Checklist pour organiser une fête des récoltes

Une fête des récoltes demande plus qu’un buffet et quelques tables. Il faut réserver le terrain, vérifier les autorisations, coordonner les bénévoles et prévoir un plan précis si la météo change. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, des premières réservations jusqu’au refroidissement des boissons et à l’installation du site. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les besoins alimentaires, la signalétique et le matériel de cuisine nécessaire pour servir plusieurs plats.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et le terrain
Vérifier les autorisations et les déclarations
Réserver les fournisseurs
Recruter des bénévoles
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le programme aux invités
Vérifier les prévisions météo
Préparer un plan pluie de rechange
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Établir la liste de contacts
Créer le plan du site
2 personnes
Créer les panneaux du programme et de l’itinéraire
2 personnes
Préparer la décoration
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Vérifier les réfrigérateurs et les glacières
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Tondre et vérifier le terrain
2 personnes
Briefer l'équipe de montage
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager l’espace buffet
3 personnes
Installer le point boissons
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les salades et les accompagnements
4 personnes
Préparer les plats chauds
4 personnes
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
Placer les cartes du buffet
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher la musique
2 personnes
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Aménager l’entrée et le bureau d’accueil
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Animer le briefing des bénévoles
4 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Exposer les produits de la récolte
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Animer le jeu de la récolte
2 personnes
Assurer une dégustation
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Assurer le service du buffet
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Gérer la musique et l'éclairage
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

Couvrir les aliments de manière sécurisée
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Nettoyer grossièrement le terrain
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rendre le terrain propre
3 personnes
Stocker le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Répartir le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 6
Chaisesqté 120
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 120

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Bol à soupeqté 110
Verres à boireqté 160
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 130
Fourchettesqté 130
Cuillèresqté 130
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 16
Bacs à buffetqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Casserolesqté 4
Sauteusesqté 3
Pinces de serviceqté 10
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6

Équipement

Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Pied de microphone
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 10
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Chemins de table en juteqté 12
Paniers en osierqté 10
Caisses en boisqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Balles de pailleqté 12
Pancartes de tableqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12

Matériel de sport

Caisses en bois pour jeuxqté 4
Jeux de lancer d'anneauxqté 3
Jeux de lancer de boîtesqté 3
Cordes de tir à la cordeqté 2
Cuillères en boisqté 12
Sacs de pommes de terreqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4
Balayette et pelleqté 3
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant de lancer les invitations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, les fournisseurs et le matériel.
Traitez les inscriptions avec une date limite claire, idéalement 10 à 14 jours avant la fête. Demandez en même temps les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec un responsable identifié pour l’accueil, le buffet, le rangement et le suivi du programme.
Vérifiez la météo 5 à 7 jours avant, puis préparez un plan pluie concret : tentes, circulation couverte, emplacement du buffet et solution de repli pour les activités.
Ne gardez pas les produits frais pour le dernier moment : contrôlez les réfrigérateurs et glacières 2 jours avant, faites les courses ensuite et refroidissez les boissons la veille.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête des récoltes ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le terrain, vérifier les autorisations, recruter les bénévoles et envoyer les invitations.
Combien de temps avant envoyer les invitations ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la fête, avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant. Vous pourrez ainsi adapter les quantités de repas, de vaisselle et de boissons.
Quand vérifier la météo pour une fête des récoltes ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une dernière 24 à 48 heures avant. Le plan pluie doit être prêt avant cette dernière vérification, pas le jour même.
Quand préparer le buffet et les boissons ?: Installez les stocks non périssables la veille et récupérez les produits frais le jour précédent ou le matin même. Refroidissez les boissons au moins 12 heures avant le début de la fête.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.