Oogstfeest organiseren: een praktische checklist

Een oogstfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen eten en versiering. Je regelt eerst datum, terrein, programma en eventuele meldingen, en werkt daarna toe naar gasten, vrijwilligers en leveranciers. In de laatste week draait alles om het terrein, de voorraad, koeling en duidelijke informatie voor bezoekers. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en welke zaken vaak te laat worden geregeld, zoals dieetwensen, routeborden en een alternatief bij regen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en terrein reserveren
Vergunningen en meldingen controleren
Leveranciers reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma naar gasten sturen
Weersverwachting controleren
Alternatief regenplan klaarzetten
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Contactlijst uitwerken
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Programma- en routeborden maken
2 personen
Decoratie voorbereiden
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Koelkasten en koelboxen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Versproducten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Terrein maaien en controleren
2 personen
Opbouwploeg instrueren
2 personen
Terrein afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffetruimte inrichten
3 personen
Drankpunt inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Salades en bijgerechten maken
4 personen
Warm eten voorbereiden
4 personen
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
Buffetkaarten plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Stroomvoorziening testen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Ingang en ontvangsttafel inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Vrijwilligersbriefing houden
4 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Oogstproducten tentoonstellen
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Oogstspel begeleiden
2 personen
Proeverij verzorgen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet bedienen
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds reinigen
2 personen
Muziek en verlichting bedienen
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

Eten veilig afdekken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Terrein grof opruimen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoon opleveren
3 personen
Materialen opslaan
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 6
Stoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120

Servies

Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Soepkommenaantal 110
Drinkglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 130
Vorkenaantal 130
Lepelsaantal 130
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Buffetbakkenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks-messenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 8
Kookpannenaantal 4
Braadpannenaantal 3
Serveertangenaantal 10
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductieplatenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Handlampenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-lantaarnsaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Jute tafellopersaantal 12
Rieten mandenaantal 10
Houten kratjesaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Strobalenaantal 12
Tafelbordjesaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12

Sportmateriaal

Houten spelkistenaantal 4
Ringwerpsetsaantal 3
Blikwerpsetsaantal 3
Touwtrektouwenaantal 2
Houten lepelsaantal 12
Aardappelzakkenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en terrein uiterlijk 8 tot 10 weken vooraf vast. Reserveer leveranciers en controleer vergunningen of meldingen voordat je uitnodigingen verstuurt.
Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en sluit die inventarisatie 10 tot 14 dagen voor het feest. Zo kun je boodschappen, buffetbakken en serveermateriaal op aantallen afstemmen.
Maak uiterlijk een week vooraf een vrijwilligersindeling met tijdvakken van 2 tot 3 uur. Zet per taak ook een telefoonnummer in de contactlijst, zodat uitval niet meteen het programma vertraagt.
Controleer het terrein 3 tot 5 dagen vooraf: maai waar nodig, controleer de ondergrond voor partytenten en plaats route- en programmaborden op een logische looplijn. Leg tafels, stoelen en garderoberekken niet pas op de feestdag voor het eerst klaar.
Plan boodschappen in twee momenten: houdbare voorraad en materialen eerder, versproducten kort voor aanvang. Koel dranken minimaal 12 uur vooraf en controleer of koelkasten, koelboxen en warmhoudbakken de verwachte hoeveelheid aankunnen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een oogstfeest organiseren?: Begin 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen. Reserveer in dezelfde periode leveranciers en start daarna met vrijwilligers en uitnodigingen.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een oogstfeest?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen en sluit de aanmeldingen uiterlijk 10 tot 14 dagen voor het feest.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een oogstfeest?: Plan per actief onderdeel minimaal 2 vrijwilligers en houd daarnaast 1 reservepersoon achter de hand. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat opbouw, buffet, ontvangst en opruimen bezet blijven.
Wanneer maak ik een regenplan voor een oogstfeest?: Maak het alternatief uiterlijk 2 weken vooraf en controleer de weersverwachting vanaf 5 dagen voor het feest dagelijks. Bepaal vooraf welke onderdelen onder partytenten of naar een andere ruimte gaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.