Journée portes ouvertes : la checklist pour tout préparer

Une journée portes ouvertes réussie se prépare dans un ordre précis : date, programme, espaces, inscriptions, équipe et logistique. Cette checklist couvre les étapes qui passent facilement à la trappe, de la validation par le conseil d’administration au rangement du matériel par activité. Prévoyez aussi les documents d’accueil, les badges, le catering et les tests techniques avant l’arrivée du public. Le jour J, vous pourrez ainsi vous concentrer sur les visiteurs plutôt que sur les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir les espaces et les activités
2 personnes
Inscrire la journée portes ouvertes auprès du conseil d’administration
Faire des réservations pour le lieu
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
Publier l'événement en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Briefer les animateurs d’activités
2 personnes
Calculer les quantités de catering
Confirmer les livraisons
Imprimer le programme et l’itinéraire
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Stocker les courses au frais
2 personnes
Trier le matériel par activité
3 personnes
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la sécurité du lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter l’entrée et la table d’accueil
2 personnes
Aménager les espaces d’activités
5 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours et de programme
2 personnes
Installer le point café et boissons
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer le matériel d’activités
5 personnes
Animer le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Faire le briefing des animateurs d’activités
8 personnes
Effectuer le contrôle final de la salle
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Encadrer les ateliers
8 personnes
Assurer les démonstrations
4 personnes
Tenir le stand d'information
2 personnes
Inscrire les nouveaux membres
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Encadrer les séances photo
Assurer les annonces
Encadrer le programme du soir
5 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel d’activité
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Partager des photos avec les visiteurs
Mettre à jour l’administration des membres

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Table d’accueil
Chaises pliantesqté 10
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Appareil photo
Chevaletsqté 3
Feutres pour paperboardqté 12
Tableaux blancsqté 3
Marqueurs pour tableau blancqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Couverts de serviceqté 12
Tapis rafraîchissantsqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Mur photo
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100
Ciseauxqté 6
Pâte adhésiveqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Aspirateur
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le programme, puis faites valider la journée par le conseil d’administration avant de réserver le lieu ou de diffuser les invitations. Gardez au moins 6 semaines pour gérer les inscriptions et les ajustements.
Définissez chaque espace et chaque activité avant de répartir les bénévoles. Attribuez au minimum une personne à l’accueil, une par activité et une personne référente pour les imprévus.
Clôturez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de calculer le catering, les besoins alimentaires et les badges nominatifs. Imprimez aussi la liste de présence et le programme avec l’itinéraire avant le jour J.
Regroupez le matériel par activité plutôt que par catégorie générale. Testez les ordinateurs, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs, le microphone, les rallonges et les multiprises au moins la veille.
Prévoyez une heure avant l’ouverture pour installer les tables et les chaises, préparer la table d’accueil, vérifier la sécurité et mettre les boissons au frais. Confirmez les livraisons et vérifiez les stocks avant de faire les dernières courses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de fixer le programme, réserver le lieu, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et organiser les bénévoles sans tout concentrer sur les derniers jours.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement. Relancez les personnes inscrites 7 jours avant avec les horaires, l’itinéraire et les informations pratiques.
Quand calculer les quantités de catering ?: Faites le calcul 5 à 7 jours avant la journée portes ouvertes, une fois les inscriptions presque closes. Ajoutez les besoins alimentaires recueillis et confirmez la livraison au plus tard la veille.
Que préparer la veille d’une journée portes ouvertes ?: La veille, vérifiez les stocks, rangez les achats au frais, triez le matériel par activité et testez la technique et l’éclairage. Préparez également les badges, la liste de présence, le programme et l’itinéraire pour éviter l’impression de dernière minute.

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