Erntedankfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Erntedankfest braucht mehr Vorbereitung als nur Dekoration und ein Buffet. Lege zuerst Datum, Programm und Gelände fest, danach folgen Genehmigungen, Lieferanten und Einladungen. In der letzten Woche zählen Rückmeldungen, Ernährungswünsche, Helferplan und ein belastbarer Regenplan. Kurz vor dem Fest müssen frische Lebensmittel abgeholt, Getränke gekühlt und Zelte, Tische, Geschirr sowie Kochgeräte kontrolliert werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Gelände reservieren
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Lieferanten reservieren
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm an Gäste senden
Wettervorhersage prüfen
Alternativen Regenplan bereithalten
2 Personen
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
Kontaktliste ausarbeiten
Geländeplan erstellen
2 Personen
Programm- und Wegweiser erstellen
2 Personen
Dekoration vorbereiten
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Kühlschränke und Kühlboxen kontrollieren
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Gelände mähen und kontrollieren
2 Personen
Aufbauteam einweisen
2 Personen
Gelände absperren
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Buffetbereich einrichten
3 Personen
Getränkepunkt einrichten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Salate und Beilagen zubereiten
4 Personen
Warmes Essen vorbereiten
4 Personen
Diätmahlzeiten separat bereitstellen
2 Personen
Buffetkarten platzieren
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Musik anschließen
2 Personen
Stromversorgung testen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Eingang und Empfangstisch einrichten
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Volunteer-Briefing abhalten
4 Personen

Event

Besucher empfangen
3 Personen
Programm vorstellen
Ernteprodukte ausstellen
2 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
Erntespiel begleiten
2 Personen
Verkostung betreuen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet bedienen
4 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Tische abräumen
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
Musik und Beleuchtung bedienen
Verabschiedung und Abreise begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Speisen sicher abdecken
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
Gelände grob aufräumen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Gelände sauber übergeben
3 Personen
Materialien einlagern
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Verbleibende Vorräte verteilen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 12
BiertischeAnz. 6
StühleAnz. 120
BuffetischeAnz. 4
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 120

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 130
DesserttellerAnz. 130
SuppenschalenAnz. 110
TrinkgläserAnz. 160
WeingläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
MesserAnz. 130
GabelnAnz. 130
LöffelAnz. 130
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8
SchälchenAnz. 16
BuffetbehälterAnz. 10

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
KochtöpfeAnz. 4
BratpfannenAnz. 3
ServierzangenAnz. 10
WarmhaltebehälterAnz. 6
InduktionsplattenAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mikrofonständer
HandlampenAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

Jute-TischläuferAnz. 12
Geflochtene KörbeAnz. 10
HolzkistenAnz. 12
WimpelkettenAnz. 8
StrohballenAnz. 12
TischschilderAnz. 12
WegweiserAnz. 8
KreidetafelnAnz. 6
KreidestifteAnz. 12

Sportmaterial

HolzspielkistenAnz. 4
RingwurfsätzeAnz. 3
DosenwurfsetsAnz. 3
TauziehseileAnz. 2
HolzlöffelAnz. 12
KartoffelsäckeAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfallcontainerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 3
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane Programm, Geländeplan und Wegweiser spätestens zwei Wochen vor dem Fest fertig. So kannst du Gästen das Programm rechtzeitig schicken und Helfer gezielt bestimmten Bereichen zuordnen.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend und schließe die Liste spätestens fünf Tage vorher. Rechne danach mit der tatsächlichen Personenzahl für Teller, Gläser, Besteck und Buffetbehälter.
Prüfe die Wettervorhersage sieben Tage und erneut 48 Stunden vor Beginn. Ein Regenplan braucht mehr als ein Zelt: Lege fest, wohin Buffet, Sitzplätze und Wegweiser bei schlechtem Wetter umziehen.
Kontrolliere Kühlschränke, Kühlboxen und Warmhaltebehälter am Vortag. Getränke sollten dann bereits kalt gestellt werden; frische Produkte holst du möglichst erst am Tag des Festes ab.
Teile Helfer in Schichten von zwei bis drei Stunden ein und gib jeder Person eine Kontaktmöglichkeit. Kontrolliere am Vortag außerdem Rasen, Zufahrten, Partyzelte, Klapptische, Biertische und Stühle.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Erntedankfest organisieren?: Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm, Gelände und Genehmigungen. Lieferanten und freiwillige Helfer solltest du innerhalb der ersten zwei Wochen anfragen.
Wann sollte man die Einladungen zum Erntedankfest verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa vier Wochen vor dem Fest. Setze eine Rückmeldefrist von sieben bis zehn Tagen, damit du Essen, Getränke und Sitzplätze rechtzeitig planen kannst.
Was muss man eine Woche vor dem Erntedankfest erledigen?: Prüfe sieben Tage vorher Anmeldungen, Ernährungswünsche, Helferplan, Geländeplan und Regenalternative. Kontrolliere außerdem, ob Mobiliar, Geschirr, Kochgeräte und Lieferanten vollständig bestätigt sind.
Wann sollte man Essen und Getränke für ein Erntedankfest einkaufen?: Kaufe haltbare Vorräte und Getränke zwei bis drei Tage vorher und kühle die Getränke am Vortag. Frische Produkte solltest du am selben Tag oder höchstens einen Tag vorher abholen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.