Checklist voor een oogstmarkt met rommelmarkt

Een oogstmarkt met rommelmarkt vraagt om twee duidelijke stromen: standhouders met hun verkoopplaatsen en bezoekers die hun weg moeten vinden. Leg eerst datum, locatie, vergunningen en stroom vast; regel daarna kramen, deelnemers en promotie. In de laatste week draait alles om bevestigingen, route-informatie, betalingen en vrijwilligers. Deze checklist helpt je de 79 taken in de juiste volgorde af te werken, van eerste reservering tot gekoelde dranken op de marktdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Leveranciers benaderen
2 personen
Kramen reserveren
Stroompunten controleren
2 personen
Plattegrond tekenen
2 personen
Verkoopplaatsen nummeren
2 personen
Deelnemers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Markt promoten
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Verkoopvoorwaarden versturen
Standhouders bevestigen
2 personen
Routebeschrijving versturen
Reserveringen maken
Betalingen registreren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Standhouderslijst afdrukken
Bewegwijzering afdrukken
Contantgeld bestellen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Groente en fruit sorteren
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kassa's voorbereiden
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Weerplan bekendmaken
Terrein inspecteren
2 personen
Kramen lossen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Marktplekken markeren
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Eetpunt inrichten
3 personen
Kassa inrichten
2 personen
Groente en fruit uitstallen
4 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plek wijzen
3 personen
Laatste veiligheidsronde
2 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Kassa bemannen
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verlichting controleren
Voorraad aanvullen
2 personen
Contante betalingen afstorten
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Standhouders laten afbouwen
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Marktplekken ontruimen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Afval scheiden
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Kramen laden
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Leveranciersfacturen verzamelen
Borg van standhouders afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsetsaantal 6
Statafelsaantal 6
Klaptafel kassaaantal 2
Opbergkastenaantal 3
Kledingrekkenaantal 6
Krattenaantal 30
Houten palletsaantal 12
Tafelkledenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Koelkastenaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare lampenaantal 10
Portofoonsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
IJslepelsaantal 4
Keukenrollenhoudersaantal 4

Decoratie

Jute tafellopersaantal 12
Hooibalenaantal 12
Houten kratdecoratieaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 12
Krijtbordenaantal 12
Krijtstiftenaantal 12
Kunstbloemboekettenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Lantaarnsaantal 12
LED-lampenaantal 20

Schoonmaak

Stofzuiger
Bezemsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Afzetlintaantal 4
Verzwaarbare parasolvoetenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12

Catering

Kassakistjesaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Menubordenaantal 6
Prijshoudersaantal 40
Uitgiftebladenaantal 8
Boodschappen

Tips

Controleer vergunningen, verzekering en stroompunten zodra datum en locatie vaststaan. Zonder die informatie kun je de plattegrond, het aantal kramen en de indeling van verkoopplaatsen niet betrouwbaar afronden.
Nummer iedere verkoopplaats op de plattegrond en stuur standhouders hun plaats, routebeschrijving en verkoopvoorwaarden uiterlijk één week vooraf. Zo voorkom je vragen bij aankomst en opstoppingen bij het opbouwen.
Houd deelnemersregistratie en betalingen apart bij en maak één standhouderslijst voor de organisatie. Print die lijst en de bewegwijzering uiterlijk de dag ervoor; op de marktdag wil je niet afhankelijk zijn van een printer of internetverbinding.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok, met extra bezetting rond opbouw en afbouw. Wijs minstens één aanspreekpunt aan voor kramen, één voor betalingen en één voor vragen van standhouders.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan welke partytenten, tafels en verlichting nodig zijn. Koel dranken pas kort voor opening en test verlengkabels, stekkerdozen en betaalterminals voordat bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een oogstmarkt met rommelmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Reserveer daarna de kramen en benader standhouders; plan de definitieve bevestigingen en route-informatie uiterlijk 7 dagen voor de markt.
Wanneer moet ik standhouders bevestigen voor een oogstmarkt?: Bevestig standhouders uiterlijk één week vooraf, zodra verkoopplaats, voorwaarden en betaling geregistreerd zijn. Stuur tegelijk hun nummer, routebeschrijving en praktische informatie over opbouw en aankomst.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een oogstmarkt met rommelmarkt?: Reken op minimaal 1 coördinator, 1 aanspreekpunt voor standhouders, 1 persoon voor betalingen en 1 vrijwilliger voor opbouw en afbouw. Bij meer dan 20 verkoopplaatsen is een extra vrijwilliger voor ontvangst en bewegwijzering verstandig.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor de markt controleren?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van de markt. Neem op basis daarvan de beslissing over partytenten, tafels, oplaadbare lampen en de bescherming van spullen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.