Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas

Una jornada de puertas abiertas necesita más que una fecha y unas invitaciones. Hay que coordinar salas, permisos, inscripciones, visitas guiadas, voluntarios, catering y equipos para que todo funcione durante el día. Empieza a cerrar los servicios y las reservas con varias semanas de margen, y deja para la última semana las compras, las listas y la comprobación del tiempo. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen quedarse para el final.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar y las salas
Comprobar permisos y notificaciones
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
3 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Planificar las visitas guiadas
2 personas
Seleccionar actividades
2 personas
Hacer reservas
Pedir el catering
2 personas
Determinar el stock de bebidas
2 personas
Hacer carteles informativos
2 personas
Publicar la ruta
Publicar el programa en línea
Imprimir la lista de visitantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Vaciado de espacios
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar mesas de información
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Marcar la ruta de la visita guiada
2 personas
Preparar las actividades
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Comprobar los baños
Colocar cubos de basura
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Atender la recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Redirigir a los visitantes
2 personas
Proporcionar información
3 personas
Guiar visitas
3 personas
Coordinar actividades
4 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Mantener el buffet ordenado
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
Coordinar los momentos fotográficos
Guiar la última visita
2 personas
Informar a los visitantes sobre el final
Cerrar el punto de distribución
2 personas
Cerrar el mostrador de recepción
2 personas
Finalizar actividades
4 personas

Seguimiento

Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar espacios
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el catering sobrante
2 personas
Destruir tarjetas de nombre y listas
Recoger objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos con permiso

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 12
Mesas altascant. 6
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 8
Juegos de mantelescant. 12
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharonescant. 12
Cuencoscant. 24

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Altavoces móvilescant. 2
Micrófono
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Terminales de pagocant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Termoscant. 8
Dispensadores de bebidascant. 3
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 150
Pesos para globoscant. 8
Arreglos floralescant. 6
Portamenúscant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Paneles informativoscant. 10
Pizarras blancascant. 3

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 10
Linternascant. 4

Material deportivo

Materiales de juego
Conoscant. 20
Aroscant. 8
Cuerda para tira y afloja
Rotuladores y lápices de colorescant. 20
Libros para colorearcant. 150
Puzlescant. 6

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escobas de manocant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 10
Manta ignífugacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las salas antes de abrir las inscripciones. Así puedes publicar horarios concretos y evitar cambios cuando ya se hayan apuntado visitantes.
Abre el formulario de inscripción con al menos 3 semanas de antelación y pregunta por preferencias dietéticas desde el primer momento. Reserva después el catering según las respuestas recibidas.
Asigna los voluntarios por turnos y funciones, no solo por zona. Para una visita guiada de 60 minutos, deja unos minutos entre grupos para entradas, preguntas y posibles retrasos.
Publica la ruta y el programa en línea, pero prepara también carteles informativos para el lugar. El día del evento, imprime la lista de visitantes y prepara las tarjetas de nombre antes de recibir al primer grupo.
Haz una prueba técnica el día anterior: micrófono, altavoces, portátil, proyector, pantalla, terminales de pago, cables y regletas. Comprueba también las carpas, mesas, sillas, bebidas y material de cocina antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?: Empieza la planificación al menos 6 semanas antes. Reserva pronto el lugar, las salas, las actividades y el catering; deja la compra final, las tarjetas de nombre y la lista de visitantes para los últimos 2 o 3 días.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una jornada de puertas abiertas?: Abre el formulario unas 3 semanas antes y fija una fecha de cierre entre 3 y 5 días antes del evento. Ese margen permite confirmar el catering, ajustar los grupos y preparar la lista de visitantes.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Calcula al menos 1 voluntario por punto de atención o actividad y añade 1 persona de coordinación por cada 5 a 8 voluntarios. Para visitas guiadas, asigna además un responsable por grupo y deja turnos de descanso.
¿Qué hay que comprobar el día anterior?: Comprueba durante una revisión de 60 a 90 minutos el montaje, la ruta, los carteles, el pronóstico, las bebidas y todo el equipo audiovisual. Prueba cada toma con los cables y regletas conectados, y confirma que los pagos funcionan.

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