Checklist para organizar un mercado de cosecha con mercadillo

Un mercado de cosecha con mercadillo necesita más que puestos y productos: hay que coordinar permisos, expositores, pagos, electricidad y montaje. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden correcto, desde reservar el lugar hasta enfriar las bebidas y colocar la señalización. También incluye los detalles que suelen quedarse para el último día, como confirmar las preferencias dietéticas, preparar el plano y asignar voluntarios. Úsala como guía de trabajo y consulta las listas de tareas y materiales para no olvidar nada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Contactar a los proveedores
2 personas
Reservar puestos
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Dibujar el plano
2 personas
Numerar los puestos de venta
2 personas
Captar participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Promocionar el mercado
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar condiciones de venta
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Enviar indicaciones
Hacer reservas
Registrar pagos
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir la lista de expositores
Imprimir la señalización
Encargar efectivo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Clasificar verduras y frutas
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar las cajas registradoras
2 personas
Preparar los materiales
3 personas
Anunciar el plan en caso de mal tiempo
Inspeccionar el recinto
2 personas
Descargar puestos
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Marcar los puestos del mercado
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el punto de comida
3 personas
Preparar la caja
2 personas
Exhibir verduras y frutas
4 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores dónde ir
3 personas
Última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el punto de información
2 personas
Atender la caja
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar la iluminación
Reponer existencias
2 personas
Depositar los pagos en efectivo
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

Desalojar los puestos del mercado
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Separar residuos
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Cargar los puestos
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Recoger facturas de proveedores
Gestionar la fianza de los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 18
Sillas plegablescant. 40
Mesas con bancoscant. 6
Mesas altascant. 6
Caja registradora plegablecant. 2
Armarios de almacenamientocant. 3
Percheroscant. 6
Cajonescant. 30
Palés de maderacant. 12
Mantelescant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Neverascant. 2
Terminales de pagocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Lámparas recargablescant. 10
Walkie-talkiescant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Termoscant. 8
Cucharillas para heladocant. 4
Portarrollos de papel de cocinacant. 4

Decoración

Manteles de yutecant. 12
Fardos de henocant. 12
Decoración de cajas de maderacant. 20
Guirnaldascant. 12
Pizarrascant. 12
Rotuladores de tizacant. 12
Ramos de flores artificialescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Farolescant. 12
Lámparas LEDcant. 20

Limpieza

Aspiradora
Escobascant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Cinta de balizamientocant. 4
Bases de sombrilla con pesocant. 12
Guantes de trabajocant. 12

Catering

Cajas registradorascant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Carteles del menúcant. 6
Portaprecioscant. 40
Hojas de entregacant. 8
Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de contactar con los expositores. Comprueba con varias semanas de margen los permisos necesarios, el seguro y los puntos de electricidad disponibles.
Dibuja el plano antes de numerar los puestos. Deja pasillos despejados y marca dónde irán las carpas, las mesas, la caja registradora y las zonas de almacenamiento.
Envía a cada participante las condiciones de venta y las indicaciones de montaje con antelación. Pide también sus preferencias dietéticas y confirma las inscripciones antes de imprimir la lista de expositores.
Calcula la electricidad por zonas, no solo por aparato. Revisa qué máquinas de café, neveras, lámparas y terminales de pago se conectarán a cada regleta y prepara cables alargadores suficientes.
Comprueba el pronóstico del tiempo el día anterior y el mismo día. Si hay riesgo de lluvia o viento, confirma las carpas, protege los materiales y asigna voluntarios concretos para el montaje y el desmontaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de cosecha?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha y lugar, revisar permisos, reservar puestos y contactar con proveedores. Durante las 2 últimas semanas conviene cerrar inscripciones, pagos, voluntarios, señalización y compras.
¿Qué hay que preparar para los expositores del mercadillo?: Prepara un plano con los puestos numerados, las condiciones de venta y unas indicaciones de llegada y montaje. Envía esta información entre 7 y 14 días antes, y confirma después cualquier necesidad de mesa, silla o electricidad.
¿Cuánta bebida hay que comprar para un mercado de cosecha?: Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora adicional. Añade agua suficiente y enfría las bebidas al menos 4 horas antes de abrir.
¿Cuándo hay que imprimir la señalización y la lista de expositores?: Imprime la lista de expositores y la señalización entre 1 y 2 días antes, cuando las inscripciones y los pagos estén comprobados. Lleva algunas copias extra para sustituir cambios de última hora o carteles dañados.

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