Open dag organiseren: complete checklist

Een open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en wat koffie. Je regelt tegelijk de locatie, bezoekersstroom, rondleidingen, activiteiten, vrijwilligers en informatie voor gasten. Begin met datum, ruimtes en programma en werk daarna toe naar aanmeldingen, catering en materialen. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer moet gebeuren, zodat informatieborden, naamkaartjes, techniek en drankvoorraad niet pas op de ochtend zelf opduiken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en ruimtes reserveren
Vergunningen en meldingen controleren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Rondleidingen plannen
2 personen
Activiteiten selecteren
2 personen
Reserveringen maken
Catering bestellen
2 personen
Drankvoorraad bepalen
2 personen
Informatieborden maken
2 personen
Routebeschrijving publiceren
Programma online publiceren
Bezoekerslijst afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Ruimtes leegmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Informatietafels inrichten
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Rondleidingsroute markeren
2 personen
Activiteiten klaarzetten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers doorverwijzen
2 personen
Informatie verstrekken
3 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Activiteiten begeleiden
4 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Buffet netjes houden
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Fotomomenten begeleiden
Laatste rondleiding begeleiden
2 personen
Bezoekers informeren over einde
Uitgiftepunt sluiten
2 personen
Ontvangstbalie afsluiten
2 personen
Activiteiten beëindigen
4 personen

Nazorg

Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Materialen sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opbergen
2 personen
Naamkaartjes en lijsten vernietigen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Bedankbericht versturen
Foto's met toestemming delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Statafelsaantal 6
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Tafelkleedsetsaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 24

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Betaalterminalsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Drankdispensersaantal 3
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballongewichtenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Menukaarthoudersaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 10
Whiteboardsaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10
Zaklampenaantal 4

Sportmateriaal

Spelmaterialen
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 8
Touwtrektouw
Stiften en kleurpotlodenaantal 20
Kleurplatenaantal 150
Puzzelsaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 10
Brandblusdekenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen en activiteiten vóór je de uitnodiging verstuurt. Vermeld per onderdeel een starttijd, duur en maximale groepsgrootte, zodat bezoekers weten waarvoor ze zich aanmelden.
Open het aanmeldformulier uiterlijk enkele weken voor de open dag en verwerk dieetwensen direct. Gebruik de aanmeldingen daarna voor de bezoekerslijst, naamkaartjes en de indeling van rondleidingen.
Wijs vrijwilligers niet alleen een taak toe, maar ook een tijdstip en plek. Zorg bijvoorbeeld voor aparte bezetting bij ontvangst, rondleidingen, catering en het klaarzetten van informatieborden.
Controleer techniek en stroom minimaal één dag vooraf. Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon, mobiele speakers, verlengkabels en stekkerdozen op de plek waar ze worden gebruikt.
Bepaal de drankvoorraad op basis van het verwachte aantal bezoekers en de verblijfsduur. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, koelboxen en herbruikbare drinkglazen klaar voordat de eerste gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen of meldingen. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, vrijwilligersindeling, catering en materiaalcontrole.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een open dag?: Reken minimaal één vrijwilliger voor ontvangst en registratie, één begeleider per rondleiding en extra hulp voor catering en activiteiten. Bij meerdere gelijktijdige rondleidingen heb je dus minstens één begeleider per groep nodig.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een open dag?: Verstuur de uitnodiging ongeveer 4 weken vooraf en plaats daarna meerdere updates op sociale media. Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de open dag, zodat je bezoekerslijst, naamkaartjes en dieetwensen kunt verwerken.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een open dag?: Controleer de verwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik die informatie om partytenten, buitenactiviteiten, routeborden en de indeling van ruimtes tijdig aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.