Oogstfeest organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een oogstfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen een menukaart en wat versiering. Je regelt eerst datum, locatie, vergunning en programma, daarna pas leveranciers, vrijwilligers en inkopen. Vooral stroompunten, koeling, servies en dieetwensen worden snel te laat gecontroleerd. Met deze checklist werk je stap voor stap naar een praktische dagindeling, van de eerste uitnodiging tot het klaarzetten van soep, brood, beleg en desserts.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciersafspraken bevestigen
Buurtvergunning controleren
Stroompunten controleren
2 personen
Activiteitenprogramma vastleggen
2 personen
Kinderactiviteiten selecteren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Menukaart samenstellen
2 personen
Leveringen inplannen
Bordjes en bewegwijzering maken
2 personen
Speurtocht voorbereiden
2 personen
Spelregels uitwerken
2 personen
Decoratie controleren
2 personen
Servies en glaswerk tellen
2 personen
Koelmaterialen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Soepen en sauzen voorbereiden
3 personen
Desserts voorbereiden
3 personen
Brood en beleg portioneren
2 personen
Locatie vrijmaken
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels klaarzetten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Activiteitenhoeken inrichten
4 personen
Speurtocht uitzetten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Buffetgerechten afwerken
4 personen
Naamkaartjes en allergenen klaarleggen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Teambriefing houden
6 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Kinderknutseltafel begeleiden
2 personen
Oogstspel begeleiden
2 personen
Pompoenversiering begeleiden
2 personen
Speurtocht begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
3 personen
Buffet serveren
4 personen
Buffet warmhouden
2 personen
Allergeneninformatie beantwoorden
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
Muziek verzorgen
Oogstdans begeleiden
2 personen
Dessert en koffie serveren
3 personen
Verlichting controleren
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Afvalbakken legen
3 personen
Etensresten koelen
2 personen
Buffet afbreken
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Biertafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 4
Stoelenaantal 90
Statafelsaantal 6
Kleedkamerrek

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 90
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 80
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Opscheplepelsaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 5
Koks messenaantal 5
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Soeppannenaantal 3
Pollepelsaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Microfoon

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12

Decoratie

Strobalenaantal 12
Houten kratjesaantal 15
Jute tafellopersaantal 10
Herfstvlaggetjesaantal 6
Pompoenenaantal 30
Kalebassenaantal 20
Glazen vaasjesaantal 20
Tafeldecoratieaantal 10
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12

Sportmateriaal

Houten spelkegelsaantal 12
Ringwerpsetsaantal 3
Jutezakkenaantal 12
Touwtrektouw
Speurtochtbordjesaantal 12
Kleurpotlodenaantal 12
Knutselmattenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de praktische controles uiterlijk twee weken vooraf: bevestig leveranciers, controleer de buurtvergunning en loop alle stroompunten na. Zo kun je nog verlengkabels, waterkokers of extra koelboxen regelen voordat de opbouw begint.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en sluit dit uiterlijk zeven dagen voor het feest af. Gebruik dat aantal voor je berekening van borden, soepkommen, glazen en porties; tel voor servies en glaswerk ongeveer 10 procent reserve.
Maak het activiteitenprogramma en de vrijwilligersindeling minimaal één week vooraf definitief. Geef per onderdeel één verantwoordelijke en leg spelregels, de speurtocht en kinderactiviteiten klaar voordat de eerste gasten arriveren.
Plan verse producten en gekoelde leveringen op de dag zelf zo laat mogelijk, maar houd minstens twee uur voorbereidingstijd over. Was en snijd groenten, bereid soepen en sauzen en zet desserts gekoeld weg voordat het buffet opengaat.
Maak de opbouwvolgorde concreet: zet eerst partytent, tafels en stoelen neer, controleer daarna koeling en stroom en richt pas vervolgens buffet, bewegwijzering en activiteiten in. Reserveer na afloop minstens één uur voor servies verzamelen, materiaal controleren en opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een oogstfeest organiseren?: Begin minstens zes weken vooraf met datum, locatie, uitnodigingen en vergunning. Rond leveranciers, vrijwilligers, programma en dieetwensen uiterlijk twee weken voor het feest af.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een oogstfeest?: Reken per aangemelde gast op één dinerbord, één dessertbord, één soepkom, één vork, één mes en minimaal één waterglas. Houd ongeveer 10 procent reserve aan en tel extra koffie- en wijnglazen apart op basis van je programma.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor een oogstfeest?: Haal houdbare producten en dranken één tot drie dagen vooraf. Koop of laat verse groenten, brood en andere gekoelde producten op de dag zelf leveren of ophalen, met minimaal twee uur voor wassen, snijden en portioneren.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een oogstfeest?: Plan minimaal één vrijwilliger per activiteit of vaste taak en daarnaast twee mensen voor buffet en logistiek. Bij een programma met speurtocht, kinderactiviteiten en buffet kom je meestal uit op minstens zes ingedeelde rollen, exclusief de hoofdorganisator.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.