Journée portes ouvertes : la liste de courses

Une journée portes ouvertes demande plus que des boissons et quelques chaises. Il faut pouvoir accueillir les visiteurs, les orienter, leur proposer une pause et maintenir les activités en ordre pendant plusieurs heures. Cette liste regroupe le matériel à acheter ou à emprunter : mobilier, vaisselle, café, signalétique, décoration, jeux et équipement audio. Prévoyez les quantités selon le nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge pour les visiteurs qui se présentent sans inscription.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Pichets à boissonqté 4
Glacièresqté 4
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Bannières de bienvenueqté 2
Nappesqté 8
Ballonsqté 50
Badges nominatifsqté 100
Ruban adhésifqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Activités

Jeux de sociétéqté 8
Livres de puzzlesqté 12
Cartes à jouerqté 8
Crayons de couleurqté 10
Papier à dessinqté 200
Stylosqté 40
Cartes-quizqté 6

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Sachets de thé - 200 pièces
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait - 8 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Lait chocolaté - 4 litres
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Toasts - 10 paquets
- Baguettes - 8 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Mini boulettes de viande - 3 kilos
- Amuse-bouches végétariens - 2 kilo
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Snacks salés - 4 sachets
- Biscuits - 8 paquets
- Tartes aux pommes - 4 pièces
- Crème fouettée - 6 bombes
- Serviettes - 300 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux

Conseils

Prévoyez environ 1 chaise par visiteur attendu, plus 10 % de réserve pour les accompagnants et les temps d’attente. Gardez aussi quelques tables libres pour l’accueil, les activités et le point café.
Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant les deux premières heures, puis ajustez selon la durée d’ouverture. Refroidissez les boissons au moins 4 heures avant le début et gardez une partie dans des glacières.
Pour le café, prévoyez 1 tasse par personne et environ 2 portions de café par visiteur qui s’arrête au point café. Les thermos et les pichets évitent de bloquer les machines pendant les arrivées.
Préparez les badges nominatifs et les panneaux avant le jour J : comptez 1 badge par inscrit, plus 15 % vierges. Emportez au moins 2 rouleaux de ruban adhésif pour fixer les indications et les bannières.
Testez les haut-parleurs, les microphones, les rallonges et les multiprises la veille, puis prévoyez 1 multiprise et 1 rallonge de secours. Pour les activités, sortez les jeux, livres de puzzles et cartes à jouer avant l’arrivée du premier visiteur.

Questions fréquentes

Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez du mobilier pour l’accueil et les activités, de la vaisselle, des boissons, du café, des collations, des badges, des panneaux, des jeux et le matériel audio. Ajoutez environ 10 à 15 % de réserve pour les visiteurs non inscrits et les consommables oubliés.
Combien de boissons acheter pour une journée portes ouvertes ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour les deux premières heures, puis environ 1 boisson supplémentaire par heure. Prévoyez aussi une marge de 10 % et mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’ouverture.
Combien de badges préparer pour les visiteurs ?: Préparez un badge par participant inscrit et 15 % de badges vierges en plus. Si 100 personnes sont inscrites, prévoyez donc au moins 115 badges, avec des marqueurs ou un système d’écriture à l’accueil.
Quand installer le matériel d’une journée portes ouvertes ?: Installez les tables, les chaises, l’accueil, les panneaux et les activités le jour même, au moins 2 heures avant l’ouverture. Testez le son et les microphones la veille, puis refaites un contrôle de sécurité dans l’heure précédant l’arrivée du public.

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