Checklist pour organiser une journée portes ouvertes

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Trois à quatre semaines avant, réserve la salle, fixe les horaires et envoie les invitations. Prévois une date limite d’inscription au moins 5 jours avant l’événement pour pouvoir traiter les réponses et les besoins alimentaires.
• Deux à trois jours avant, imprime la liste des participants, prépare les badges nominatifs et vérifie les supports destinés aux visiteurs. Prépare aussi les panneaux de direction : l’entrée, l’accueil, les salles d’activités et les sanitaires doivent être identifiables dès l’arrivée.
• La veille, nettoie le lieu, fais les courses et prépare les en-cas qui peuvent l’être à l’avance. Refroidis les boissons plusieurs heures avant l’ouverture et vérifie que les tasses, verres, assiettes, couverts et plateaux sont disponibles en quantité suffisante.
• Le jour J, installe d’abord les tables et les chaises, puis la table d’accueil et le point café. Prévois un espace distinct pour les activités, avec les jeux, livres de puzzles et cartes à jouer déjà répartis sur les tables.
• Teste la sonorisation avant l’arrivée des visiteurs, y compris les microphones sans fil, les rallonges et les multiprises. Termine par un contrôle de sécurité : câbles fixés, passages dégagés, poubelles accessibles et matériel correctement acheminé sur le site.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes ?

Commencez idéalement 3 à 4 semaines avant. Réservez la salle et fixez le programme au début, puis envoyez les invitations et gardez les 5 derniers jours pour les inscriptions, les besoins alimentaires et les préparatifs finaux.

Que prévoir pour l’accueil d’une journée portes ouvertes ?

Prévoyez une table d’accueil, la liste imprimée des participants, des badges nominatifs et des informations pour les visiteurs. Installez également les panneaux de direction avant l’ouverture, afin que chaque personne trouve la salle et les activités sans aide.

Combien de temps prévoir pour installer la salle ?

Prévoyez au moins 2 à 3 heures le jour même pour acheminer le matériel, installer les tables et les chaises, préparer l’accueil, aménager les activités et mettre en place le café. Ajoutez 30 minutes pour tester la sonorisation et effectuer le contrôle de sécurité.

Que préparer la veille d’une journée portes ouvertes ?

Nettoyez le lieu, faites les courses, préparez les en-cas, rassemblez le matériel d’activités et vérifiez la technique la veille. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et gardez le matin de l’événement pour l’installation et le dernier contrôle.

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