Wat heb je nodig voor een open dag?

Voor een open dag heb je meer nodig dan koffie, hapjes en een paar tafels. Bezoekers moeten hun weg vinden, zich kunnen aanmelden en op meerdere plekken prettig kunnen blijven staan of zitten. Denk daarom ook aan naamkaartjes, tafelnummers, kledingrekken en een werkende geluidsinstallatie. Op deze boodschappenlijst staan de spullen die je vooraf moet kopen, lenen of reserveren, inclusief materiaal voor presentaties, activiteiten en een eventuele buitenopstelling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 14
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerplateausaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Tafelnummersaantal 14

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10
Lantaarnsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Koelelementenaantal 20

Registratie

Inschrijfformulierenaantal 120
Balpennenaantal 30
Clipboardmappenaantal 6
Polsbandjesaantal 120
Kleingeldkassa

Sportmateriaal

Spelletjesaantal 8
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 6
Zitzakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Theeassortiment - 6 dozen
- Cacaopoeder - 2 bussen
- Suiker - 3 kilogram
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 4 liter
- Slagroom - 6 bussen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 10 flessen
- Sinas - 8 flessen
- IJsthee - 8 flessen
- Spa Blauw - 36 flessen
- Spa Rood - 12 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Bier - 6 kratten
- Alcoholvrij bier - 2 kratten
- Rode wijn - 8 flessen
- Witte wijn - 8 flessen
- Alcoholvrije bubbels - 4 flessen
- IJsblokjes - 12 zakken
- Stokbroden - 12 stuks
- Mini broodjes - 120 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Achterham - 2 kilogram
- Kipfiletbeleg - 2 kilogram
- Hummus - 12 kuipjes
- Roomkaas - 8 kuipjes
- Komkommers - 8 stuks
- Tomaten - 3 kilogram
- Rucola - 6 zakken
- Kruidenboter - 8 kuipjes
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoutjesmix - 6 zakken
- Popcorn - 4 zakken
- Mini koekjes - 8 pakken
- Brownies - 100 stuks
- Appels - 8 kilogram
- Bananen - 6 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Worteltjes - 4 kilogram
- Komkommer - 6 stuks
- Hummus snackbekers - 80 stuks
- Vegetarische wraps - 60 stuks
- Vegan muffins - 40 stuks
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Allergenenkaartjes - 30 stuks
- Servetten - 300 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Aluminiumfolie - 3 rollen
- Vershoudfolie - 3 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Vaatwastabletten - 60 stuks
- Allesreiniger - 3 flessen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 6 flessen
- Desinfecterende handgel - 6 flessen
- Afvalzakken - 80 stuks
- Diepvrieszakken - 2 dozen
- Keukenhandschoenen - 4 dozen
- Zakdoekjes - 10 pakjes

Tips

Reken voor koffie en thee op één kopje per bezoeker plus ongeveer 10% reserve. Zet minstens twee koffiezetapparaten of een koffiezetapparaat en waterkoker klaar als bezoekers verspreid binnenkomen.
Voorzie per bezoeker minimaal één herbruikbare beker, bord en bestekset; bij een open dag van 100 bezoekers heb je dus 110 sets nodig als je tussendoor niet afwast.
Plan per buitenzone minstens één partytent of luifel en leg tafelkleden, tafels en stoelen uiterlijk de dag ervoor apart. Zo kun je bij regen of felle zon snel omschakelen.
Test laptops, beamer, projectiescherm, geluidsinstallatie en draadloze microfoons minimaal 24 uur vooraf. Neem per gebruikte aansluiting één verlengkabel en een stekkerdoos mee, plus reservekabels waar mogelijk.
Maak bewegwijzering en programma’s niet pas op de ochtend zelf. Leg krijtborden, krijtstiften, naamkaartjes, tafelnummers en decoratie per ingang of activiteit klaar, zodat vrijwilligers ze direct kunnen ophangen of neerzetten.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een open dag?: Zorg in elk geval voor servies, koffie- en drinkvoorzieningen, hapjesschalen, tafels en stoelen, bewegwijzering en materiaal voor activiteiten. Voeg techniek, tenten en kledingrekken toe als je presentaties, buitenactiviteiten of een garderobe organiseert.
Hoeveel bekers heb ik nodig voor een open dag?: Neem één beker per verwachte bezoeker plus 10% reserve. Voor 75 bezoekers zijn dat bijvoorbeeld 83 herbruikbare bekers; bij een evenement zonder afwasmogelijkheid kun je beter extra voorraad meenemen.
Hoeveel stoelen en tafels heb ik nodig voor een open dag?: Zet voor ongeveer een derde van de bezoekers tegelijk een stoel klaar als mensen vooral rondlopen. Bij 90 bezoekers betekent dat circa 30 stoelen, aangevuld met klaptafels en statafels voor ontvangst, activiteiten en catering.
Wanneer moet ik de spullen voor een open dag regelen?: Reserveer partytenten, meubilair, geluidsinstallatie en microfoons minimaal twee tot vier weken vooraf. Controleer en verzamel alle kleinere spullen, zoals naamkaartjes, verlengkabels en krijtstiften, uiterlijk één dag voor de open dag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.