Open dag organiseren: checklist van voorbereiding tot afronding

Een open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen bezoekers uitnodigen. Je legt vooraf het programma, de ruimte en de bezoekersinformatie vast en controleert of activiteitenmateriaal en techniek werken. Op de dag zelf draait het om een duidelijke ontvangst, zichtbare routebordjes, ingerichte activiteitentafels en een soepel koffiepunt. Deze checklist bevat 46 taken en 39 spullen, zodat je niets vergeet tussen de eerste aanmelding en de laatste veiligheidscontrole.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Ruimte reserveren
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Informatie voor bezoekers maken
Route- en zaalbordjes maken
Naamkaartjes voorbereiden
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
Locatie vooraf schoonmaken
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Activiteitentafels inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma toelichten
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Activiteiten begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Overgebleven voedsel verpakken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Kapstokrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Drankkannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Decoratie

Welkomstbannersaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 50
Naamkaartjesaantal 100
Plakbandaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Activiteiten

Bordspellenaantal 8
Puzzelboekenaantal 12
Speelkaartenaantal 8
Kleurpotlodenaantal 10
Tekenpapieraantal 200
Pennenaantal 40
Quizkaartenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de bezoekersstroom minstens één week vooraf: bepaal waar de ontvangsttafel, het koffiepunt en de activiteitentafels komen en maak route- en zaalbordjes voordat je de locatie inricht.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen doorlopend, niet pas op de laatste dag. Druk de deelnemerslijst kort voor de open dag af en leg naamkaartjes klaar bij de ontvangsttafel.
Test techniek uiterlijk één dag van tevoren met de geluidsinstallatie, luidsprekers, draadloze microfoons, verlengkabels en stekkerdozen. Controleer op locatie opnieuw het bereik en de stroomaansluitingen.
Koel dranken tijdig en zet koffievoorzieningen apart klaar. Reken per bezoekersblok op extra glazen, koffiekopjes, borden, besteksets en afvalbakken, zodat het uitserveren niet stilvalt.
Houd voor de opening een vast controleblok van minimaal 30 minuten aan: controleer de schoonmaak, tafels, stoelen, kapstokrekken, bewegwijzering, activiteitenmaterialen en vluchtroutes voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de ruimte, het programma en de uitnodigingen. Reserveer de laatste week voor aanmeldingen, dieetwensen, materialen, boodschappen en een techniektest.
Wat moet ik klaarzetten bij de ontvangst van een open dag?: Zet minimaal de ontvangsttafel, deelnemerslijst, naamkaartjes, welkomstinformatie en routebordjes klaar. Plan dit uiterlijk 30 minuten voor opening, zodat bezoekers niet hoeven te wachten bij binnenkomst.
Hoeveel tijd kost het opbouwen van een open dag?: Reken voor een kleine open dag op 2 tot 3 uur opbouwtijd. Daarin plaats je tafels en stoelen, richt je koffie- en activiteitentafels in, hang je versiering op en test je de geluidsinstallatie.
Wanneer moet ik hapjes en drankjes regelen voor een open dag?: Doe de boodschappen uiterlijk 1 tot 2 dagen vooraf en verzamel dieetwensen voordat je de hapjes voorbereidt. Koel dranken enkele uren voor aanvang en zet hapjes pas vlak voor de opening klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.