Comment organiser une fête des récoltes

Une fête des récoltes réussie se prépare dans un ordre précis : cadrer la date et le programme, sécuriser le lieu, puis gérer les inscriptions et les fournisseurs. Prévoyez dès le départ les besoins alimentaires, les activités des enfants et la répartition des bénévoles. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les réservations, contrôler les stocks et récupérer les produits frais. Le jour même, gardez du temps pour installer les tables, les chaises, les tentes et la signalétique avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Vérifier le lieu et le terrain
2 personnes
3
Gérer les autorisations et les déclarations
4
Faire les réservations
5
Confirmer les fournisseurs
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Sélectionner les activités pour enfants
2 personnes
11
Imprimer le déroulé
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Créer une liste de contacts
14
Vérifier les prévisions météo
15
Vérifier les stocks
2 personnes
16
Finaliser la liste de courses
2 personnes
17
Faire les courses
3 personnes
18
Récupérer les produits frais
2 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Trier le matériel d’activités
2 personnes
21
Préparer les badges nominatifs
22
Imprimer les menus
23
Balayer le site
2 personnes
24
Installer les tables
4 personnes
25
Installer les chaises
4 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Créer un espace de jeu sans podium
2 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Installer l'éclairage
3 personnes
30
Installer le matériel sonore
2 personnes
31
Sécuriser l’alimentation et les câbles
2 personnes
32
Installer les tables de buffet
3 personnes
33
Mettre en place le point café
2 personnes
34
Mettre en place les stations de jeu
4 personnes
35
Installer les tables de bricolage
2 personnes
36
Préparer les aliments
4 personnes
37
Mettre en place les sandwiches et les garnitures
3 personnes
38
Couper les fruits et les salades
3 personnes
39
Vérifier les toilettes

Événement

40
Assurer l’entrée et l’enregistrement
2 personnes
41
Accueillir les visiteurs
2 personnes
42
Accompagner le programme d'ouverture
2 personnes
43
Faire une démonstration de la table de récolte
2 personnes
44
Encadrer les jeux pour enfants
4 personnes
45
Encadrer l’activité de bricolage
3 personnes
46
Encadrer la chasse au trésor
3 personnes
47
Encadrer les activités sur les citrouilles
3 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
52
Servir les plats chauds
4 personnes
53
Dégager les tables à manger
3 personnes
54
Fournir la musique
55
Animer l’activité danse
2 personnes
56
Animer l’activité du soir
3 personnes
57
Vérifier l’éclairage et le terrain
2 personnes
58
Collecter les déchets pour le dernier tour
2 personnes
59
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
60
Sécuriser la nourriture et les boissons
2 personnes

Suivi

61
Démonter le mobilier
4 personnes
62
Démonter les tentes de fête
4 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer la cuisine
2 personnes
66
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
67
Nettoyer le site
4 personnes
68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Récupérer les stocks
2 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Retourner les matériels de location
2 personnes
72
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 6
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Tables de logeqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 140
Petits bolsqté 80
Tasses à caféqté 80
Verres à boireqté 160
Verres à vinqté 60
Couteauxqté 140
Fourchettesqté 140
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Plateauxqté 8

Décoration

Nappesqté 18
Chemins de table en juteqté 12
Balles de pailleqté 20
Caisses en boisqté 16
Bocaux en verre videsqté 30
Feuilles artificiellesqté 60
Guirlandes de fanionsqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux de menuqté 4
Badges nominatifsqté 150
Feutres pour tableau noirqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Éplucheursqté 3
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Pinces de cuisineqté 6
Plaques de cuisson en aluminiumqté 6
Bacs alimentairesqté 12
Tapis rafraîchissantsqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Thermosqté 6

Matériel de sport

Cerceauxqté 8
Balles souplesqté 12
Cônesqté 24
Cordes à sauterqté 8
Brouettesqté 2
Cuillères en boisqté 20
Sacs de pommes de terreqté 12
Paniers de chasse au trésorqté 20
Coupes de prixqté 30

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lanternes LEDqté 12
Pilesqté 48

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le programme et le terrain, puis vérifiez les autorisations nécessaires avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 4 à 6 semaines pour les démarches et les réservations.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au moment de l’invitation. Arrêtez la liste définitive environ 7 jours avant la fête pour ajuster les achats, les menus et les badges nominatifs.
Confirmez les fournisseurs 10 à 14 jours avant l’événement, puis vérifiez les stocks et finalisez la liste de courses. Les produits frais se récupèrent idéalement la veille, tandis que les boissons doivent être mises au frais plusieurs heures à l’avance.
Répartissez les bénévoles par créneaux et préparez une liste de contacts unique. Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour le buffet, une pour les activités enfants et une pour les imprévus.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant l’installation. Le jour même, installez d’abord les tentes et les tables, puis les chaises, la vaisselle, les panneaux de menu et les décorations en bois, paille et fanions.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête des récoltes ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et le mobilier, effectuer les déclarations, envoyer les invitations et confirmer les fournisseurs.
Quand envoyer les invitations pour une fête des récoltes ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant. Vous pourrez ainsi recueillir les allergies et besoins alimentaires avant les achats.
Quand préparer le matériel et la décoration ?: Triez le matériel d’activités et vérifiez les stocks 7 jours avant. Installez les tables, chaises, tentes, nappes, panneaux et badges le jour même, en commençant au moins 3 heures avant l’accueil.
Comment organiser les repas d’une fête des récoltes ?: Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et finalisez les quantités 7 jours avant. Récupérez les produits frais la veille, refroidissez les boissons plusieurs heures avant le service et préparez les menus à afficher.

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