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Erntedankfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Erntedankfest braucht mehr als ein Buffet und herbstliche Dekoration. Du musst früh klären, wo Zelt, Biertische und Buffet stehen, wie viele Gäste kommen und wer beim Aufbau, bei den Kinderaktivitäten und beim Abbau hilft. Plane außerdem Strom, Kühlung, Geschirr und Lieferungen so, dass am Veranstaltungstag nichts gesucht oder nachgekauft werden muss. Diese Checkliste führt dich von den ersten Absprachen bis zur Vorbereitung von Suppe, Brot, Gemüse und Desserts.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferantenabsprachen bestätigen

  • Nachbarschaftsgenehmigung prüfen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Aktivitätenprogramm festlegen

    2 Personen

  • Kinderaktivitäten auswählen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Speisekarte zusammenstellen

    2 Personen

  • Lieferungen planen

  • Schilder und Wegweiser anfertigen

    2 Personen

  • Schnitzeljagd vorbereiten

    2 Personen

  • Spielregeln ausarbeiten

    2 Personen

  • Dekoration überprüfen

    2 Personen

  • Geschirr und Glasware zählen

    2 Personen

  • Kühlmaterialien prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Gemüse waschen und schneiden

    3 Personen

  • Suppen und Saucen vorbereiten

    3 Personen

  • Desserts vorbereiten

    3 Personen

  • Brot und Belag portionieren

    2 Personen

  • Veranstaltungsort räumen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet-Tische aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Aktivitätsbereiche einrichten

    4 Personen

  • Schnitzeljagd ausstecken

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Buffetgerichte fertigstellen

    4 Personen

  • Namensschilder und Allergene bereitlegen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Teambriefing durchführen

    6 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Kinder-Basteltisch betreuen

    2 Personen

  • Erntespiel begleiten

    2 Personen

  • Kürbisdekor begleiten

    2 Personen

  • Schnitzeljagd begleiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    3 Personen

  • Buffet servieren

    4 Personen

  • Buffet warm halten

    2 Personen

  • Allergeninformationen beantworten

  • Tische zwischendurch abräumen

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Erntetanz begleiten

    2 Personen

  • Dessert und Kaffee servieren

    3 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Letzte Getränkerunde organisieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Mülleimer leeren

    3 Personen

  • Essensreste kühlen

    2 Personen

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Abfall getrennt entsorgen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • FestzeltAnz. 3
  • BiertischeAnz. 10
  • BuffetischeAnz. 4
  • StühleAnz. 90
  • StehtischeAnz. 6
  • Umkleideraum-Garderobe

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • SuppenschalenAnz. 90
  • KaffeetassenAnz. 80
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 80
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 20

Küche

  • SchneidebretterAnz. 5
  • KüchenmesserAnz. 5
  • RührschüsselnAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 6
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SuppentöpfeAnz. 3
  • KellenAnz. 6

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Mikrofon

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LaternenAnz. 12

Dekoration

  • StrohballenAnz. 12
  • HolzkistenAnz. 15
  • Jute-TischläuferAnz. 10
  • HerbstfähnchenAnz. 6
  • KürbisseAnz. 30
  • KürbisseAnz. 20
  • GlasvasenAnz. 20
  • TischdekorationAnz. 10
  • KreidetafelnAnz. 8
  • KreidestifteAnz. 12

Sportmaterial

  • HolzspielkegelAnz. 12
  • RingwurfsätzeAnz. 3
  • JutesäckeAnz. 12
  • Tauziehseil
  • Schnitzeljagd-SchilderAnz. 12
  • BuntstifteAnz. 12
  • BastelmattenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • AbfalltrennbehälterAnz. 4
  • BesenAnz. 3
  • MüllgreiferAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • HandtuchrollenhalterAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum und Ort zuerst und prüfe spätestens sechs bis acht Wochen vorher, ob eine Genehmigung für die Nachbarschaft nötig ist. Kläre dabei auch Stromanschlüsse, Zufahrt und den Platz für Festzelt, Tische und Garderobe.
  • Verschicke die Einladungen früh und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche laufend. Eine verbindliche Gästezahl sieben bis zehn Tage vorher erleichtert die Planung von Geschirr, Getränken, Suppenschalen und Buffetportionen.
  • Teile Helfer nicht nur für den Aufbau ein: Du brauchst feste Personen für Buffet, Kinderprogramm, Schnitzeljagd, Nachfüllen, Abwasch und Abbau. Plane pro Aufgabe mindestens eine verantwortliche Person und lege die Schichten vor dem Fest schriftlich fest.
  • Prüfe Ausstattung und Geschirr mindestens drei Tage vorher und zähle Teller, Gläser, Tassen, Besteck, Servierschalen und Warmhaltebehälter. Verlängerungskabel, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Lautsprecher sollten vor Ort getestet werden, nicht erst beim Einlass.
  • Bereite Gemüse, Suppen, Saucen, Desserts sowie Brot und Belag möglichst am Vortag vor. Frische Produkte holst du am Veranstaltungstag mit genügend Zeit für Waschen, Schneiden, Kühlen und das Einräumen des Buffets ab.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Erntedankfest organisieren?
Beginne etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort, Einladungen, Lieferanten und möglichen Genehmigungen. Eine Woche vor dem Fest sollten Gästezahl, Ernährungswünsche, Helferplan und Lieferungen feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für ein Erntedankfest?
Plane mindestens eine verantwortliche Person für jede zentrale Aufgabe ein: Aufbau, Buffet, Getränke, Kinderprogramm, Schnitzeljagd, Nachfüllen und Abbau. Bei rund 50 Gästen sind meist 8 bis 12 Helfer sinnvoll, damit niemand während des gesamten Festes gebunden ist.
Wann sollte man das Essen für ein Erntedankfest vorbereiten?
Suppen, Saucen, Desserts und vorbereitbares Gemüse kannst du größtenteils am Vortag zubereiten. Frisches Waschen und Schneiden sowie das Portionieren von Brot und Belag erledigst du am Festtag mit einem Zeitpuffer von mindestens zwei Stunden.
Wie viel Geschirr braucht man beim Erntedankfest?
Rechne pro angemeldeter Person mindestens einen Dinner-Teller, eine Suppenschale, einen Dessertteller, ein Wasserglas und vollständiges Besteck ein. Ergänze etwa 10 bis 15 Prozent Reserve, weil Geschirr beim Buffet herunterfallen oder zwischendurch nicht sofort gespült werden kann.

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