Erntedankfest organisieren: So gelingt die Vorbereitung

Ein Erntedankfest braucht mehr als ein Buffet und herbstliche Dekoration. Lege zuerst Datum, Programm und Gelände fest, kläre danach Genehmigungen, Reservierungen und Lieferanten. Sobald die Anmeldungen eingehen, erfasst du Ernährungswünsche, planst Kinderaktivitäten und teilst Helfer ein. In den letzten Tagen zählen Wetterprüfung, frische Produkte, gekühlte Getränke und ein genauer Aufbauplan. So vermeidest du, dass Zelte, Tische oder Namensschilder erst kurz vor Beginn auffallen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Gelände kontrollieren
2 Personen
3
Genehmigungen und Meldungen regeln
4
Reservierungen vornehmen
5
Lieferanten bestätigen
6
Einladungen erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Kinderaktivitäten auswählen
2 Personen
11
Drehbuch ausdrucken
12
Freiwillige einteilen
2 Personen
13
Kontaktliste erstellen
14
Wettervorhersage prüfen
15
Bestand prüfen
2 Personen
16
Einkaufsliste finalisieren
2 Personen
17
Einkaufen gehen
3 Personen
18
Frische Produkte abholen
2 Personen
19
Getränke kühlen
2 Personen
20
Aktivitätsmaterial sortieren
2 Personen
21
Namensschilder vorbereiten
22
Menükarten drucken
23
Gelände fegen
2 Personen
24
Tische aufstellen
4 Personen
25
Stühle aufstellen
4 Personen
26
Partyzelte aufbauen
4 Personen
27
Spielfläche ohne Podium schaffen
2 Personen
28
Dekoration aufhängen
3 Personen
29
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
30
Tonanlage aufbauen
2 Personen
31
Strom und Kabel sichern
2 Personen
32
Buffettische einrichten
3 Personen
33
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
34
Spielstationen vorbereiten
4 Personen
35
Basteltische bereitstellen
2 Personen
36
Speisen vorbereiten
4 Personen
37
Brötchen und Belag bereitstellen
3 Personen
38
Obst und Salate schneiden
3 Personen
39
Toiletten kontrollieren

Event

40
Einlass und Registrierung besetzen
2 Personen
41
Besucher begrüßen
2 Personen
42
Eröffnungsprogramm begleiten
2 Personen
43
Erntetisch demonstrieren
2 Personen
44
Kinderspiele betreuen
4 Personen
45
Bastelaktivität betreuen
3 Personen
46
Schnitzeljagd begleiten
3 Personen
47
Kürbisaktivitäten begleiten
3 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Buffet auffüllen
3 Personen
52
Warme Speisen servieren
4 Personen
53
Esstische abräumen
3 Personen
54
Musik organisieren
55
Tanzaktivität betreuen
2 Personen
56
Abendprogramm betreuen
3 Personen
57
Licht und Gelände prüfen
2 Personen
58
Letzte Runde Müll einsammeln
2 Personen
59
Besucher verabschieden
2 Personen
60
Speisen und Getränke sicher verschließen
2 Personen

Nachbereitung

61
Möbel abbauen
4 Personen
62
Partyzelte abbauen
4 Personen
63
Dekoration entfernen
3 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Küche reinigen
2 Personen
66
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
67
Gelände reinigen
4 Personen
68
Toiletten reinigen
2 Personen
69
Restbestand zurückpacken
2 Personen
70
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
71
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
72
Fundgegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
BiertischeAnz. 6
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 8
BuffetischeAnz. 4
UmkleidetischeAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 140
SchälchenAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
TrinkgläserAnz. 160
WeingläserAnz. 60
MesserAnz. 140
GabelnAnz. 140
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierschalenAnz. 10
TablettsAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 18
Jute-TischläuferAnz. 12
StrohballenAnz. 20
HolzkistenAnz. 16
Leere GläserAnz. 30
KunstblätterAnz. 60
WimpelkettenAnz. 12
Willkommensschild
MenükartenAnz. 4
NamensschilderAnz. 150
TafelschreiberAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
SchälerAnz. 3
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
KüchenzangenAnz. 6
Aluminium-BackblecheAnz. 6
LebensmittelboxenAnz. 12
KühlmattenAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Sportmaterial

ReifenAnz. 8
SoftbälleAnz. 12
KegelAnz. 24
SpringseileAnz. 8
SchubkarrenAnz. 2
HolzlöffelAnz. 20
KartoffelsäckeAnz. 12
Schnitzeljagd-DosenAnz. 20
PokalpreiseAnz. 30

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12
BatterienAnz. 48

Reinigung

BesenAnz. 3
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 8
AbfallcontainerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Datum, Programm und Gelände mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Prüfe früh, ob Partyzelte, Biertische, Buffetische und Stühle auf die verfügbare Fläche passen.
Kläre Genehmigungen und Meldungen, bevor du Einladungen verschickst. Reservierungen und Lieferanten solltest du spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Fest bestätigen lassen.
Bearbeite Anmeldungen laufend und notiere Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Kontaktliste. Plane das Menü erst endgültig, wenn die Rückmeldungen etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin ausgewertet sind.
Teile Freiwillige in klaren Schichten ein und drucke das Drehbuch spätestens am Vortag aus. Eine Person sollte ausschließlich den Ablauf und die Kontakte koordinieren, statt gleichzeitig am Buffet zu helfen.
Prüfe die Wettervorhersage 3 Tage und nochmals am Veranstaltungsmorgen. Getränke kühlst du am Vortag, frische Produkte holst du möglichst am selben Tag ab und sortierst Aktivitätsmaterial, Namensschilder und Menükarten vor dem Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Erntedankfest organisieren?: Starte 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Gelände und Genehmigungen. Drei bis 4 Wochen vor dem Termin sollten Reservierungen, Lieferanten und Einladungen feststehen.
Was muss man bei einem Erntedankfest zuerst planen?: Lege zuerst Datum, Programm und Veranstaltungsort fest. Danach folgen Genehmigungen, Reservierungen und die Prüfung, ob Zelte, Tische, Stühle und das Buffet auf das Gelände passen.
Wann sollte man die Einladungen für ein Erntedankfest verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen. So bleiben noch mindestens 1 bis 2 Wochen für Ernährungswünsche, Sitzplanung und den Einkauf.
Was darf man beim Erntedankfest nicht vergessen?: Oft fehlen am Ende gekühlte Getränke, Servierbesteck, Namensschilder oder ein Plan für schlechtes Wetter. Kontrolliere Bestand und Einkaufsliste am Vortag und prüfe Zelte, Tische, Geschirr und Dekoration am Veranstaltungsmorgen nochmals.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.