Open dag organiseren: checklist en planning

Een open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en wat koffie. Leg eerst datum, ruimtes, activiteiten en route vast en werk daarna toe naar aanmeldingen, vrijwilligers en materialen. Bevestig leveringen op tijd, verzamel dieetwensen en test techniek voordat bezoekers komen. Op de dag zelf draait het om een duidelijke ontvangst, veilige looproutes en per activiteit gesorteerde spullen. Gebruik deze checklist als volgorde voor de voorbereiding en uitvoering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Ruimtes en activiteiten bepalen
2 personen
Open dag aanmelden bij bestuur
Reserveringen voor locatie maken
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposter verspreiden
2 personen
Online evenement publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Activiteitenbegeleiders briefen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
Leveringen bevestigen
Programma en route afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijst afdrukken
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
Materialen per activiteit sorteren
3 personen
Techniek en verlichting testen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Locatie controleren op veiligheid
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Entree en ontvangsttafel opbouwen
2 personen
Activiteitenhoeken inrichten
5 personen
Versiering ophangen
3 personen
Route- en programmaborden plaatsen
2 personen
Koffie- en drankpunt opbouwen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Activiteitenmaterialen klaarleggen
5 personen
Briefing ontvangstteam houden
3 personen
Briefing activiteitenbegeleiders houden
8 personen
Laatste zaalcontrole uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Programma toelichten
2 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Workshops begeleiden
8 personen
Demonstraties verzorgen
4 personen
Informatiestand bemannen
2 personen
Nieuwe leden inschrijven
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Fotomomenten begeleiden
Aankondigingen verzorgen
Avondprogramma begeleiden
5 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Activiteitenmaterialen verzamelen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen
Foto's met bezoekers delen
Ledenadministratie bijwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Ontvangsttafel
Klapstoelenaantal 10
Kapstokkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoon
Fotocamera
Flip-oversaantal 3
Flip-overstiftenaantal 12
Whiteboardsaantal 3
Whiteboardstiftenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Serveerbestekaantal 12
Koelmattenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Fotowand
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Scharenaantal 6
Kleefgumaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stofzuiger
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en activiteiten. Zo houd je nog tijd over voor uitnodigingen, promotie en het indelen van vrijwilligers.
Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en publiceer het online evenement tegelijk. Plan een sluitingsmoment voor aanmeldingen, zodat je catering, naamkaartjes en aanwezigheidslijsten niet op het laatste moment hoeft te maken.
Maak 7 dagen vooraf een overzicht van dieetwensen en vrijwilligers. Brief activiteitenbegeleiders met hun tijden, route en materialen; een losse mondelinge afspraak op de ochtend zelf leidt snel tot gaten in het programma.
Controleer 2 dagen vooraf de voorraad en doe dan de boodschappen. Sla gekoelde producten direct gekoeld op en bevestig leveringen opnieuw, zodat koffie, servies en catering niet tegelijk met de ontvangst geregeld moeten worden.
Plan 60 tot 90 minuten voor opening voor veiligheid, tafels en stoelen, techniek en ontvangst. Test beamer, speakers, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór bezoekers binnenkomen en leg materialen per activiteit klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer dan de locatie, leg programma en ruimtes vast en start met uitnodigingen en promotie.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een open dag?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de open dag. Houd de aanmeldingen daarna dagelijks bij en sluit ze uiterlijk 7 dagen vooraf als je aantallen voor catering en naamkaartjes nodig hebt.
Hoeveel tijd heb je nodig om een open dag klaar te zetten?: Reken op 60 tot 90 minuten vóór opening voor het openen en controleren van de locatie, het plaatsen van tafels en stoelen, het testen van techniek en het inrichten van de ontvangsttafel.
Wanneer regel je catering voor een open dag?: Bereken de hoeveelheden zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 7 dagen vooraf. Bevestig leveringen opnieuw 2 dagen voor de open dag en controleer dan ook servies, gekoelde opslag en dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.