La checklist pour organiser une fête des récoltes

Une fête des récoltes demande plus qu’un buffet et quelques décorations. Il faut confirmer le lieu, gérer les inscriptions, anticiper les besoins alimentaires et coordonner les fournisseurs avant de préparer les produits frais. Cette checklist regroupe 72 tâches et 60 éléments à prévoir, des tables et de la vaisselle jusqu’aux glacières et au matériel de cuisson. Suivez l’ordre du plan pour ne pas repousser les décisions qui bloquent les autres préparatifs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Vérifier le permis de voisinage
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Fixer le programme des activités
2 personnes
Sélectionner les activités pour enfants
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Composer le menu
2 personnes
Planifier les livraisons
Créer les panneaux et la signalétique
2 personnes
Préparer la chasse au trésor
2 personnes
Élaborer les règles du jeu
2 personnes
Vérifier la décoration
2 personnes
Compter la vaisselle et le verre
2 personnes
Vérifier le matériel de refroidissement
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Laver et couper les légumes
3 personnes
Préparer les soupes et les sauces
3 personnes
Préparer les desserts
3 personnes
Portionner le pain et les garnitures
2 personnes
Dégager le lieu
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Aménager les espaces d’activités
4 personnes
Mettre en place la chasse au trésor
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Finaliser les plats du buffet
4 personnes
Préparer les badges et les allergènes
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Faire le briefing d’équipe
6 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Encadrer la table de bricolage pour enfants
2 personnes
Animer le jeu de la récolte
2 personnes
Accompagner la décoration des citrouilles
2 personnes
Encadrer la chasse au trésor
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
3 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Maintenir le buffet au chaud
2 personnes
Répondre aux informations sur les allergènes
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
Fournir la musique
Animer la danse de la récolte
2 personnes
Servir le dessert et le café
3 personnes
Vérifier l'éclairage
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Vider les poubelles
3 personnes
Refroidir les restes
2 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 10
Tables de buffetqté 4
Chaisesqté 90
Tables hautesqté 6
Portant de vestiaire

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bol à soupeqté 90
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 80
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Louchesqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 5
Couteaux de chefqté 5
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 6
Casseroles à soupeqté 3
Louchesqté 6

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Microphone

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12

Décoration

Balles de pailleqté 12
Caisses en boisqté 15
Chemins de table en juteqté 10
Guirlandes d’automneqté 6
Courgesqté 30
Courgesqté 20
Petits vases en verreqté 20
Décoration de tableqté 10
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12

Matériel de sport

Quilles en boisqté 12
Jeux de lancer d'anneauxqté 3
Sacs en juteqté 12
Corde de tir à la corde
Panneaux de chasse au trésorqté 12
Crayons de couleurqté 12
Tapis de bricolageqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balaisqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-rouleaux de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis envoyez les invitations assez tôt pour obtenir les inscriptions et les besoins alimentaires. Prévoyez une relance 7 à 10 jours avant la fête pour mettre les quantités à jour.
Organisez le programme avant de répartir les bénévoles. Pour une chasse au trésor et des activités pour enfants, désignez au moins 2 responsables : une personne pour l’animation et une autre pour la sécurité et le matériel.
Calculez la vaisselle après avoir fixé le menu. Pour chaque convive, comptez au minimum 1 assiette plate, 1 assiette à dessert, 1 verre à eau, ainsi que les couverts nécessaires; ajoutez 10 % de réserve.
Ne préparez pas les légumes, soupes, sauces et desserts la veille sans vérifier le refroidissement. Réservez les glacières, les bacs de maintien au chaud et les thermos avant de faire les courses.
Regroupez les livraisons et les produits frais dans un planning précis. Prévoyez une vérification du matériel, des rallonges, des points d’alimentation et de la signalétique le jour précédent, plutôt qu’au moment de l’installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête des récoltes ?: Commencez au moins 6 semaines avant la date prévue. Confirmez d’abord le lieu, le voisinage et les fournisseurs, puis envoyez les invitations afin d’avoir le nombre de participants avant de finaliser le menu et les achats.
Combien de vaisselle prévoir pour une fête des récoltes ?: Prévoyez 1 assiette plate, 1 assiette à dessert, 1 verre à eau et 1 jeu de couverts par personne, avec 10 % de réserve. Ajoutez les bols à soupe et les tasses à café selon le menu et les moments de service.
Quand préparer les légumes et les desserts ?: Lavez et découpez les légumes au plus tôt la veille, puis conservez-les au froid. Les soupes, sauces et desserts peuvent aussi être préparés la veille si leur refroidissement et leur stockage sont contrôlés.
Combien de temps prévoir pour installer la fête ?: Réservez au moins 3 heures pour installer les tables, la tente, le buffet, la signalétique, les activités et le matériel électrique. Faites une vérification finale 60 minutes avant l’arrivée des invités pour repérer les oublis.

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