Checklist pour organiser une journée portes ouvertes

Une journée portes ouvertes demande plus qu’une date et quelques invitations. Il faut coordonner les inscriptions, les activités, les bénévoles, l’accueil et l’installation du lieu, souvent dans un délai court. Cette checklist rassemble les 72 tâches et 58 fournitures du plan, dans l’ordre où vous en aurez besoin. Vous y trouverez aussi les points souvent réglés trop tard : besoins alimentaires, livraisons, signalétique, badges, monnaie et tests techniques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Inscription pour la journée portes ouvertes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Afficher la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les activités
2 personnes
Réserver les livraisons
Créer le plan
2 personnes
Créer la signalisation
2 personnes
Imprimer le programme
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Prévoir de l’argent liquide
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer les activités
3 personnes
Tester la technique
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Monter la tente et l’auvent
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Monter les stands d’information
4 personnes
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
Installer le matériel de présentation
2 personnes
Installer le système son
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Visite préalable à l’ouverture
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueil des visiteurs
3 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Guider les visiteurs
4 personnes
Tenir le stand d'information
4 personnes
Encadrer les démonstrations
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le stock de traiteur
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Annoncer les éléments du programme
Fournir la musique
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Préparer le matériel d'activités
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Nappesqté 14
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 2
Compositions floralesqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12
Badges nominatifsqté 100
Numéros de tableqté 14

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 10
Lanternesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Saladiersqté 6
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Pains de glaceqté 20

Inscription

Formulaires d'inscriptionqté 120
Stylos à billeqté 30
Chemises à pinceqté 6
Braceletsqté 120
Caisse de petite monnaie

Matériel de sport

Jeuxqté 8
Cônesqté 20
Cerceauxqté 6
Poufsqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis lancez les inscriptions dès que les activités sont confirmées. Gardez au moins 2 à 3 semaines pour envoyer les invitations et traiter les réponses.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, pas la veille. Prévoyez ensuite les encas, les assiettes, les couverts et les boissons en fonction du nombre final de participants.
Attribuez chaque zone à un bénévole et prévoyez un responsable pour l’accueil, les activités et la technique. Une répartition écrite doit être envoyée au moins 3 jours avant l’ouverture.
Testez le système de sonorisation, les microphones, le vidéoprojecteur, l’écran et les rallonges avant l’arrivée du public. Faites ce test une fois le mobilier installé, car l’emplacement des tables peut modifier les branchements.
Installez la signalétique, les badges nominatifs, les programmes imprimés et les numéros de table avant l’ouverture. Gardez aussi de la monnaie et placez les boissons au frais suffisamment tôt pour éviter une préparation de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, diffuser les invitations, traiter les inscriptions, répartir les bénévoles et confirmer les livraisons.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les au moins 2 à 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’événement afin de connaître les besoins alimentaires et le matériel nécessaire.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 par activité et 1 personne référente pour la technique et l’installation. Ajoutez une personne de renfort pour les changements de salle, les pauses et les imprévus.
Quand installer les tables, les tentes et la signalétique ?: Installez le mobilier, les tentes et les auvents le jour même au moins 2 heures avant l’arrivée du public. La signalétique, les badges, les programmes et les tests techniques doivent être terminés 30 minutes avant l’ouverture.

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