Checklist para tu Fiesta de la cosecha

Una Fiesta de la cosecha combina comida, actividades y bastante logística. Esta checklist reúne 72 tareas y 60 materiales para que puedas avanzar en el orden correcto, desde confirmar la fecha y el lugar hasta recoger los productos frescos y preparar el buffet. Reserva tiempo para los permisos, las preferencias dietéticas, la electricidad y la coordinación de voluntarios: son detalles que suelen aparecer demasiado tarde. También encontrarás el material necesario para servir sopas, bebidas, postres y vino sin improvisar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar acuerdos con proveedores
Comprobar el permiso vecinal
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Fijar el programa de actividades
2 personas
Seleccionar actividades infantiles
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Elaborar la carta
2 personas
Planificar las entregas
Hacer carteles y señalización
2 personas
Preparar la búsqueda del tesoro
2 personas
Desarrollar las reglas del juego
2 personas
Comprobar la decoración
2 personas
Contar la vajilla y la cristalería
2 personas
Comprobar materiales de refrigeración
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Lavar y cortar las verduras
3 personas
Preparar sopas y salsas
3 personas
Preparar los postres
3 personas
Porcionar el pan y los acompañamientos
2 personas
Despejar el lugar
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Preparar las mesas del buffet
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Montar rincones de actividades
4 personas
Organizar la búsqueda del tesoro
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Terminar los platos del bufé
4 personas
Preparar los nombres de mesa y alérgenos
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Hacer briefing al equipo
6 personas

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Guiar la mesa de manualidades para niños
2 personas
Guiar el juego de cosecha
2 personas
Guiar la decoración de calabazas
2 personas
Guiar la búsqueda del tesoro
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir el buffet
3 personas
Servir el bufé
4 personas
Mantener caliente el bufé
2 personas
Responder sobre información de alérgenos
Retirar las mesas entre tiempos
3 personas
Proporcionar la música
Guiar el baile de la cosecha
2 personas
Servir el postre y el café
3 personas
Comprobar la iluminación
Organizar la última ronda de bebidas
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Vaciar los contenedores de basura
3 personas
Enfriar los restos de comida
2 personas
Desmontar el bufé
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Retirar los residuos por separado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 3
Mesas de cervezacant. 10
Mesas de buffetcant. 4
Sillascant. 90
Mesas altascant. 6
Burra de camerino

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazones para sopacant. 90
Tazas de cafécant. 80
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 100
Cucharillas de cafécant. 80
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharonescant. 20

Cocina

Tablas de cortarcant. 5
Cuchillos de chefcant. 5
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 6
Termoscant. 6
Ollas para sopacant. 3
Cucharonescant. 6

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Altavoces Bluetoothcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Micrófono

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Faroles LEDcant. 12

Decoración

Pacas de pajacant. 12
Cajones de maderacant. 15
Manteles de yutecant. 10
Banderines de otoñocant. 6
Calabazascant. 30
Calabazascant. 20
Jarroncitos de vidriocant. 20
Decoración de mesacant. 10
Pizarrascant. 8
Rotuladores de tizacant. 12

Material deportivo

Pinos de madera para juegoscant. 12
Sets de lanzamiento de aroscant. 3
Sacos de yutecant. 12
Cuerda para tira y afloja
Carteles de la búsqueda del tesorocant. 12
Lápices de colorescant. 12
Tapetes de manualidadescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Escobascant. 3
Recogedores de basuracant. 3
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Portarrollos de toallascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el permiso vecinal antes de enviar las invitaciones. Comprueba también cuántos puntos de electricidad tendrás y dónde están, especialmente si usarás máquinas de café, altavoces o iluminación.
Pide las preferencias dietéticas al inscribirse y fija una fecha límite de respuesta, por ejemplo 7 días antes. Así podrás ajustar la carta, las compras y las porciones sin depender de cambios de última hora.
Divide la preparación de la comida en dos momentos: lava y corta las verduras, y prepara sopas, salsas y postres con antelación; deja el pan, los acompañamientos y los productos frescos para el día del evento.
Asigna voluntarios a franjas concretas de 2 horas, no solo a tareas generales. Necesitarás personas diferenciadas para el montaje, el buffet, las actividades infantiles, la búsqueda del tesoro y la recogida.
Cuenta el menaje por comensal y añade al menos un 10 % de reserva. Revisa platos hondos para la sopa, tazas de café, vasos de agua, copas de vino, cubiertos, bandejas con tapa, termos y neveras portátiles antes de hacer la compra.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una Fiesta de la cosecha?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fiesta. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas aproximadamente 7 días antes para poder confirmar proveedores y calcular la comida.
¿Cuánta comida necesito para una Fiesta de la cosecha?: Calcula una ración por persona y añade un 10 % de margen. Para el primer tramo de la fiesta, prevé entre 2 y 3 bebidas por persona; ajusta la cantidad final según la duración y el número de asistentes confirmados.
¿Qué debo preparar el día anterior?: Deja listas las sopas, salsas y postres que admitan conservación, lava y corta las verduras y porciona el pan y los acompañamientos. Comprueba también la decoración, el menaje, las bandejas, los termos y las neveras al menos 12 horas antes.
¿Cuánto tiempo antes debo montar la Fiesta de la cosecha?: Empieza el montaje entre 3 y 4 horas antes de la llegada del público. Reserva la primera hora para la carpa, las mesas y las sillas; después instala el buffet, la señalización, el equipo eléctrico y las zonas de actividades.

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