Ketchup - 2 flessen
- Mayonaise - 2 flessen
- Servetten - 500 stuks
- Houten roerstaafjes - 300 stuks
- Papieren rietjes - 200 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Vloeibaar afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende spray - 2 flessen
- Handgel - 6 flacons
- Sponzen - 10 stuks
- Rubberen handschoenen - 10 paar
- Afvalzakken - 100 stuks

Tips

Reken voor koffie en thee op 2 consumpties per bezoeker bij een programma van 2 tot 3 uur. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, koelkasten en koelboxen uiterlijk de avond ervoor klaar.
Plan per rondleiding een route en gebruik bouwhekken, verkeerskegels, afzetlint en waarschuwingsborden om machines en werkzones af te schermen. Controleer de route nogmaals vóór de eerste bezoekers arriveren.
Voor demonstraties met machines heb je meer nodig dan een microfoon: leg veiligheidshelmen, veiligheidsvesten, veiligheidsbrillen en gehoorbescherming klaar voor iedereen die de afgezette zone in gaat.
Vergeet stroom op het terrein niet. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en test geluidsinstallatie, microfoons, mobiele verlichting, laptops en de kassaterminal minimaal 1 dag vooraf.
Maak bij de ontvangst ruimte voor registratie en informatie: gebruik een ontvangstbalie, naambadges, plattegronden en bewegwijzering. Zet afvalbakken, kapstokken en zitplaatsen vóór opening op hun vaste plek.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een open dag op de gemeentewerf?: Voorzie in ontvangstmeubilair, partytenten, klaptafels en stoelen, catering en koeling. Daarnaast zijn stroomvoorziening, geluidsapparatuur, portofoons, bewegwijzering, afzetmaterialen en veiligheidsmiddelen nodig.
Hoeveel tafels en stoelen heb ik nodig voor een open dag?: Baseer het aantal op het verwachte bezoekersaantal en de verblijfsduur. Reserveer bij een programma van 2 tot 3 uur in elk geval zitplaatsen voor bezoekers die wachten of koffie drinken, plus tafels voor ontvangst en informatie.
Wanneer moet ik de veiligheidsmaterialen voor de gemeentewerf regelen?: Regel bouwhekken, verkeerskegels, afzetlint, waarschuwingsborden en beschermingsmiddelen minimaal 1 week vooraf. Controleer de route en plaatsing opnieuw op de dag vóór de open dag.
Hoe vroeg moet ik techniek en catering klaarzetten?: Bevestig leveringen en catering uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf. Zet koelingen de avond ervoor aan en test geluidsinstallatie, microfoons, verlichting, laptops en kassaterminal minstens 1 dag vóór opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.