Organiser une journée portes ouvertes sans rien oublier

Une journée portes ouvertes se prépare en plusieurs étapes : fixer le programme, gérer les inscriptions, coordonner les bénévoles et préparer l’accueil sur place. Commence par réserver les espaces et vérifier les autorisations, puis avance vers la communication et la logistique. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les visiteurs, les visites guidées, la restauration et le matériel. Cette checklist t’aide à suivre l’ordre des préparatifs et à repérer les oublis fréquents.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les espaces
Vérifier les autorisations et les déclarations
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
3 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Planifier les visites guidées
2 personnes
Sélectionner les activités
2 personnes
Faire les réservations
Commander le catering
2 personnes
Déterminer le stock de boissons
2 personnes
Créer les panneaux d'information
2 personnes
Publier l’itinéraire
Publier le programme en ligne
Imprimer la liste des visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Vider les espaces
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables d’information
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Balisage du parcours de visite
2 personnes
Préparer les activités
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Vérifier les toilettes
Installer les poubelles
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Orienter les visiteurs
2 personnes
Fournir les informations
3 personnes
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Encadrer les activités
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Encadrer les séances photo
Accompagner la dernière visite guidée
2 personnes
Informer les visiteurs de la fin
Fermer le point de distribution
2 personnes
Fermer le comptoir d’accueil
2 personnes
Terminer les activités
4 personnes

Suivi

Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le catering restant
2 personnes
Détruire les badges nominatifs et les listes
Rassembler les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos avec autorisation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 12
Tables hautesqté 6
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Sets de nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 12
Petits bolsqté 24

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Terminaux de paiementqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Saladiersqté 6
Thermosqté 8
Distributeurs de boissonsqté 3
Pains de glaceqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Poids pour ballonsqté 8
Compositions floralesqté 6
Porte-menusqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 10
Tableaux blancsqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 10
Lampes de pocheqté 4

Matériel de sport

Matériel de jeu
Cônesqté 20
Cerceauxqté 8
Corde de tir à la corde
Feutres et crayons de couleurqté 20
Coloriagesqté 150
Puzzlesqté 6

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balais à mainqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 10
Couverture anti-feuqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme avant de lancer les invitations : prévois les horaires des visites guidées, les activités et le temps nécessaire entre deux groupes.
Ouvre le formulaire d’inscription suffisamment tôt et demande les besoins alimentaires. Imprime ensuite la liste des visiteurs et prépare les badges nominatifs avant le jour J.
Répartis les bénévoles par créneaux et par missions : accueil, orientation, visites, restauration et rangement. Prévois au moins une personne de remplacement par créneau.
Vérifie les besoins techniques sur place au moins une semaine avant : alimentation électrique, rallonges, multiprises, sonorisation, ordinateur, vidéoprojecteur et écran.
Contrôle la météo 48 heures avant l’ouverture. Si des tentes, tables ou équipements extérieurs sont prévus, confirme leur installation et garde un plan intérieur prêt.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Cela laisse le temps de réserver le lieu, vérifier les autorisations, préparer la communication et recruter les bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoie les invitations 4 à 6 semaines avant l’événement, puis fais un rappel 7 jours avant. Ferme ou mets à jour les inscriptions 2 à 3 jours avant pour finaliser l’accueil et la restauration.
Combien de bénévoles prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour l’orientation et 1 accompagnateur par visite guidée. Ajoute une personne de remplacement par créneau afin de couvrir les absences.
Quand préparer le matériel et les badges des visiteurs ?: Rassemble le matériel 3 à 5 jours avant et teste les équipements techniques au plus tard la veille. Imprime la liste des visiteurs et prépare les badges le jour précédent, après la dernière mise à jour des inscriptions.

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