Checklist voor een ontwikkelaarsconferentie organiseren

Een ontwikkelaarsconferentie vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een programma. Je moet presentaties technisch controleren, workshopkeuzes registreren, badges afdrukken en zorgen dat wifi, projectoren en microfoons op tijd werken. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar registratie, catering en de technische uitvoering. Deze checklist helpt je de 73 taken en 60 benodigdheden in een logische volgorde af te handelen, zodat je op de congresdag niet alsnog kabels of dieetwensen hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Sprekers bevestigen
2 personen
Technische eisen uitvragen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sprekersinformatie versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Workshopkeuzes registreren
Programma online zetten
Catering reserveren
Techniek reserveren
Badgegegevens exporteren
Badges afdrukken
2 personen
Programmaflyers afdrukken
Sprekerspresentaties verzamelen
Presentaties technisch controleren
2 personen
Workshopruimtes indelen
2 personen
Cateringbestelling bevestigen
Route en parkeren delen
Vrijwilligersinstructies maken
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Registratiebalie opbouwen
3 personen
Zaalopstelling maken
4 personen
Workshoptafels opstellen
3 personen
Podiumzone vrijmaken
2 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Wifi en stroom testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
Signalisatie ophangen
2 personen
Badges sorteren
2 personen
Koffiepunten inrichten
2 personen
Lunchbuffet opbouwen
3 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Opening begeleiden
2 personen
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
Tijdschema bewaken
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffiepauze verzorgen
3 personen
Lunchbuffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Workshopruimtes begeleiden
4 personen
Workshopmaterialen aanvullen
2 personen
Netwerkmoment begeleiden
3 personen
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Afval direct verzamelen
2 personen
Servies afruimen
3 personen

Nazorg

Apparatuur veiligstellen
2 personen
Presentatiematerialen inpakken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Zalen opruimen
4 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Sanitair controleren
Afvalcontainers afsluiten
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Huurapparatuur retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen
Opnamebestanden archiveren
Presentaties delen
Aanwezigheidslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Registratiebalieaantal 2
Sprekersstoelenaantal 6
Krukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 3
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
HDMI-kabelsaantal 6
HDMI-adaptersaantal 8
Wifi-hotspotsaantal 3
Oplaadstationsaantal 4
Powerbanksaantal 8
Webcamsaantal 2
USB-sticksaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4

Decoratie

Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Programmaflyersaantal 130
Pijlbordenaantal 12
Registratiebordenaantal 3
Tafelbordjesaantal 20
Naamkaartjesaantal 20
Tafelkleedjesaantal 18
Pennenbakkenaantal 20
Sprekersbordjesaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg technische eisen van elke spreker uiterlijk 4 weken vooraf vast. Vraag naar laptopaansluitingen, HDMI-adapters, beeldverhouding, microfoonbehoefte en bestanden die zonder internet moeten werken.
Plan een volledige technische controle van alle presentaties 1 tot 2 werkdagen voor de conferentie. Test elke projector, het projectiescherm, de presentatieklikker, microfoons, luidsprekers en het mengpaneel in de juiste ruimte.
Sluit workshopkeuzes en dieetwensen af zodra de inschrijving stopt, bij voorkeur 7 dagen voor het evenement. Gebruik die aantallen om workshopruimtes, catering, borden, bestek en serveerschalen definitief in te delen.
Maak badges en programmaflyers niet pas op de ochtend zelf. Exporteer de badgegegevens minimaal 2 werkdagen vooraf, druk een kleine reservevoorraad af en leg registratiebalie, tafels, stoelen en kapstokken de avond ervoor klaar.
Controleer de internet- en stroomvoorziening per ruimte. Neem per presentatieplek passende verlengkabels, stekkerdozen, HDMI-kabels en adapters mee en plan minstens 30 minuten voor opening om wifi-hotspots, oplaadstations en powerbanks te testen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ontwikkelaarsconferentie organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Reserveer techniek en catering uiterlijk 4 tot 6 weken voor de conferentie, omdat beschikbaarheid dan snel beperkt raakt.
Wanneer moet ik sprekerspresentaties verzamelen en controleren?: Vraag presentaties uiterlijk 5 werkdagen vooraf op en controleer ze technisch 1 tot 2 werkdagen voor het evenement. Zet daarnaast een kopie op USB-sticks of een andere lokale opslag, zodat je niet afhankelijk bent van wifi.
Wanneer sluit de registratie voor workshops en catering?: Sluit workshopkeuzes en dieetwensen ongeveer 7 dagen vooraf. Bevestig de cateringbestelling vervolgens 3 tot 5 werkdagen voor de conferentie met de definitieve aantallen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een ontwikkelaarsconferentie?: Plan minimaal 3 uur opbouw voor registratiebalie, meubilair, projectoren, schermen, audio, kabels en catering. Reserveer daarnaast 30 tot 60 minuten voor een volledige soundcheck en presentatietest voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.