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Entwicklerkonferenz organisieren: die Checkliste

Eine Entwicklerkonferenz steht und fällt mit einem belastbaren Ablaufplan. Kläre zuerst Datum, Programm, Location und Referenten; danach folgen Anmeldung, Workshopplanung, Technik und Catering. In den letzten zwei Wochen prüfst du Präsentationen, druckst Namensschilder und Programmflyer und teilst klare Aufgaben an Helfer aus. Diese Checkliste deckt die Vorbereitung bis zu den gekühlten Getränken am Veranstaltungstag ab.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Technische Anforderungen einholen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Referenteninformationen versenden

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Workshop-Auswahlen erfassen

  • Programm online stellen

  • Catering reservieren

  • Technik reservieren

  • Badge-Daten exportieren

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Programmflyer drucken

  • Vorträge der Referenten sammeln

  • Präsentationen technisch prüfen

    2 Personen

  • Workshopräume einteilen

    2 Personen

  • Cateringbestellung bestätigen

  • Route und Parken teilen

  • Freiwilligenanweisungen erstellen

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    3 Personen

  • Bestuhlung aufbauen

    4 Personen

  • Workshoptische aufstellen

    3 Personen

  • Bühnenbereich freimachen

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • WLAN und Strom testen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Beschilderung aufhängen

    2 Personen

  • Badges sortieren

    2 Personen

  • Kaffee-Stationen einrichten

    2 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    3 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    4 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsbegleitung

    2 Personen

  • Sprecher technisch unterstützen

    2 Personen

  • Zeitplan überwachen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Kaffeepause organisieren

    3 Personen

  • Mittagsbuffet servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Workshopräume betreuen

    4 Personen

  • Workshop-Materialien auffüllen

    2 Personen

  • Networking begleiten

    3 Personen

  • Letzte Fragen beantworten

    2 Personen

  • Abschluss organisieren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Abfall sofort einsammeln

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Ausrüstung sichern

    2 Personen

  • Präsentationsmaterialien einpacken

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Säle aufräumen

    4 Personen

  • Küche reinigen

    2 Personen

  • Sanitäranlagen prüfen

  • Müllcontainer abschließen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Leihgeräte zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Dankesnachricht versenden

  • Aufnahmedateien archivieren

  • Präsentationen teilen

  • Anwesenheitsliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 18
  • StühleAnz. 120
  • RegistrierungsthekeAnz. 2
  • RednerstühleAnz. 6
  • HockerAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

  • ProjektorAnz. 2
  • ProjektionsleinwandAnz. 2
  • LaptopsAnz. 3
  • PräsentationsklickerAnz. 3
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • HDMI-KabelAnz. 6
  • HDMI-AdapterAnz. 8
  • WLAN-HotspotsAnz. 3
  • LadestationenAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 8
  • WebcamsAnz. 2
  • USB-SticksAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • TeegläserAnz. 100
  • WassergläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ZangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 3
  • LebensmittelboxenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 4

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 120
  • BadgehalterAnz. 120
  • ProgrammflyerAnz. 130
  • WegweiserAnz. 12
  • RegistrierungsschilderAnz. 3
  • TischschilderAnz. 20
  • NamensschilderAnz. 20
  • TischdeckenAnz. 18
  • StiftehalterAnz. 20
  • ReferentenschilderAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • Staubsauger
  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Referenten mindestens 8 bis 12 Wochen vor der Konferenz fest. So bleibt Zeit, technische Anforderungen einzuholen und Workshopräume passend einzuteilen.
  • Veröffentliche das Anmeldeformular spätestens 6 Wochen vorher und frage dabei Ernährungswünsche sowie Workshop-Auswahlen ab. Plane eine feste Frist, damit du Catering und Raumgrößen nicht nachträglich schätzen musst.
  • Sammle die Vorträge 7 Tage vor Beginn ein und prüfe jede Präsentation technisch. Teste Projektor, Leinwand, Laptops, Klicker, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult sowie HDMI-Kabel und Adapter vor dem Einlass.
  • Exportiere die Badge-Daten 2 bis 3 Tage vorher und drucke Namensschilder und Programmflyer erst danach. Lege zusätzlich Route, Parkmöglichkeiten und WLAN-Hinweise für Teilnehmende und Referenten bereit.
  • Bestätige die Cateringbestellung am Vortag und kühle die Getränke früh genug. Stelle Registrierungstheke, Sitzmöbel, Ladestationen, Powerbanks und sortierte Workshopmaterialien vor dem ersten Programmpunkt bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Entwicklerkonferenz organisieren?
Beginne idealerweise 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Location und Referenten. Die Anmeldung sollte etwa 6 Wochen vor der Konferenz online sein, damit du Teilnehmerzahlen und Wünsche rechtzeitig auswerten kannst.
Wann sollte das Programm einer Entwicklerkonferenz veröffentlicht werden?
Veröffentliche das vorläufige Programm, sobald Referenten und Räume weitgehend bestätigt sind, meist 4 bis 6 Wochen vorher. Aktualisiere es spätestens 7 Tage vor Beginn mit Zeiten, Workshopräumen und Referenteninformationen.
Wie viele Tage vorher muss die Technik geprüft werden?
Sammle alle Präsentationen 7 Tage vorher ein und führe die technische Prüfung spätestens 2 Tage vor der Konferenz durch. Am Veranstaltungstag solltest du Projektor, Mikrofone, Lautsprecher, Laptops und Adapter nochmals vor dem Einlass testen.
Wann muss man Catering und Ernährungswünsche festlegen?
Erfasse Ernährungswünsche während der Anmeldung und schließe die Auswertung etwa 10 bis 14 Tage vorher ab. Bestätige die konkrete Cateringbestellung am Vortag, wenn die finale Teilnehmerzahl feststeht.

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