Boodschappenlijst voor een open dag

Voor een open dag heb je meer nodig dan koffie en een paar tafels. Bezoekers moeten bij binnenkomst snel worden ontvangen, hun route kunnen vinden en zonder wachten kunnen deelnemen aan activiteiten. Denk daarom naast catering aan naamkaartjes, aanwezigheidsregistratie, techniek en materiaal per ruimte. Gebruik deze boodschappenlijst als controle vóór je bestelt of boodschappen doet, vooral voor spullen die je pas mist wanneer de locatie al open is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Ontvangsttafel
Klapstoelenaantal 10
Kapstokkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoon
Fotocamera
Flip-oversaantal 3
Flip-overstiftenaantal 12
Whiteboardsaantal 3
Whiteboardstiftenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Serveerbestekaantal 12
Koelmattenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Fotowand
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Scharenaantal 6
Kleefgumaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stofzuiger
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Theezakjes - 250 stuks
- Cacaopoeder - 2 pakken
- Suiker - 3 kilogram
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 12 stuks
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Spa Blauw - 8 kratten
- Spa Rood - 3 kratten
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Alcoholvrij bier - 3 kratten
- Bier - 5 kratten
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Bubbels - 4 flessen
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Salsa - 6 potten
- Gezouten pinda's - 4 zakken
- Borrelnoten - 4 zakken
- Zoute stengels - 6 zakken
- Mini kaasblokjes - 3 kilogram
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Brie - 1 kilogram
- Hummus - 10 bakjes
- Roomkaas - 8 bakjes
- Boter - 1 kilogram
- Stokbroden - 20 stuks
- Crackers - 12 pakken
- Wraps - 8 pakken
- Komkommers - 12 stuks
- Cherrytomaten - 4 kilogram
- Wortels - 3 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Appels - 50 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Mini muffins - 150 stuks
- Roomboterkoekjes - 8 pakken
- Brownies - 100 stuks
- Glutenvrije crackers - 4 pakken
- Glutenvrije koekjes - 4 pakken
- Vegan beleg - 6 bakjes
- Vegan wraps - 3 pakken
- Mayonaise - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Olijfolie - 1 fles
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 potje
- Papieren servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Handzeep - 6 flessen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Toiletreiniger - 3 flessen
- Desinfectiedoekjes - 6 pakken
- Sponsjes - 12 stuks
- Rubberen handschoenen - 6 paar
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Naamstickers - 150 stuks
- Balpennen - 30 stuks
- Notitieblokken - 20 stuks
- Enveloppen - 150 stuks
- Polsbandjes - 150 stuks
- Programmaflyers - 200 stuks
- Lidmaatschapsformulieren - 100 stuks
- Pennen voor activiteiten - 100 stuks
- Potloden - 100 stuks
- Kleurpotloden - 20 dozen
- Tekenpapier - 500 vellen
- Gekleurd papier - 300 vellen
- Lijmstiften - 30 stuks
- Acrylverf - 20 flessen
- Kwasten - 50 stuks
- Klei - 10 kilogram
- Houten stokjes - 500 stuks

Tips

Plan per activiteit een aparte materiaalset en leg die uiterlijk de dag ervoor klaar. Zo voorkom je dat begeleiders tijdens de open dag nog moeten zoeken naar snijplanken, mengkommen, laptops of verlengsnoeren.
Reken voor koffie, thee en water op minstens 2 consumpties per bezoeker gedurende de eerste twee uur. Zet gekoelde producten in koelboxen en controleer de levering minimaal 24 uur vooraf.
Voorzie bij de ontvangsttafel naamkaartjes, een aanwezigheidslijst en een programma of route per bezoeker. Print hiervan ongeveer 10% extra, zodat late aanmeldingen en beschadigde exemplaren geen probleem zijn.
Test laptops, beamer, projectiescherm, speakers en microfoon samen op de plek waar ze worden gebruikt. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar en test de techniek uiterlijk de avond ervoor.
Zet per ruimte een afvalbak en voldoende zitplaatsen klaar, met klapstoelen als de opstelling wisselt. Controleer vóór opening ook kapstokken, looproutes en tafels op veiligheid; dit wordt vaak pas bij de eerste bezoekers opgemerkt.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een open dag?: Neem naast tafels en stoelen ook een ontvangsttafel, naamkaartjes, aanwezigheidslijsten, programma’s, afvalbakken, bekers, kopjes, borden, bestek en serveermateriaal op. Voeg per activiteit de benodigde keuken-, presentatie- of demonstratiematerialen toe.
Hoeveel koffie en drinken heb ik nodig voor een open dag?: Reken op minimaal 2 consumpties per bezoeker voor de eerste twee uur. Bestel daarnaast ongeveer 10% extra bekers, koffie, thee en water voor onverwachte bezoekers en morsen.
Wanneer moet ik de spullen voor een open dag klaarzetten?: Sorteer materialen per activiteit uiterlijk de dag vóór de open dag. Zet gekoelde boodschappen zo laat mogelijk klaar, bij voorkeur binnen 2 uur vóór opening, en test alle techniek uiterlijk de avond ervoor.
Hoeveel programma’s en naamkaartjes moet ik printen?: Print voor elke verwachte bezoeker één programma of route en één naamkaartje, plus ongeveer 10% reserve. Bij 100 verwachte bezoekers zijn dat dus 110 exemplaren van elk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.