Zo organiseer je een oogstfeest zonder last-minute gedoe

Begin een oogstfeest niet met versiering of boodschappen, maar met datum, programma en locatie. Controleer daarna vergunningen, reserveringen en leveranciers, zodat je weet wat vaststaat voordat de uitnodigingen eruit gaan. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen op tijd en vertaal die naar aantallen voor eten, servies en zitplaatsen. In de laatste week draait alles om het draaiboek, de vrijwilligersindeling, het weer en verse producten. Zo blijft op de dag zelf duidelijk wie wat doet en wanneer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en terrein controleren
2 personen
3
Vergunningen en meldingen regelen
4
Reserveringen maken
5
Leveranciers bevestigen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Kinderactiviteiten selecteren
2 personen
11
Draaiboek afdrukken
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Contactlijst maken
14
Weersvoorspelling controleren
15
Voorraad controleren
2 personen
16
Boodschappenlijst finaliseren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Verse producten ophalen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Activiteitenmateriaal sorteren
2 personen
21
Naamkaartjes voorbereiden
22
Menukaarten printen
23
Terrein vegen
2 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen plaatsen
4 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Podiumvrije speelruimte maken
2 personen
28
Versiering ophangen
3 personen
29
Verlichting ophangen
3 personen
30
Geluidsapparatuur plaatsen
2 personen
31
Stroom en kabels beveiligen
2 personen
32
Buffettafels inrichten
3 personen
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Spelstations klaarzetten
4 personen
35
Knutseltafels klaarzetten
2 personen
36
Eetwaren voorbereiden
4 personen
37
Broodjes en beleg klaarzetten
3 personen
38
Fruit en salades snijden
3 personen
39
Toiletten controleren

Event

40
Entree en registratie bemannen
2 personen
41
Bezoekers welkom heten
2 personen
42
Openingsprogramma begeleiden
2 personen
43
Oogsttafel demonstreren
2 personen
44
Kinderspellen begeleiden
4 personen
45
Knutselactiviteit begeleiden
3 personen
46
Speurtocht begeleiden
3 personen
47
Pompoenactiviteiten begeleiden
3 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet aanvullen
3 personen
52
Warme gerechten uitserveren
4 personen
53
Eettafels afruimen
3 personen
54
Muziek verzorgen
55
Dansactiviteit begeleiden
2 personen
56
Avondactiviteit begeleiden
3 personen
57
Licht en terrein controleren
2 personen
58
Laatste ronde afval verzamelen
2 personen
59
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
60
Eten en drinken veilig afsluiten
2 personen

Nazorg

61
Meubilair afbreken
4 personen
62
Partytenten afbreken
4 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Keuken schoonmaken
2 personen
66
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
67
Terrein schoonmaken
4 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Voorraad terugpakken
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Huurmaterialen retourneren
2 personen
72
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 6
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 140
Kommetjesaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Drinkglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 60
Messenaantal 140
Vorkenaantal 140
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 10
Dienbladenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Jute tafellopersaantal 12
Strobalenaantal 20
Houten kratjesaantal 16
Lege glazen pottenaantal 30
Kunstbladerenaantal 60
Vlaggenlijnenaantal 12
Welkomstbord
Menubordenaantal 4
Naamkaartjesaantal 150
Krijtbordstiftenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Dunschillersaantal 3
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Keukentangenaantal 6
Aluminium bakplatenaantal 6
Voedselbakkenaantal 12
Koelmattenaantal 12
Flessenopenersaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Sportmateriaal

Hoepelsaantal 8
Zachte ballenaantal 12
Pionnenaantal 24
Springtouwenaantal 8
Kruiwagensaantal 2
Houten lepelsaantal 20
Aardappelzakkenaantal 12
Speurtochtbakjesaantal 20
Prijzenbekersaantal 30

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 48

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en locatie eerst vast. Controleer meteen of partytenten, tafels, stoelen en buffetr ruimte passen op het terrein; pas daarna kun je aantallen en indeling betrouwbaar bepalen.
Stuur uitnodigingen zodra programma en locatie definitief zijn en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf. Gebruik die lijst ook om dieetwensen, kinderen en benodigde naamkaartjes te verzamelen.
Plan vergunningen, meldingen en leveranciers niet in de laatste week. Zet een controlemoment op 14 dagen vooraf om reserveringen, materiaal en leveringen één voor één te bevestigen.
Maak het draaiboek uiterlijk 2 dagen vooraf en druk meerdere exemplaren af. Noteer per onderdeel een verantwoordelijke, een starttijd en een telefoonnummer uit de contactlijst.
Doe houdbare boodschappen eerder, maar haal verse producten pas kort voor het feest op en koel dranken op tijd. Controleer de weersvoorspelling 48 uur vooraf, zodat je tenten, tafels en activiteiten nog kunt aanpassen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een oogstfeest organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, programma en locatie. Regel vergunningen, reserveringen en leveranciers bij voorkeur uiterlijk 4 weken vooraf; houd de laatste 7 dagen vrij voor aantallen, boodschappen en weersmaatregelen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een oogstfeest?: Verstuur de uitnodigingen zodra locatie en programma vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Laat gasten uiterlijk 7 dagen voor het feest reageren, zodat je eten, servies, stoelen en naamkaartjes kunt afstemmen.
Wanneer maak je een draaiboek voor een oogstfeest?: Maak de eerste versie ongeveer 1 week vooraf en werk die uiterlijk 2 dagen vooraf bij. Druk dan meerdere exemplaren af voor de organisatie en vrijwilligers, met tijden, taken en contactgegevens.
Hoe bereid je een oogstfeest voor bij slecht weer?: Controleer de voorspelling 48 uur vooraf en bepaal dan of je partytenten, tafels en activiteiten anders moet plaatsen. Controleer op de ochtend zelf nog één keer het terrein en zorg dat de route naar eten en zitplaatsen droog en veilig blijft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.