Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?

Une journée portes ouvertes demande surtout une organisation précise de l’accueil, des espaces et du ravitaillement. Prévoyez une table d’accueil, des badges, une liste de présence et le programme imprimé dès l’ouverture. Pour le café et les boissons, comptez les gobelets, tasses, pichets, thermos et glacières avant de faire les courses. Le matériel technique doit être testé sur place, avec rallonges et multiprises disponibles pour éviter les retards.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Table d’accueil
Chaises pliantesqté 10
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Appareil photo
Chevaletsqté 3
Feutres pour paperboardqté 12
Tableaux blancsqté 3
Marqueurs pour tableau blancqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Couverts de serviceqté 12
Tapis rafraîchissantsqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Mur photo
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100
Ciseauxqté 6
Pâte adhésiveqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Aspirateur
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Sachets de thé - 250 pièces
- Poudre de cacao - 2 paquets
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 12 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 8 caisses
- Spa Rood - 3 caisses
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Bière - 5 casiers
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Salsa - 6 pots
- Cacahuètes salées - 4 sacs
- Mélange apéritif - 4 sacs
- Gressins salés - 6 sachets
- Mini cubes de fromage - 3 kilogrammes
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Brie - 1 kilogramme
- Houmous - 10 barquettes
- Fromage frais - 8 pots
- Beurre - 1 kilogramme
- Baguettes - 20 pièces
- Crackers - 12 paquets
- Wraps - 8 paquets
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Mini muffins - 150 pièces
- Biscuits au beurre - 8 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Biscuits sans gluten - 4 paquets
- Garnitures végétaliennes - 6 pots
- Wraps vegan - 3 packs
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Gants en caoutchouc - 6 paires
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Étiquettes nominatives - 150 pièces
- Stylos à bille - 30 pièces
- Bloc-notes - 20 pièces
- Enveloppes - 150 pièces
- Bracelets - 150 pièces
- Flyers du programme - 200 pièces
- Formulaires d’adhésion - 100 pièces
- Stylos pour activités - 100 pièces
- Crayons - 100 pièces
- Crayons de couleur - 20 boîtes
- Papier à dessin - 500 feuilles
- Papier de couleur - 300 feuilles
- Bâtons de colle - 30 pièces
- Peinture acrylique - 20 bouteilles
- Pinceaux - 50 pièces
- Argile - 10 kilogrammes
- Bâtonnets en bois - 500 pièces

Conseils

Installez la table d’accueil avant l’arrivée du public et prévoyez un badge nominatif par participant inscrit, plus environ 10 % de badges vierges pour les visiteurs de dernière minute.
Pour le café, préparez au moins 2 tasses par personne attendue et gardez 1 thermos supplémentaire pour renouveler le service sans interrompre l’accueil.
Prévoyez une assiette, un gobelet et un jeu de couverts par personne, avec une réserve d’environ 10 % pour les inscriptions non prévues ou le remplacement de vaisselle sale.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone au moins 60 minutes avant l’ouverture. Prenez au minimum 2 rallonges et 2 multiprises si plusieurs activités utilisent du matériel électrique.
Répartissez les tables, chaises, chaises pliantes et porte-manteaux par espace avant l’installation. Gardez les poubelles visibles près de l’accueil et des zones de restauration, plutôt que de les chercher pendant la journée.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez de la vaisselle, du café et des boissons, ainsi que le matériel d’accueil : badges, supports imprimés et liste de présence. Ajoutez les fournitures nécessaires aux activités et vérifiez les stocks avant de faire les courses.
Combien de gobelets prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Comptez au moins 2 gobelets réutilisables par personne attendue, puis ajoutez une marge de 10 %. Pour 50 visiteurs, prévoyez donc au minimum 110 gobelets afin de couvrir les échanges et les pertes.
Quand préparer le matériel d’une journée portes ouvertes ?: Triez le matériel par activité la veille et stockez les produits frais au réfrigérateur. Le jour même, testez la technique et l’éclairage au moins 60 minutes avant l’ouverture.
Combien de chaises faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez une chaise par personne assise dans chaque espace, puis ajoutez 10 % de chaises pliantes en réserve. Cette marge permet d’installer rapidement des places supplémentaires sans déplacer tout le mobilier.

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