Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?

Une journée portes ouvertes demande plus que des tables et des boissons. Il faut pouvoir accueillir les visiteurs, les orienter, présenter le programme et faire fonctionner les activités sans interruption. Cette liste regroupe le mobilier, la vaisselle, le matériel technique et les éléments de signalétique à acheter ou à emprunter. Prévoyez les consommables selon le nombre d’inscrits, avec une marge de 10 à 15 % pour les visiteurs de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Nappesqté 14
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 2
Compositions floralesqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12
Badges nominatifsqté 100
Numéros de tableqté 14

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 10
Lanternesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Saladiersqté 6
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Pains de glaceqté 20

Inscription

Formulaires d'inscriptionqté 120
Stylos à billeqté 30
Chemises à pinceqté 6
Braceletsqté 120
Caisse de petite monnaie

Matériel de sport

Jeuxqté 8
Cônesqté 20
Cerceauxqté 6
Poufsqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Assortiment de thés - 6 boîtes
- Poudre de cacao - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Crème fouettée - 6 bombes
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 10 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 36 bouteilles
- Spa Rood - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Bulles sans alcool - 4 bouteilles
- Glaçons - 12 sacs
- Baguettes - 12 pièces
- Mini pains - 120 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 8 pots
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Roquette - 6 sacs
- Beurre aux herbes - 8 barquettes
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Mélange de snacks salés - 6 sachets
- Popcorn - 4 sacs
- Mini biscuits - 8 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 6 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Carottes - 4 kilogrammes
- Concombre - 6 pièces
- Gobelets snack au houmous - 80 pièces
- Wraps végétariens - 60 pièces
- Muffins vegan - 40 pièces
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Cartes des allergènes - 30 pièces
- Serviettes - 300 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Gants de cuisine - 4 boîtes
- Mouchoirs - 10 paquets

Conseils

Prévoyez au moins un gobelet réutilisable par visiteur attendu, plus 10 % de réserve. Ajoutez des tasses et des cuillères séparément si le café est servi pendant toute la matinée.
Pour le café et l’eau chaude, comptez une machine à café ou une bouilloire par zone de service très fréquentée. Testez les rallonges et multiprises au moins 24 heures avant l’ouverture.
Préparez les badges nominatifs avant le jour J et gardez-en 10 à 15 % vierges pour les visiteurs non inscrits. Placez les marqueurs craie et les panneaux en ardoise à l’accueil, pas dans un carton éloigné.
Réservez les tentes, tables pliantes, chaises et tables hautes dès que la date et le lieu sont fixés. Une livraison tardive peut empêcher l’installation de la signalétique et des activités.
Prévoyez un système de sonorisation, des microphones sans fil et un vidéoprojecteur uniquement après avoir vérifié les prises disponibles. Gardez au moins une rallonge et une multiprise de rechange par espace équipé.

Questions fréquentes

Combien de gobelets faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Comptez un gobelet réutilisable par visiteur attendu, puis ajoutez une réserve de 10 à 15 %. Pour 100 visiteurs, prévoyez donc 110 à 115 gobelets.
Quand faut-il préparer les badges nominatifs ?: Imprimez les badges 2 à 3 jours avant la journée portes ouvertes, après le traitement des inscriptions. Gardez 10 à 15 % de badges vierges pour les arrivées sans inscription.
Combien de temps avant faut-il réserver le matériel ?: Réservez les tentes, le mobilier et le matériel technique dès que le lieu et la date sont confirmés, idéalement au moins 2 à 3 semaines avant. Vérifiez la livraison et l’alimentation électrique 24 heures avant l’ouverture.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour les visiteurs ?: Prévoyez une assiette et un jeu de couverts par personne attendue, avec 10 % de marge. Pour 80 visiteurs, cela représente 88 assiettes et 88 jeux de couverts.

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