Checklist para tu fiesta de la cosecha

Organizar una fiesta de la cosecha requiere coordinar el terreno, la comida, los proveedores y a los voluntarios sin dejarlo todo para el último día. Este plan reúne 80 tareas y 66 artículos, desde reservar el recinto y comprobar los permisos hasta enfriar las bebidas y preparar el buffet. Trabaja por fases: primero fija la fecha y el programa, después confirma personas y suministros, y termina revisando el terreno y la previsión meteorológica.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el recinto y el terreno
Comprobar permisos y notificaciones
Reservar proveedores
Reclutar voluntarios
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar el programa a los invitados
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar un plan alternativo para la lluvia
2 personas
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Elaborar la lista de contactos
Hacer un plano del recinto
2 personas
Crear carteles de programa y de ruta
2 personas
Preparar la decoración
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Comprobar frigoríficos y neveras portátiles
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Cortar y revisar el terreno
2 personas
Instruir al equipo de montaje
2 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la zona del buffet
3 personas
Montar el punto de bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar ensaladas y guarniciones
4 personas
Preparar comida caliente
4 personas
Separar comidas especiales
2 personas
Colocar tarjetas de buffet
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar la música
2 personas
Probar el suministro eléctrico
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar la entrada y la mesa de recepción
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Realizar la sesión informativa para voluntarios
4 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Exponer productos de la cosecha
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Guiar el juego de cosecha
2 personas
Organizar la degustación
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Servir el bufé
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños periódicamente
2 personas
Controlar la música y la iluminación
Coordinar la despedida y la salida
3 personas

Seguimiento

Cubrir los alimentos de forma segura
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger y separar la basura
4 personas
Limpiar a fondo el recinto
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar a fondo los baños
2 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Dejar el recinto limpio
3 personas
Guardar materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Repartir el inventario sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 6
Sillascant. 120
Mesas de buffetcant. 4
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Perchascant. 120

Vajilla

Platos de cenacant. 130
Platos de postrecant. 130
Tazones para sopacant. 110
Vasoscant. 160
Copas de vinocant. 100
Tazas de cafécant. 100
Cuchilloscant. 130
Tenedorescant. 130
Cucharascant. 130
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 8
Cuencoscant. 16
Bandejas de bufécant. 10

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Ollas de cocinacant. 4
Sartenes para asarcant. 3
Pinzas de servircant. 10
Bandejas para mantener calientecant. 6
Placas de induccióncant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Soporte de micrófono
Linternas de manocant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Faroles LEDcant. 10
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Manteles de yutecant. 12
Cestas de mimbrecant. 10
Cajones de maderacant. 12
Guirnaldascant. 8
Pacas de pajacant. 12
Carteles de mesacant. 12
Carteles direccionalescant. 8
Pizarrascant. 6
Rotuladores de tizacant. 12

Material deportivo

Cajas de juegos de maderacant. 4
Sets de lanzamiento de aroscant. 3
Sets de lanzamiento de latascant. 3
Cuerdas para tira y aflojacant. 2
Cucharas de maderacant. 12
Sacos de patatascant. 10

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de basuracant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el recinto con varias semanas de margen. Los permisos, las notificaciones y los proveedores suelen ser lo que más tarde se puede modificar.
Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de cerrar la compra. Así puedes calcular mejor los platos, cuencos, vasos y comida, en lugar de improvisar el menú el mismo día.
Asigna a cada voluntario un turno y una función concreta. Prepara también una lista de contactos y envía el programa a los invitados para reducir preguntas de última hora.
Comprueba con antelación los frigoríficos y las neveras portátiles, y enfría las bebidas antes de que lleguen los invitados. Recoge los productos frescos lo más cerca posible del evento para conservarlos mejor.
No esperes a que empiece a llover para decidir qué hacer. Comprueba la previsión, prepara una alternativa para la lluvia y revisa el terreno; las carpas, las mesas y las rutas deben poder colocarse de forma segura.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de la cosecha?: Empieza al menos con 6 a 8 semanas de antelación. Reserva primero el recinto y los proveedores, y deja la compra de productos frescos para los últimos días.
¿Cuánta bebida necesito para una fiesta de la cosecha?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 por persona por cada hora adicional. Añade opciones sin alcohol y enfría una parte antes de que empiece la fiesta.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones?: Envíalas unas 4 semanas antes y fija una fecha de respuesta al menos 10 días antes del evento. Ese plazo permite recoger inscripciones y preferencias dietéticas antes de hacer la compra.
¿Qué hago si llueve durante la fiesta de la cosecha?: Define el plan alternativo al menos 3 días antes, cuando ya puedas consultar una previsión fiable. Decide dónde irán las personas, la comida y el programa, y comprueba que las carpas y las rutas sean seguras.

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