Boodschappenlijst voor een open dag

Voor een open dag heb je meer nodig dan koffie en een paar tafels. Bezoekers moeten hun weg vinden, zich kunnen aanmelden en ergens kunnen zitten, terwijl activiteiten en presentaties blijven draaien. Gebruik deze lijst om meubilair, servies, dranken, techniek en materialen op tijd te verzamelen. Controleer uiterlijk één week vooraf wat al aanwezig is en wat je nog moet kopen of lenen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Kapstokrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Drankkannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Decoratie

Welkomstbannersaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 50
Naamkaartjesaantal 100
Plakbandaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Activiteiten

Bordspellenaantal 8
Puzzelboekenaantal 12
Speelkaartenaantal 8
Kleurpotlodenaantal 10
Tekenpapieraantal 200
Pennenaantal 40
Quizkaartenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Theezakjes - 200 stuks
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 200 stuks
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 2 liter
- Chocolademelk - 4 liter
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Spa Blauw - 8 flessen
- Spa Rood - 4 flessen
- Bier - 48 flesjes
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Witte wijn - 6 flessen
- Rode wijn - 4 flessen
- Toastjes - 10 pakken
- Stokbroden - 8 stuks
- Roomboter - 1 kilo
- Jonge kaas - 2 kilo
- Belegen kaas - 2 kilo
- Roomkaas - 1 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Komkommers - 8 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 50 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Mini-gehaktballetjes - 3 kilo
- Vegetarische hapjes - 2 kilo
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Zoutjes - 4 zakken
- Koekjes - 8 pakken
- Appeltaarten - 4 stuks
- Slagroom - 6 bussen
- Servetten - 300 stuks
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Toiletpapier - 24 rollen

Tips

Reken voor koffie en thee op ongeveer 2 kopjes per bezoeker en zet naast koffiezetapparaten ook waterkokers en thermoskannen klaar. Zo kun je tijdens piekmomenten blijven bijschenken zonder een apparaat vrij te moeten maken.
Voorzie per bezoeker minstens 1 glas, bord en bestekset als er hapjes worden geserveerd. Leg daarnaast per ontvangst- of hapjestafel een serveerblad, schaaltjes en serveertangen klaar.
Plan minimaal 2 duidelijke route- of zaalbordjes vanaf de ingang naar de ontvangsttafel en de activiteitenruimte. Neem extra plakband mee; losse bewegwijzering is een van de eerste dingen die tijdens een open dag losraakt.
Test luidsprekers, draadloze microfoons, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk de dag ervoor op dezelfde plek als tijdens de open dag. Houd minstens 1 vrije stekkerdoos achter de hand voor een onverwacht koffiezetapparaat of extra activiteit.
Zet voor activiteiten minstens 1 tafel per activiteit klaar en controleer bordspellen, puzzelboeken en speelkaarten vooraf op ontbrekende onderdelen. Bewaar klein materiaal in schaaltjes of dozen, zodat het niet tussen de ontvangstspullen verdwijnt.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een open dag?: Neem in elk geval koffie- en drinkmateriaal, servies, hapjesschalen, afvalbakken, routebordjes, naamkaartjes en materiaal voor de activiteiten mee. Voor techniek zijn luidsprekers, microfoons, verlengkabels en stekkerdozen nodig als er presentaties of mededelingen zijn.
Hoeveel kopjes heb ik nodig voor een open dag?: Reken op ongeveer 2 kopjes per bezoeker wanneer de open dag enkele uren duurt. Voor 50 bezoekers zijn dat 100 kopjes, plus minstens 10 extra voor breuk, afwas of onverwachte aanloop.
Hoeveel stoelen en tafels heb ik nodig?: Zet voor het zitgedeelte ongeveer 1 stoel per bezoeker die tegelijk blijft zitten en minstens 1 tafel per activiteit klaar. Controleer de verwachte piekbezetting uiterlijk één week vooraf, omdat een open dag vaak bezoekers zonder aanmelding aantrekt.
Wanneer moet ik de spullen voor een open dag regelen?: Regel meubilair, techniek en activiteitenmateriaal minimaal 1 week vooraf. Koop houdbare boodschappen uiterlijk 2 dagen van tevoren en koel dranken en zet hapjes pas op de dag zelf klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.