Cómo organizar una fiesta de la cosecha sin imprevistos

Organizar una fiesta de la cosecha resulta más sencillo si avanzas en un orden fijo: primero fecha, programa y recinto; después permisos, reservas e invitados. Las preferencias dietéticas, las actividades infantiles y el reparto de voluntarios conviene cerrarlos antes de comprar. En los últimos días se concentran el inventario, los productos frescos, las bebidas y el montaje. Este plan reúne 72 tareas y 70 artículos para que no llegues al día del evento improvisando mesas, sillas o material.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Revisar el recinto y el terreno
2 personas
3
Gestionar permisos y notificaciones
4
Hacer reservas
5
Confirmar proveedores
6
Redactar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Seleccionar actividades infantiles
2 personas
11
Imprimir el plan de trabajo
12
Asignar voluntarios
2 personas
13
Crear una lista de contactos
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Comprobar el inventario
2 personas
16
Finalizar la lista de compras
2 personas
17
Hacer la compra
3 personas
18
Recoger productos frescos
2 personas
19
Enfriar bebidas
2 personas
20
Clasificar el material de actividades
2 personas
21
Preparar tarjetas de nombre
22
Imprimir menús
23
Barrer el recinto
2 personas
24
Montar mesas
4 personas
25
Colocar las sillas
4 personas
26
Montar las carpas
4 personas
27
Crear un espacio de juego sin escenario
2 personas
28
Colgar la decoración
3 personas
29
Colgar la iluminación
3 personas
30
Colocar el equipo de sonido
2 personas
31
Asegurar la electricidad y los cables
2 personas
32
Montar mesas de buffet
3 personas
33
Montar el punto de café
2 personas
34
Preparar las estaciones de juego
4 personas
35
Preparar las mesas de manualidades
2 personas
36
Preparar los alimentos
4 personas
37
Preparar panecillos y rellenos
3 personas
38
Cortar fruta y ensaladas
3 personas
39
Comprobar los baños

Evento

40
Atender la entrada y el registro
2 personas
41
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
42
Coordinar el programa de apertura
2 personas
43
Demostrar la mesa de cosecha
2 personas
44
Coordinar los juegos infantiles
4 personas
45
Coordinar la actividad de manualidades
3 personas
46
Guiar la búsqueda del tesoro
3 personas
47
Guiar las actividades con calabazas
3 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Reponer el bufé
3 personas
52
Servir los platos calientes
4 personas
53
Retirar los platos de las mesas
3 personas
54
Proporcionar la música
55
Guiar la actividad de baile
2 personas
56
Coordinar la actividad nocturna
3 personas
57
Comprobar la iluminación y el terreno
2 personas
58
Recoger los últimos residuos
2 personas
59
Despedir a los visitantes
2 personas
60
Cerrar de forma segura la comida y la bebida
2 personas

Seguimiento

61
Desmontar el mobiliario
4 personas
62
Desmontar las carpas
4 personas
63
Retirar la decoración
3 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Limpiar la cocina
2 personas
66
Separar y desechar los residuos
3 personas
67
Limpiar el recinto
4 personas
68
Limpiar los baños
2 personas
69
Recoger el stock
2 personas
70
Devolver los objetos prestados
2 personas
71
Devolver el material alquilado
2 personas
72
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 6
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Mesas de vestuariocant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 140
Cuencoscant. 80
Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 160
Copas de vinocant. 60
Cuchilloscant. 140
Tenedorescant. 140
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Cuencos de serviciocant. 12
Bandejas de servircant. 10
Bandejascant. 8

Decoración

Mantelescant. 18
Manteles de yutecant. 12
Pacas de pajacant. 20
Cajones de maderacant. 16
Tarros de vidrio vacíoscant. 30
Hojas artificialescant. 60
Guirnaldascant. 12
Cartel de bienvenida
Carteles del menúcant. 4
Tarjetas de nombrecant. 150
Rotuladores para pizarracant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Peladorescant. 3
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzas de cocinacant. 6
Bandejas de horno de aluminiocant. 6
Bandejas de comidacant. 12
Alfombrillas de refrigeracióncant. 12
Abrebotellascant. 4
Termoscant. 6

Material deportivo

Aroscant. 8
Pelotas blandascant. 12
Conoscant. 24
Cuerdas para saltarcant. 8
Carretillascant. 2
Cucharas de maderacant. 20
Sacos de patatascant. 12
Bandejas para la búsqueda del tesorocant. 20
Trofeoscant. 30

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Faroles LEDcant. 12
Bateríascant. 48

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Papeleracant. 8
Contenedores de basuracant. 4

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha, el programa y el recinto. Revisa el terreno antes de reservar: una carpa, una mesa de buffet o las mesas de cerveza necesitan una superficie estable y espacio suficiente para circular.
Gestiona los permisos y las notificaciones al principio, antes de confirmar proveedores. Deja al menos 2 semanas de margen para resolver requisitos del recinto o cambios en el programa.
Envía las invitaciones con tiempo y cierra las inscripciones varios días antes. Usa ese plazo para recoger preferencias dietéticas, preparar las tarjetas de nombre e imprimir los menús según el número final de asistentes.
Asigna voluntarios y prepara una lista de contactos antes del montaje. Imprime el plan de trabajo y reparte funciones concretas: una persona para el recinto, otra para el buffet, otra para las actividades infantiles y otra para recibir a los invitados.
Haz una última comprobación entre 24 y 48 horas antes: pronóstico, inventario y lista de compras. Enfría las bebidas con antelación, recoge los productos frescos cerca del evento y clasifica el material de actividades para no buscarlo durante la fiesta.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de la cosecha?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, programa, recinto, permisos y proveedores. Deja la confirmación final de invitados, compras y montaje para la última semana.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una fiesta de la cosecha?: Envíalas al menos 3 semanas antes y fija una fecha límite de respuesta 7 días antes del evento. Así puedes calcular comida, vajilla, sillas, tarjetas de nombre y actividades infantiles.
¿Cuándo se deben comprar los alimentos y enfriar las bebidas?: Compra los productos no perecederos entre 3 y 5 días antes. Recoge los productos frescos el día anterior o el mismo día y enfría las bebidas con varias horas de antelación.
¿Qué se prepara el día anterior en una fiesta de la cosecha?: El día anterior puedes revisar el inventario, clasificar el material, preparar tarjetas de nombre, imprimir menús y comprobar el pronóstico. El montaje de mesas, sillas y decoración debe comenzar con tiempo suficiente el día del evento.

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