LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Open dag organiseren: checklist voor een goede voorbereiding

Een open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en wat koffie. Je moet bezoekers informeren, activiteiten bevestigen, vrijwilligers indelen en de locatie logisch inrichten. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar aanmeldingen, materialen en opbouw. Deze checklist helpt je om ook praktische zaken zoals dieetwensen, bewegwijzering, contant geld en een technische test niet te vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en programma vastleggen

    2 personen

  • Locatie reserveren

  • Open dag aanmelden

  • Uitnodigingen opstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Promotie ophangen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Activiteiten bevestigen

    2 personen

  • Leveringen reserveren

  • Plattegrond maken

    2 personen

  • Bewegwijzering maken

    2 personen

  • Programma afdrukken

  • Naamkaartjes maken

    2 personen

  • Contant geld regelen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    4 personen

  • Materialen verzamelen

    3 personen

  • Activiteiten klaarzetten

    3 personen

  • Techniek testen

    2 personen

  • Locatie controleren

    2 personen

  • Tent en luifel opbouwen

    4 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen plaatsen

    3 personen

  • Ontvangstbalie inrichten

    2 personen

  • Cateringtafel inrichten

    3 personen

  • Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • Afvalpunten plaatsen

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Bewegwijzering plaatsen

    2 personen

  • Informatiestands opbouwen

    4 personen

  • Spelmateriaal klaarleggen

    3 personen

  • Presentatiemateriaal klaarzetten

    2 personen

  • Geluidsinstallatie opstellen

    2 personen

  • Microfoon testen

    2 personen

  • Rondgang voor opening

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    3 personen

Event

  • Ontvangst bezoekers

    3 personen

  • Aanmeldingen registreren

    2 personen

  • Programma uitdelen

    2 personen

  • Bezoekers rondleiden

    4 personen

  • Informatiestand bemannen

    4 personen

  • Demonstraties begeleiden

    3 personen

  • Kinderactiviteiten begeleiden

    4 personen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken uitgeven

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Cateringvoorraad aanvullen

    2 personen

  • Tafels tussentijds afruimen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Programmaonderdelen aankondigen

  • Muziek verzorgen

  • Bezoekers naar uitgang begeleiden

    2 personen

Nazorg

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Catering opruimen

    4 personen

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Activiteitenmateriaal inpakken

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Keuken schoonmaken

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Materialen terugbrengen

    2 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opruimen

    2 personen

  • Locatie eindinspecteren

    2 personen

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 2
  • Klaptafelsaantal 12
  • Klapstoelenaantal 80
  • Statafelsaantal 6
  • Tafelkledenaantal 14
  • Kledingrekkenaantal 2

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 120
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Bordenaantal 100
  • Besteksetsaantal 100
  • Serveerplateausaantal 12
  • Schenk kannenaantal 8

Apparatuur

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Koelboxenaantal 4
  • Geluidsinstallatie
  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Laptopsaantal 2
  • Beamer
  • Projectiescherm

Decoratie

  • Vlaggenlijnenaantal 8
  • Ballonnenaantal 150
  • Ballonlintaantal 2
  • Bloemstukkenaantal 6
  • Krijtbordenaantal 8
  • Krijtstiftenaantal 12
  • Naamkaartjesaantal 100
  • Tafelnummersaantal 14

Verlichting

  • Ledlichtsnoerenaantal 6
  • Ledlampenaantal 10
  • Lantaarnsaantal 8

Keuken

  • Snijplankenaantal 4
  • Koksmesaantal 4
  • Serveertangenaantal 8
  • Mengkommenaantal 6
  • Thermoskannenaantal 6
  • Flessenopenersaantal 4
  • Koelelementenaantal 20

Registratie

  • Inschrijfformulierenaantal 120
  • Balpennenaantal 30
  • Clipboardmappenaantal 6
  • Polsbandjesaantal 120
  • Kleingeldkassa

Sportmateriaal

  • Spelletjesaantal 8
  • Pionnenaantal 20
  • Hoepelsaantal 6
  • Zitzakkenaantal 12

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Bezemsetsaantal 3
  • Vloertrekkersaantal 2
  • Emmersaantal 4
  • Dweilenaantal 4
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 8
  • Afvalgrijpersaantal 4
  • Handzeepdispensersaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg het programma en de activiteiten vroeg vast, zodat je uitnodigingen en promotie niet later opnieuw hoeft aan te passen. Plan per activiteit een verantwoordelijke en noteer begin- en eindtijd.
  • Verwerk aanmeldingen in één overzicht en verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de open dag. Gebruik het aantal deelnemers om hapjes, drank en servies in te schatten.
  • Maak de plattegrond voordat je tafels, tenten en activiteiten klaarzet. Controleer of bezoekers vanaf de ingang naar ontvangst, activiteiten, toiletten en uitgang kunnen komen zonder kruisingen.
  • Test geluidsinstallatie, draadloze microfoons, laptops, beamer en projectiescherm vooraf op de locatie. Neem verlengkabels en stekkerdozen mee en controleer of stroompunten bereikbaar zijn.
  • Zet de dag ervoor alvast dranken koud, naamkaartjes en programma’s klaar en verzamel materialen per onderdeel. Houd bij de opbouw tijd over voor een laatste locatiecontrole en het plaatsen van bewegwijzering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open dag organiseren?
Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren met datum, programma en locatie. Verstuur uitnodigingen en start promotie ongeveer 3 tot 4 weken vooraf, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen en vrijwilligers te verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een open dag?
Reken minimaal 1 vrijwilliger per afzonderlijke activiteit en daarnaast 2 mensen voor ontvangst en praktische vragen. Bij meerdere bezoekersstromen is een extra coördinator handig; maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer moet ik de techniek voor een open dag testen?
Test geluidsinstallatie, microfoons, laptop en beamer uiterlijk 1 dag vooraf op de echte locatie. Controleer ook kabels, stekkerdozen en stroompunten opnieuw tijdens de opbouw, voordat bezoekers binnenkomen.
Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig voor een open dag?
Gebruik het aantal aangemelde bezoekers als basis en reken voor het eerste uur ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon. Plan extra marge voor onverwachte bezoekers en stem hapjes af op de verzamelde dieetwensen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!